Praca zdalna, a zdalne zwolnienie

Epidemia koronawirusa spowodowała, iż znaczna część osób pracuje w sposób zdalny. Okazuje się jednak, iż ten typ wykonywania pracy nie chroni przed wypowiedzeniem. Można je bowiem otrzymać choćby drogą elektroniczną.

Czy praca zdalna nie chroni przed otrzymaniem zwolnienia?

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zadają sobie teraz pytanie na ile praca zdalna, którą w tej chwili wykonuje znaczna część pracowników, jest ochroną przed skutecznym wręczeniem wypowiedzenia.

Co prawda przepisy nie określają odrębnych zasad wymawiania lub modyfikowania umów w takich sytuacjach, lecz w praktyce wymuszają je okoliczności. Co do zasady przed zwolnieniem chroni usprawiedliwiona nieobecność, a praca zdalna takową nie jest. Jednakże w sytuacji wręczania wypowiedzenia problemy może sprawić potwierdzenie, iż pracownik mógł się zapoznać z pismem zawierającym oświadczenie o wypowiedzeniu umowy.

Jakie są ogólne zasady wypowiadania umów o pracę?

Otóż generalnie umowę o pracę rozwiązuje się według następujących reguł:

• na mocy porozumienia stron
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (za wypowiedzeniem)
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (bez wypowiedzenia)
• z upływem czasu, na jaki umowa była zawarta

Natomiast zasady obowiązujące przy rozwiązywaniu umów o pracę są następujące:

• okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca
• oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie
• w oświadczeniu pracodawcy o wymówieniu umowy zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca zwolnienie

Z kolei ustawowy okres wypowiedzenia, zarówno umowy zawartej na czas nieokreślony, jak i na czas określony, zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy
• 1 miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy
• 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata

O czym zatem należy pamiętać przy wypowiedzeniach umów wobec pracowników pracujących zdalnie?

Generalnie pracodawca winien pamiętać o ogólnych regułach wypowiedzenia umów o pracę, przewidzianych w art. 30 Kodeksu Pracy (KP). Co ważne, te reguły dotyczą nie tylko wypowiedzeń umów, ale też i wypowiedzeń zmieniających. W szczególności należy zadbać o to, by oświadczenie o wypowiedzeniu było pisemne i wskazywało przyczynę zakończenia zatrudnienia. Powinno być też ono tak doręczone, by zatrudniony mógł się zapoznać z jego treścią.

W zasadzie przepisy nie wskazują jednoznacznie, iż takie wymogi spełnia chociażby wiadomość wysłana za pośrednictwem e-maila. Warto jednak w tym miejscu zwrócić uwagę na to, iż możliwość stosowania korespondencji elektronicznej w stosunkach pracy potwierdził Sąd Najwyższy. Mowa tutaj o wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 roku (sygn. I PK 58/09). I podobnego zdania są też eksperci, uważając, iż zwolnienie pracownika lub wręczenie wypowiedzenia zmieniającego jest możliwe za pośrednictwem e-maila.

Co jednakże bardzo ważne w powyższej kwestii to fakt, iż oświadczenie woli pracodawcy w tej sprawie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na co zwraca uwagę profesor Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M.Gładoch Specjaliści Prawa Pracy. Ponadto, w kwestiach nieujętych w KP należy na podstawie art. 300 KP stosować odpowiednio zapisy Kodeksu Cywilnego (KC).

Jak zatem KC odnosi się do możliwości posługiwania się formą elektroniczną dokumentacji?

Zgodnie z art. 61 par. 2 KC możliwym jest składanie oświadczeń woli w postaci elektronicznej. A z kolei art. 78 par. 1 KC przewiduje, iż oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z tym złożonym w formie pisemnej.

Podobnie uważa też Sławomir Paruch, radca prawny i partner w kancelarii PCS Paruch, Chruściel, Schiffter, rekomendujący wręcz swym klientom dodatkowe pouczenie, iż odbiorca ma zapoznać się z treścią wypowiedzenia oraz wskazać metody zapoznania się z nim oraz metody weryfikacji certyfikatu bezpieczeństwa. Ponadto, Sławomir Paruch doradza też sporządzenie notatki służbowej o dokonanej czynności.

