Wyszukaj spośród 8962 ofert pracy

Jak chronić dane pracowników?

Wraz z zatrudnieniem w konkretnej firmie tworzona jest teczka pracownika z danymi na jego temat. Po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za odpowiednie zabezpieczenie wszystkich prywatnych informacji.

Teczki ze zbiorami danych pracowników, które są podzielone funkcjonalnie i usystematyzowane, a także elektroniczne bazy danych, są standardowymi metodami przechowywania informacji. Podstawową cechą zbioru danych jest ich dostępność według określonych kryteriów. Oznacza to, że mogą być one uszeregowane według imion, nazwisk, przydzielonych funkcji, zmian czy stanowisk. Pracodawcy często mają problem z dostosowaniem się do przepisów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i lekceważą reguły przetrzymywania danych. Jest to zazwyczaj działanie przypadkowe i wynikające bardziej z niewiedzy niż celowego działania, ale skutek jest taki sam i szkodzi pracownikowi.

Wiekowe przepisy

Ustawa o Ochronie Danych Osobowych weszła w życie 30 kwietnia 1998r., więc łatwa matematyka pozwala policzyć, że ma prawie 20 lat. W dobie ciągle zmieniających się przepisów i zmian prawnych może dziwić, wręcz archaiczne podejście do tego ważnego tematu. Wyciek danych może pociągnąć za sobą szereg nieprzyjemnych konsekwencji. Ustawa ODO ma swoje początki z art.47 i art.51 Konstytucji, które kolejno mówią o ochronie życia prywatnego i prawie do prywatności.

Co mogą zawierać dane pracowników?

Dane wymagane przez pracodawcę to sprawa indywidualna, ale jest pewien standard, który jest najczęściej powtarzany w poszczególnych teczkach. Oprócz imienia, nazwiska, adresu, znajdują się tam dane o rodzinie, stanie cywilnym, liczbie dzieci wraz z ich imionami, nazwiskami i datami urodzin, a także zarobkach. Może się zdarzyć, że potrzebny będzie także numer PESEL. Inną kategorią jest proces kształcenia, gdzie wymagany jest jego proces wraz ze zdobytym wykształceniem, ale także przebiegiem pracy zawodowej. Pracodawca ma prawo przetwarzać te dane. Wiedząc jak wiele danych może dostać się w niepowołane ręce, należy szanować ich siłę i wymaganą poufność.

Pracodawca a jego obowiązki

Pracodawca powinien wprowadzić w swojej firmie politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Wszystkie osoby, które będą miały kontakt z danymi innych pracowników, powinny dostać pozwolenie na swoje działania na piśmie. Do tego grona zaliczają się kadrowi, księgowi i osoby odpowiedzialne za proces i przebieg rekrutacji. Zgodnie z przepisami pracodawca nie ma obowiązku rejestrować zbioru danych osobowych swoich pracowników u Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Kto może mieć wgląd w dane?

Tylko niektórym instytucjom i firmom mogą być udostępnione dane osobowe, a i tak w większości przypadków wymaga to zgody pracownika. Kluczem jest tu szacunek i empatia względem pracownika, w celu ochrony. Bez zgody pracownika dane można udostępnić na potrzeby sądu, organów ścigania czy uprawnionych pracowników urzędu skarbowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dane należy chronić przed instytucjami finansowymi, które nie mają zgody pracownika. Problem mogą też stanowić współmałżonkowie pracowników, którzy domagają się wglądu w zarobki swoich partnerów, a nie mają do tego prawa, a także firmy windykacyjne. W przypadku ujawnienia danych, pracodawca może spodziewać się przykrych konsekwencji, które mogą mieć swój finał w sądzie. Oprócz problemów prawnych rozykuje się także utratą zaufania innych pracowników, wśród których takie informacje szybko się rozprzestrzeniają.

Co istotne, ochronie danych osobowych podlegają także dane byłych pracowników. W momencie odejścia z firmy ich prawo nie ulega zmianie.

Komentarze

Dodaj nowy komentarz