Wyszukaj spośród 8600 ofert pracy

Strasburg uprawomocnił praktykę kontrolowania korespondencji pracowniczych

Wyrok ETPC ogłoszony w styczniu bieżącego roku potwierdził prawo do monitorowania przez pracodawcę zawartości poczty służbowej swoich podwładnych. Do tej pory taka możliwość kontroli nie była potwierdzona prawomocnym wyrokiem sądu.

Nic nowego a jednak

Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu zgodnie orzekł, że istnieje prawnie potwierdzona możliwość weryfikacji poczty pracowników w zakresie uzasadnionej ochrony interesów pracodawcy. W żaden sposób to prawo nie godzi w prywatność pracownika. Werdykt sądu ETPC nie wniósł nic nowego w dotychczasowe stosowane w Polsce praktyki, a jedynie potwierdził tę zasadę oraz uregulował ją prawnie. Do tej pory reguła ta była akceptowana w Polsce w szczególności przez Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Orzeczenie ETPC z 12 stycznia 2016 r. podaje trzy przesłanki, jakie muszą być spełnione, aby można było bezkarnie dokonywać przeglądu poczty pracowników:

- pracownik powinien być poinformowany o sposobie, możliwościach i celach kontroli
- cele rewizji mają być dokładnie określone
- może być ona przeprowadzana tylko i wyłącznie do realizacji celów, proporcjonalnie do nich, i nie może spowodować przesadnej ingerencji w sferę prywatności zatrudnionego.

Strasburg rozpatrując pierwszy taki przypadek, wydał bardzo istotny dokument, dzięki któremu dostrzeżono istniejący problem i ostatecznie go potwierdzono sądownie. Od tej pory pracodawca dysponuje dodatkowym prawem ochrony ważnych dla firmy informacji.

Czytaj także: Jak chronić firmę przed wyciekiem ważnych informacji?

Przełożony zakładu pracy, aby przeprowadzić rewizję zawartości poczty pracownika, powinien to uregulować w wewnętrznym regulaminie pracy lub innym akcie oraz poinformować o takiej możliwości swoich podwładnych. Adnotacja w regulaminie musi jasno określać cele, zakres oraz sposób przeprowadzania monitoringu poczty. Pracownik musi wiedzieć, w jakim celu pracodawca będzie chciał przeglądać jego pocztę. Głównymi zamiarami inspekcji pracowników może być na przykład:

- nadzór obowiązków pracowniczych i stopień ich przestrzegania
- zabezpieczenie tajemnicy zakładowej
- przeciwdziałanie wyciekom ważnych informacji
- ochrona wykorzystywania narzędzi i sprzętu zakładowego do celów prywatnych.

Dla pewności zrozumienia obowiązującej zasady, warto odebrać od zatrudnionych stosowne oświadczenie na piśmie. Ważne jest, aby cele uświęcały środki, to znaczy pokrywały się z głównym zamiarem. Nie powinno się przeprowadzać kontroli poczty pracownika po to, aby ocenić na przykład stopień zdrowia podwładnego. Są inne sposoby, aby tego dokonać. Poczta służbowa nie powinna służyć celom prywatnym. Jeśli pracownik potwierdzi, że korzysta z poczty wyłącznie w celach służbowych, ewentualna kontrola nie będzie naruszała jego prywatności. 

Prywatne wiadomości na poczcie

Może się zdarzyć, że pracodawca przeglądając zawartość skrzynki mailowej, napotka na prywatne wiadomości. Z szacunku do pracownika nie powinien zapoznawać się z ich treścią, jednak nie jest to ścisła reguła. Bywają od niej odstępstwa, kiedy trzeba przejrzeć całą zawartość skrzynki i wszystkie przychodzące i wychodzące maile, aby osiągnąć zamierzony cel kontroli. Taką możliwość daje orzeczenie ETPC. Pamiętać jednak należy, że nie wolno ujawniać danych osób, z którymi pracownik prowadził korespondencję, nie ingerować w ich treść, nie odpisywać na takie maile po to, aby zaczerpnąć więcej informacji. Płaszczyzna ingerencji, na której możemy się swobodnie poruszać, zależy od celu kontroli, a także od zaistniałych okoliczności rozpatrywanego przypadku. Analogicznie zasada przeglądania zawartości poczty pracownika obowiązuje również w innych przypadkach kontrolnych – używania monitoringu wizyjnego, nagrywania konwersacji oraz kontrolowanie zawartości dysków komputerów firmowych. 

Komentarze

Waldemar Kowalczyk 25 Lutego, 2016 (14:17)

Witam, prawidłowo. Z moich obserwacji wynika, że spora część pracowników marnotrawi swój czas na różne rzeczy które nie są im potrzebne do wykonywania pracy. Sam zastanawiam się nad zwiększeniem ograniczeń i wprowadzeniem kontroli. Sam fakt z pewnością sprawi, że wzrośnie wydajność.

Przeczytaj całość

Dodaj nowy komentarz