Praca zdalna, a z drugiej strony dokumentacja papierowa

Podziel się z innymi

Generalnie praca będzie mogła być wykonywana w sposób zdalny, natomiast dokumentacja przechowywana w aktach osobowych będzie musiała mieć postać papierową. Efekt może być tak kuriozalny, iż znaczna część przedsiębiorstw drukować będzie e-maile czy też SMS-y z uzgodnieniem zasad pracy zdalnej, poświadczać to za zgodność z oryginałem i wkładać do teczek osobowych.

Co zatem powinniśmy wiedzieć odnośnie do dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracy wykonywanej w sposób zdalny?

Generalnie na publikację w Dzienniku Ustaw oczekuje już nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, przewidując między innymi, iż nowa dokumentacja pracy zdalnej będzie przechowywana w aktach osobowych pracowników. Niestety pojawiają się zastrzeżenia odnośnie do takiego rozwiązania.

Już podczas konsultacji projektu rozporządzenia pracodawcy domagali się zmiany miejsca gromadzenia tej dokumentacji, z akt osobowych na tak zwaną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ich postulatów jednak nie uwzględniono i ostatnia wersja projektu nadal przewiduje, że dokumenty dotyczące pracy zdalnej trafią do akt osobowych. Dla wielu przedsiębiorstw to spora uciążliwość, a dla działów kadrowych oznacza mnóstwo dodatkowej papierkowej roboty, której tak naprawdę można byłoby uniknąć.

Generalnie dokumentacja pracownicza dzieli się na dwa zasadnicze jej rodzaje. Są to zatem akta osobowe, składające się z czterech części, mianowicie:

  • część A – dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie
  • część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
  • część C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
  • część D – dokumenty związane z karami porządkowymi i innymi

Drugim rodzajem akt dokumentacji pracowniczej jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmująca takie elementy, jak:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  • dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym
  • listę z wypłatami wynagrodzeń i innych świadczeń oraz wniosek o wypłatę do rąk pracownika
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Po wprowadzeniu w życie projektowanej nowelizacji akta osobowe składać się będą z pięciu części, dojdzie bowiem nowa część E, gdzie znajdą się dokumenty dotyczące badań trzeźwości i na obecność narkotyków w organizmie pracownika. Poza tym do części B dodane zostaną dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Co jest zatem formalną podstawą do wprowadzenia do akt osobowych nowych zapisów?

Co do zasady nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadza między innymi przepisy o pracy zdalnej, wchodząca w życie 7 kwietnia bieżącego roku, przewiduje, iż w przypadku wykonywania takiej pracy oświadczenia i informacje z nią związane mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Ważnym jest przy tym, iż postacią elektroniczną są nawet takie elementy, jak e-mail czy też SMS, w odróżnieniu od sformalizowanej formy elektronicznej, wymagającej odpowiedniego podpisu elektronicznego. Tym samym zdalna komunikacja będzie mieć zastosowanie chociażby do uzgodnienia pracy zdalnej oraz wymiany informacji i oświadczeń związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych w tej właśnie formie. Owe oświadczenia dotyczą chociażby zapoznania się przez pracownika z oceną ryzyka zawodowego i procedurami ochrony danych osobowych, jak i informację o tym, gdzie w strukturze pracodawcy znajduje się stanowisko pracy zdalnego pracownika i kto jest odpowiedzialny za współpracę z nim. Za pośrednictwem e-maila czy też SMS-a składane mogą być również wnioski pracownika, jak chociażby tych o pracę zdalną okazjonalną.

Generalnie pracodawcy bardzo chwalili sobie tę zmianę jako oczekiwany przez nich krok w stronę większej cyfryzacji czynności z zakresu prawa pracy, bowiem miało być łatwiej i szybciej. Na przeszkodzie jednak ku temu staje, jak się właśnie okazuje, dokumentacja pracownicza. W myśl bowiem projektu rozporządzenia, nową dokumentację pracy zdalnej trzeba będzie gromadzić w aktach osobowych, a problem w tym, iż akta te nadal u większości pracodawców prowadzone są w formie papierowej.

Jak podkreśla dr Magdalena Zwolińska, adwokat oraz partner w kancelarii NGL Wiater, akta osobowe można prowadzić w całości albo elektronicznie albo papierowo, a zatem nie można ich prowadzić częściowo w jednej, a częściowo w drugiej postaci, co sprawia, iż nadal duża grupa pracodawców ma je wciąż w formie papierowej. Wprawdzie wymóg prowadzenia akt osobowych w jednej postaci nie wynika wprost z przepisów, jednak taka jest interpretacja urzędników resortu rodziny, obowiązująca od 2019 roku.

Na co jeszcze warto zatem zwrócić uwagę w kontekście dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej?

Jak zauważa Robert Lisicki, radca prawny i dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, z interpretacji urzędników resortu rodziny z 2019 roku wynika, iż akta muszą być prowadzone w jednolitej postaci, ale różnicować można dokumentację poza aktami, jak na przykład dotyczącą czasu pracy i urlopów. W praktyce zatem ukształtował się taki podział, iż akta osobowe z reguły są prowadzone w postaci papierowej, a pozostała dokumentacja w postaci elektronicznej. Obecnie jednak, biorąc pod uwagę projekt rozporządzenia odnośnie do dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej, taka interpretacja okazuje się dla przedsiębiorców problematyczna.

