Już teraz warto zaplanować wdrożenie pracy zdalnej

Planowana jest nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadzi na stałe pracę zdalną do polskich przepisów dotyczących rynku pracy. Do nowych przepisów warto przygotowywać się już teraz, gdyż przewidywane vacatio legis będzie krótkie. Z kolei skorzystanie z okresu przejściowego możliwe będzie dla tych pracodawców, którzy obecnie stosują u siebie zasady dotyczące telepracy.

Co zatem wiadomo o nowelizacji kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej?

Generalnie nowelizacja kodeksu pracy (KP) dotycząca pracy zdalnej jest obecnie rozpatrywana przez Sejm RP i wejdzie w życie prawdopodobnie po tegorocznych wakacjach. Pracodawcy jednak powinni już teraz zacząć przygotowywać się do nowych przepisów, bowiem wiązać się to będzie z przygotowaniem nowych przepisów, których mało nie będzie. Koniecznym będzie również dostosowanie pulpitów pracowniczych do elektronicznego składania wniosków związanych z pracą zdalną.

Pośpiech we wdrażaniu nowych rozwiązań pośród pracodawców jest o tyle wskazany, iż zgodnie z projektem mamy do czynienia z krótkim vacatio legis, wynoszącym tylko 14 dni od chwili opublikowania nowej ustawy w Dzienniku Ustaw.

Zakres koniecznych działań po stronie pracodawcy uzależniony będzie od tego, czy w danym przedsiębiorstwie wystarczy wprowadzenie wykonywanej zdalnie tak zwanej pracy okazjonalnej (czyli w wymiarze do 24 dni rocznie). Bowiem powyżej tego limitu mamy do czynienia z pracą hybrydową bądź w pełnym wymiarze w formule zdalnej, co wiąże się z wdrożeniem i spełnieniem wielu dodatkowych warunków.

Zgodnie z projektowanym art. 67.33 KP praca okazjonalna ma być rozwiązaniem uproszczonym, w przypadku którego:

• nie trzeba wprowadzać regulaminu/porozumienia o pracy zdalnej
• nie trzeba aneksować umów o pracę pracownikom
• nie trzeba aktualizować informacji o warunkach zatrudnienia
• nie ma obowiązku zwrotu kosztów za prąd lub Internet
• nie trzeba przeprowadzać szkoleń okresowych bhp pracowników administracyjno-biurowych, korzystających z pracy okazjonalnej

Ten rodzaj pracy ma być wykonywany jedynie na bazie wniosku pracownika, który może mieć również postać elektroniczną. W projekcie zapisano wymiar takiej pracy okazjonalnej na 24 dni rocznie (pojawiają się głosy o zwiększenie owego wymiaru do 36 lub 52 dni rocznie), co oznacza średnio 2 dni w miesiącu. Jeżeli więc w danym przedsiębiorstwie pozwalano na większą liczbę dni pracy w formule zdalnej, wówczas to rozwiązanie będzie dla załogi niewystarczające.

Tym samym wówczas pracodawca będzie zmuszony do wprowadzenie pełnej procedury pracy zdalnej, gdzie możliwe jest jej stosowanie w wersji hybrydowej (przykładowo 2 dni w tygodniu zdalnie i 3 dni klasycznie w biurze), jak i pełnej, czyli tylko w formule zdalnej. Procedura dla obydwu przypadków jest taka sama.

Zgodnie z projektowanymi przepisami przekroczenie limitu dni pracy okazjonalnej w trakcie roku oznacza, iż pracownik wykonuje już pracę hybrydową, a tym samym wszystkie powyżej wspomniane wyjątki przestają obowiązywać. Pracodawca wówczas winien czym prędzej wdrożyć odpowiednie zasady wykonywania pracy zdalnej, a co najważniejsze – w pierwszej kolejności powinno się odbyć szkolenie bhp dla takiej osoby, jeśli nie ma ona ważnego szkolenia, gdyż dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnego szkolenia bhp jest naruszeniem przepisów, stanowiąc wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Przyjąć również należy, iż w sytuacji przekroczenia limitu dotychczasowa praca zdalna była okazjonalna i owo przekroczenie limitu tego nie zmienia. Dopiero zatem od 25 dnia pracy zdalnej w roku kalendarzowym rozpoczyna się praca hybrydowa, a zatem nie jest konieczne wsteczne zwracanie kosztów za prąd czy też Internet, chociaż już od owego dnia przez wszystkie kolejne dni pracy zdalnej obowiązek taki powstanie.

