Nowe zasady prowadzenia akt osobowych w firmach
Nowy projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ułatwia życia pracodawcom. Wręcz przeciwnie – zdecydowanie je utrudnia. A wszystko to przez e-kartotekę, na którą będą skazani przedsiębiorcy zatrudniający pracowników.
Zmiany zasad prowadzenia akt osobowych
O nowych przepisach ustawowych umożliwiających prowadzenie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy w formie elektronicznej mówi się już od jakiegoś czasu, więc to żadne zaskoczenie. Zaskoczeniem jest natomiast projekt nowego rozporządzenia. Daną sprawą zajęto się z tego względu, że zmiana w kodeksie pracy, która dotyczy e-dokumentacji, zmusza do wydania zupełnie nowego aktu wykonawczego. Największą niespodzianką jest tu to, że w aktach osobowych pracowników ma pojawić się dokumentacja ściśle związana z czasem pracy. To z kolei wymusza na pracodawcach sztywne warunki prowadzenia tych dokumentów, szczególnie biorąc pod uwagę nowe zasady związane z elektronizacją.
Aktualnie pracodawcy mają pełną swobodę prowadzenia tej dokumentacji
Na chwilę obecną pracodawcy zatrudniający pracowników mają zdecydowanie większą swobodę w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Zwykle częściowo robią to w wersji papierowej, a częściowo elektronicznej – tak jak jest im wygodniej lub zależnie od tego, jakie mają możliwości. Wszystko jednak się zmieni i to już niebawem. Po wspomnianych zmianach pracodawcy będą musieli ustalić, czy zaczną prowadzić tę dokumentację w systemie e-teczki, czy może pozostaną całkiem przy wersji papierowej. To natomiast jeszcze nie wszystko. Czynności te zyskają zupełnie nowy wymiar i muszą być wykonywane pod zdecydowanie wyższym rygorem. Z tym wiąże się przede wszystkim rozszerzenie liczby dokumentów, a to z kolei prowadzi do zwiększenia pracy dla działów kadrowych.
Co myślą o tym eksperci?
Eksperci są zdania, że dokumenty, które dotyczą czasu pracy nie powinny znajdować się w teczkach. W niektórych firmach na jednego pracownika przypada nawet kilkanaście takich teczek. Chcąc bez większego trudu sprostać tym wymaganiom, trzeba po prostu zdecydować się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. W związku z tym na myśl nasuwa się pytanie – czy przypadkiem nie o to właśnie rządowi chodziło od samego początku? Wszystko na to wskazuje.
Ekspert w dziedzinie HR oraz rynku pracy z wieloletnim doświadczeniem. Praca w branży HR pozwoliła na poznanie wielu ciekawych technik rekrutacyjnych. Na blogu udziela porad a także opisuje procesy związane z prowadzeniem rekrutacji bądź też firmy.