Pracownik, a rodzaj dokumentacji pracowniczej

Okazuje się, iż co do zasady pracownik może narzucić pracodawcy to, jaki rodzaj kopii dokumentacji pracowniczej chce otrzymać. Jednak zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii (MRPiT), ostateczna decyzja w tym względzie i tak należeć będzie do pracodawcy.

Czy zatem pracownik rzeczywiście może narzucać pracodawcy to, jaki rodzaj kopii dokumentacji pracowniczej zostanie mu wydany?

Generalnie od 1 stycznia 2019 roku mamy w polskim prawie po raz pierwszy unormowane zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. W tym względzie ogólne reguły zostały przedstawione w art. 94.12 kodeksu pracy, z których wynika, iż wydanie kopii dokumentacji pracowniczej następuje na wniosek złożony w formie papierowej lub elektronicznej przez pracownika lub byłego pracownika, a sam wniosek obejmować może całość lub część dokumentacji.

Natomiast szczegółową regulację w tym zakresie zawarto w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (par.18 tegoż rozporządzenia). Z rozporządzenia tego wynika, iż zarówno w przypadku, gdy dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, jak i wówczas, gdy odbywa się to w tradycyjnej formie papierowej, kopia zawsze może być wydana w dwóch postaciach:

• papierowej
• elektronicznej

Jeżeli mamy do czynienia z formą papierową, koniecznym jest wówczas opatrzenie takiej dokumentacji podpisem pracownika kadr każdego skopiowanego dokumentu, stanowiącego potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem dokumentacji. Natomiast w sytuacji, gdy wydawana kopia dokumentacji ma postać elektroniczną, sporządzoną z papierowej dokumentacji, muszą to być skany w formacie PDF (ich utworzenie podlega szczegółowemu trybowi, opisanemu w powołanym wcześniej rozporządzeniu). Poza tym każdy taki elektroniczny dokument winien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika działu kadr, będący jednocześnie potwierdzeniem zgodności danego dokumentu z oryginałem.

Co warte zauważenia, to fakt, iż również w przypadku, gdy dokumentacja prowadzona jest elektronicznie, mamy do wyboru dwie postacie jej kopii, mianowicie:

• elektroniczny eksport plików z systemu teleinformatycznego
• wydruk dokumentów z systemu teleinformatycznego

Co zatem może zażądać pracownik odnośnie kopii dokumentacji pracowniczej?

Zasadniczo przepisy regulujące kwestie pozyskania kopii dokumentacji pracowniczej posługują się spójnikiem „albo”, co wskazywałoby na alternatywę rozłączną, więc pracownik nie może żądać od pracodawcy kopii dokumentacji w dwóch postaciach.

W praktyce jednak coraz częściej pojawia się kwestia czy pracodawca może samodzielnie zadecydować o postaci wydawanej kopii dokumentacji, czy też pracownik, składając wniosek, może narzucić formę w jakiej zostanie mu ona wydana.

W tej kwestii stanowisko zajęli urzędnicy resortu rozwoju, odpowiedzialnego obecnie na sprawy związane z rynkiem pracy. W swym stanowisku z dnia 30 grudnia 2020 roku urzędnicy wskazują, iż ostateczna decyzja należy do pracodawcy, jednakże w ramach posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych powinien on spróbować uwzględnić wniosek pracownika i jego sugestie w tym względzie.

Należy zatem założyć, iż jeśli we wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej nie znajdzie się żadna sugestia ze strony pracownika co do postaci dokumentacji, wówczas pracodawca ma w tym względzie zupełną swobodę i dowolność. Jeżeli jednak we wniosku znajdzie się sugestia pracownika, pracodawca powinien postarać się w miarę posiadanych możliwości o spełnienie tej prośby.

Podsumowując, co do zasady to pracodawca będzie decydował o tym jaką formę kopii dokumentacji pracowniczej wyda on obecnemu lub byłemu pracownikowi. W składanym wniosku o wydanie takowej dokumentacji pracownik może zasugerować postać w jakiej chciałby ją otrzymać, jednak pracodawca nie ma obowiązku do tej prośby się ustosunkować. W myśl bowiem stanowiska urzędników resortu rozwoju: „w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, pracodawca powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy”.