„Sorry. Nie mam czasu” – współczesne schorzenie pracujących

Ile potrzebujesz czasu żeby zaplanować swoją pracę, aby ustalić priorytety i wydostać się z „kryzysu czasowego”? Oto 5 rad dla czasowych bankrutów.

Czasowe bankructwo

Ile razy w ciągu dnia przeszła Ci po głowie myśl o tym, że się nie wyrobisz z czasem? Że nie dasz rady załatwić wszystkich ważnych spraw. Wydaje Ci się, że im więcej pracujesz, im więcej wkładasz w to wysiłku, tym mniej masz czasu. Niekończące się e-maile, telefony, spotkania, szkolenia zajmują większość czasu w ciągu dnia, a jedyny spokojny moment to wieczór, kiedy można zaszyć się w domu i oddać spokojnej pracy. Nie ma pracownika, który pracując nie znalazłby się w sytuacji, w której presja na wynik powoduje, że ogarnia go uczucie przytłoczenia i zmęczenia pracą. Taka jest niestety rzeczywistość. Czasowe bankructwo – to syndrom obecnych czasów. Jedynym rozwiązaniem jest pogodzenie się z rzeczywistością. Posłużyć tutaj może wypracowanie sposobu realizacji stawianych przed sobą celów przy jednoznacznym zachowaniu dobrej kondycji psychofizycznej. O ile bardziej nasza praca może być przyjemna, jeśli będziemy potrafili precyzyjnie planować swoje zadania związane z pracą?

5 rad wyjścia z zadłużenia czasowego

1.Ile czasu zajmuje Ci praca?

Odwrotny harmonogram – to metoda  dobrego rozłożenia i zaplanowania czynności oraz ustalenie długości ich trwania. W kalendarzu zaznacz na najbliższe dni czas, który zajmuje Ci stałe czynności – sen, śniadanie, dojazd do pracy, lunch, dojazd do domu, odpoczynek w domu, stałe spotkania. To będzie Twoją bazą, która nie może się zmienić.  Dzięki rozpisaniu swoich zajęć  będziesz w stanie określić ile dostępnego czasu masz w ciągu tygodnia.  Musisz poświęcić czas, aby na poważnie zaplanować swoje czynności. Jest to jeden z kluczowych aspektów do osiągnięcia poprawy. Jeśli będzie brakować Ci czasu, zrezygnuj z mniej znaczących zadań, a więcej czasu poświęć na te, które są Twoimi priorytetami.

2.Priorytety i punkt równowagi

Robisz tyle ile możesz zrobić. Bierzesz odpowiedzialność za to co zrobiłeś. Musisz znać zadania, które wykonujesz, aby bardziej się na nich skoncentrować. Zapisz na zwykłej kartce papieru wszystkie priorytety, obowiązki, zadania, projekty, w które jesteś zaangażowany zawodowo. Ułóż je od najważniejszych do najmniej ważnych.  Postaw kreskę w miejscu, gdzie kończą się Twoje możliwości czasowe. Ponad kreską będą zadania, które jesteś w stanie rzetelnie wykonać, a pod kreską te, które będą wymagały negocjacji z przełożonym terminu ich wykonania, Twojego zaangażowania albo zupełnej z nich rezygnacji.  Akceptowanie wszystkich zadań i branie ich na siebie nie służy ani Tobie ani firmie. Obowiązki mogą Cię przerosnąć, że nie będziesz w stanie ich dokładnie wykonać.

3.Monitorowanie i kontrola czasu

Aby czymś zarządzać trzeba to mierzyć. Weekly review – cotygodniowy przegląd własnych zadań – to największy wynalazek od czasu wynalezienia koła. Przeglądając swoją listę priorytetów, będziemy na bieżąco kontrolować położenie naszej „kreski” na liście, upewniać się, że każdy element ponad kreską jest wykonywany na bieżąco. Dokonując analizy priorytetów odpowiedz sobie na pytania – co chcę osiągnąć w tym tygodniu odnośnie konkretnego przedsięwzięcia? Czy mam wystarczającą ilość czasu, aby te zadania wykonać? Co może poprawić moją efektywność w działaniu? Jaki podjąć kolejny krok? Kto mógłby się tym zająć, jeśli sam nie dam rady tego wykonać?

4.Realne planowanie dnia

Zaczynaj dzień od wyznaczenia sobie konkretnego celu i określenia planu na dany dzień. Od samego początku dnia nadawaj kierunek wydarzeniom, które Cię nie ominą. Kiedy wrócisz do domu pomyśl jeszcze o pracy. Odpowiedz sobie na pytania – co dzisiaj dobrze poszło? co zostało zrealizowane? co ewentualnie poprawić? co robić jutrzejszego dnia? jaki kolejny punkt z listy wykonam w najbliższym czasie?

5.Take Time To Think

W pracy płacą za myślenie, myślenie nie boli. Musisz nabrać przekonania, że to co robisz wykonujesz dobrze, myśl o tej czynności, nie zaprzątaj sobie głowy innymi sprawami. Poświęć 15 minut dziennie, wówczas gdy nikt Ci nie przeszkadza, przegrupuj swoje siły, zbierz myśli i rusz do walki. Odpowiedz sobie na kolejne pytania – czy to co robisz ma sens? czy Twój plan działania jest dobry? co robić, aby były lepsze efekty? co robić tak jak dotychczas? czym się lepiej w ogóle nie zajmować? Największą trudnością, może okazać się presja otoczenia. Musisz znaleźć czas na przemyślenia. Tygodniowo to około 2 godzin, a dziennie 15 minut. To jest możliwe do osiągnięcia nawet dla tych, którzy ciągle „nie mają czasu”.