Ponadto w tej sytuacji pracodawca winien zadbać również o to, by miał potwierdzenie odebrania wiadomości przez pracownika. Umożliwia to chociażby elektroniczna weryfikacja otwarcia pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem najlepszym wyjściem jest wysłanie wypowiedzenia na służbowy adres e-mail pracownika w domenie pracodawcy. Dopiero w sytuacji braku takiej możliwości należy rozważyć wysłanie wiadomości na pocztę prywatną.

Niezmiernie ważnym jest też, by w dniu, w którym ma być wręczone wypowiedzenie, pracodawca miał pewność, iż pracownik faktycznie rozpoczął świadczenie pracy (wymiana korespondencji czy też przeprowadzenie rozmowy z przełożonym). Bowiem gdyby takiego potwierdzenia nie było, wówczas zatrudniony może uzyskać zwolnienie lekarskie obejmujące również dzień, w którym wysłano pismo z wypowiedzeniem i będzie ono nieskuteczne.

Co jeszcze może uczynić pracodawca, chcąc wręczyć wypowiedzenie pracownikowi?

W tym przypadku teoretycznie możliwym jest wezwanie pracownika do stawienia się w siedzibie pracodawcy i wręczenie mu wypowiedzenia osobiście. Jest to jednak utrudnione tak ze względu na ograniczenia w poruszaniu się związane z panującym stanem epidemii, jak i lakoniczne przepisy specustawy z dnia 2 marca 2020 roku (Dz.U. poz. 374 ze zm.). Jest bowiem w niej mowa o możliwości kierowania zatrudnionych do wykonywania pracy w formie zdalnej, jednakże brak jest zasad przerwania tej formy wykonywania obowiązków, jak i konieczności stawienia się w siedzibie pracodawcy.

Powołana wyżej specustawa precyzuje tylko, iż w celu przeciwdziałania zakażeniu wirusem COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie, przez oznaczony czas, poza miejscem jej stałego wykonywania. W tym zakresie takie zapisy dają w praktyce przewagę zatrudnionym, gdyż nagłe wezwanie do siedziby pracodawcy może rodzic podejrzenie wręczenia wypowiedzenia.

Pracodawca może też skorzystać z tradycyjnej formy doręczania wypowiedzenia, czyli za pośrednictwem poczty. Jednak taki sposób może też być utrudniony. Zdaniem Sławomira Parucha sądy nie zawsze jednoznacznie odnoszą się do sytuacji, gdy dwukrotnie awizowana przesyłka nie zostanie doręczona, niekoniecznie traktując to jako skuteczne doręczenie. Szczególnie, gdy okaże się, iż pracownik faktycznie nie miał możliwości odbioru jej, przebywając przykładowo w szpitalu. Wówczas sąd może nie uznać skuteczności wręczenia wypowiedzenia.

W tej sytuacji wypowiedzenie wysłane poprzez pocztę elektroniczną będzie lepszym rozwiązaniem. Wiadomym jest bowiem, iż dostęp do skrzynki elektronicznej jest powszechny i ciągły, a pracownik ma ją częstokroć nawet w swoim smartfonie.

Sławomir Paruch zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestię. Otóż nie powinno się pracownika informować o zwolnieniu lub takowym zamiarze wcześniej, podczas chociażby rozmów odbywanych za pośrednictwem połączeń wideo. Wówczas bowiem może się okazać, iż pracownik uzna to za wypowiedzenie dokonane w formie ustnej, czyli niezgodnej z zapisami KP, odwołując się od niego do sądu pracy.

Podsumowując, rozwój technologiczny oraz panująca epidemia i wysyłanie pracowników do wykonywania pracy w formie zdalnej spowodowały, iż pracodawcy muszą zmienić swą strategię postepowania, chcąc dokonać skutecznego wręczenia wypowiedzenia. Jednakże samo wykonywanie pracy zdalnej nie jest dla pracownika żadną ochroną, gdyż pracodawca może i tak wręczyć mu wypowiedzenie, które będzie w pełni zgodne z panującym prawem.