Zdaniem dr Magdaleny Zwolińskiej, uzgodnienie pracy zdalnej często następowało będzie w postaci elektronicznej, stąd też powstaje pytanie, czy należałoby drukować owe i e-maile czy też SMS-y dotyczące tegoż uzgodnienia. Poza tym, przecież takie uzgodnienia podlegać będą dynamicznym zmianom, więc takich wydruków mogłoby być całkiem sporo. W praktyce zatem niezbędnym byłyby wytyczne ze strony Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, dotyczące tego, co należy rozumieć pod pojęciem „dokumentacji dotyczącej wykonywania pracy zdalnej”.

W praktyce problem ten można by było bardzo łatwo rozwiązać, gdyby miejsce przechowywania nowej dokumentacji pracy zdalnej przeniesiono poza akta osobowe, na co jednak nie zgodzili się przedstawiciele resortu rodziny. Argumentują oni swoje stanowisko tym, iż w aktach osobowych są gromadzone dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia, a poza tym, miejsce przechowywania dokumentacji pracy zdalnej będzie analogiczne jak w przypadku telepracy.

Eksperci z kolei podkreślają, iż można było postąpić inaczej, bowiem przepisy tego nie wykluczają. Porównanie do telepracy nie jest też do końca właściwe, bowiem dynamika tworzenia dokumentów związanych z telepracą jest znacznie mniejsza, aniżeli tych dotyczących pracy zdalnej. Robert Lisicki podkreśla, iż pracodawcy wciąż uznają, że są przesłanki do tego, by wyjść poza akta osobowe z dokumentacją dotyczącą pracy zdalnej. Zwłaszcza, że okresy przechowywania obydwu rodzajów dokumentacji są tożsame.

Dr Magdalena Zwolińska podkreśla, iż z jednej strony mamy do czynienia z ułatwieniami odnośnie do możliwości tworzenia dokumentów w formie elektronicznej, a z drugiej strony zabrakło elastyczności w kwestii dokumentacji pracowniczej. Tym samym wielu pracodawców będzie musiało te dokumenty drukować, potwierdzać za zgodność i opatrywać podpisem, a następnie wkładać to tradycyjnych teczek pracowniczych. Warto w tym miejscu odnotować, iż w niektórych przedsiębiorstwach procedury takie dotyczyć będą setek pracowników, a w zakresie pracy zdalnej pracodawcy chcieli mieć swobodę i elastyczność działań, mając nadzieję na to, iż przepisy nie utrudnią wprowadzenia i funkcjonowania tego rodzaju wykonywania obowiązków pracowniczych.

Co zatem mogłoby przyczynić się do rozwiązania tego problemu?

Generalnie rozwiązaniem tego problemu wydaje się przejście w całości na akta elektroniczne i być może nowe przepisy przyspieszą decyzję wielu pracodawców, by takiej zmiany dokonać. Proces taki jest jednak zarówno czasochłonny, jak i kapitałochłonny. Jak podkreśla Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska, to nie jest tak, iż wystarczy podjąć dziś decyzję i za tydzień są już elektroniczne teczki pracownicze. W tym celu potrzebne jest bowiem zbudowanie odpowiedniej infrastruktury elektronicznej, zabezpieczenie zgodnie z wymogami rozporządzenia, zadbanie o podpisy elektroniczne dla działów kadr oraz przygotowanie oceny ryzyka w związku z takim przetwarzaniem dokumentów.

W tym kontekście zmiana postaci całej dokumentacji pracowniczej wymaga skanowania każdego dokumentu z osobna i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a poza tym każdy dokument musi mieć odpowiedni zestaw metadanych. Poza tym wszystkie dokumenty należy skatalogować, zindeksować i umożliwić ich wyszukiwanie oraz zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacjami. Należy więc zakładać, iż pracodawcy rzeczywiście przejdą na elektroniczne akta osobowe, jednak będzie to perspektywa co najmniej kilkuletnia.

Podsumowując, praca zdalna wprowadzona zostanie na stałe do kodeksu pracy na bazie nowelizacji z 1 grudnia 2022 roku, obowiązywać zacznie od 7 kwietnia bieżącego roku. Nowe przepisy umożliwiają korzystanie z oświadczeń i informacji związanych z praca zdalną składanych w postaci papierowej i elektronicznej, przy czym postacią elektroniczną mogą być również nawet e-maile i SMS-y. Jednocześnie jednak przepisy projektowanego rozporządzenia, dotyczącego dokumentacji pracowniczej, które czeka już jedynie na publikację w Dzienniku Ustaw, przewidują, iż nowa dokumentacja pracy zdalnej przechowywana będzie w aktach osobowych pracowników. To zaś sprawia, iż będzie musiała być ona przechowywana w postaci papierowej, bowiem akta osobowe w zdecydowanej większości mają postać papierową. Wynika to głównie z obowiązujących od 2019 roku interpretacji urzędników resortu rodziny, w myśl której akta osobowe muszą być prowadzone w jednolitej postaci, a zatem w postaci papierowej bądź też elektronicznej w całości. Zapewne w najbliższym czasie okaże się, czy taka treść rozporządzenia przyczyni się do przejścia wielu pracodawców na przechowywanie akt pracowniczych jedynie w postaci elektronicznej.