Jak zatem właściwie przygotować się do wykonywania pracy zdalnej w przedsiębiorstwie?

Jeżeli praca zdalna ma być w danym przedsiębiorstwie stosowana powszechnie, to jej wdrożenie wymagało będzie uzgodnienia porozumienia ze związkami zawodowymi bądź wydania regulaminu, który skonsultowany zostanie z przedstawicielami pracowników. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw należy zatem zweryfikować, czy posiadamy przedstawicieli załogi czy też nie. Jeżeli takowych nie ma, to należałoby czym prędzej zając się ich wyborem, by niezwłocznie po ogłoszeniu ustawy w Dzienniku Ustaw zasiąść z nimi do negocjacji.

Do skutecznych negocjacji potrzebny będzie projekt regulaminu pracy zdalnej, który winien opracować pracodawca. Już obecnie pracodawcy mogą nad takim regulaminem pracować, chociażby w zakresie dotyczącym zasad kontroli wykonywania pracy, zakresu spełnienia warunków bhp w miejscu pracy zdalnej czy też kwoty ryczałtów wypłacanych pracownikom.

Należy jednak zakładać, iż wskutek autentycznie krótkiego vacatio legis, wiele przedsiębiorstw nie zdąży wdrożyć pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami do czasu wejścia ich w życie. Na szczęście jednak w projekcie znajduje się art. 67.19 par. 3 KP, który w okresie obowiązywania między innymi stanu zagrożenia epidemicznego pozwala pracodawcom na jednostronne polecanie pracownikom wykonywania pracy w formie zdalnej. To rozwiązanie zastąpi pracę zdalną wynikającą z art. 3 specustawy covidowej (czyli ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), a pracodawcom pozwoli jednocześnie zyskać na czasie.

Stąd też, jeśli pracodawca zaraz po wejściu w życie nowych przepisów o pracy zdalnej nie będzie gotowy do na ich wdrożenie, to i tak na początek będzie mógł skorzystać z nowego rozwiązania epidemicznego, a po zakończeniu pracy nad przepisami wewnętrznymi wprowadzić porozumienie (bądź regulamin) dotyczący pracy zdalnej.

A jak przygotowywać się do nowych przepisów winni pracodawcy stosujący telepracę?

Otóż pracodawcy stosujący telepracę znajdują się w stosunkowo najlepszej sytuacji, gdyż już dzisiaj stosują oni rozwiązania oparte o kodeks pracy (tam zapisana jest telepraca), nie korzystając z pracy zdalnej w rozumieniu specustawy covidowej. I w projekcie znalazł się dla nich specjalny przepis przejściowy. Otóż warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu bądź regulaminie w brzmieniu dotychczasowym, mogą być stosowane nie dłużej niż do upływu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowej ustawy. Analogiczna sytuacja dotyczy pracy świadczonej w formie telepracy na wniosek pracownika.

W zwrocie „warunki telepracy” mieszczą się również koszty zwracane pracownikom za prąd czy też Internet, czego KP odnośnie telepracy nie przewidywał. Zatem w interesie pracodawców stosujących telepracę jest zatem jak najpóźniejsze wdrożenie nowych rozwiązań, czyli nawet w 2023 roku (do pół roku od wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej).

Co jeszcze jest ważne w kontekście pracy zdalnej opartej na nowych zasadach?

Generalnie wszystkie wdrażane w tym roku nowelizacje dopuszczają składanie wielu nowych wniosków lub dokumentów w postaci elektronicznej i w tym zakresie również projekt dotyczący pracy zdalnej daje taką możliwość w kilku przypadkach. Warto więc wcześniej o tym pomyśleć, dostosowując odpowiednio narzędzia informatyczne wykorzystywane w tym zakresie, by wnioski nie musiały być dostarczane w postaci mailowej.

Z projektu nowej ustawy wynika, iż elektroniczną postać będą mogły posiadać następujące dokumenty:

• wniosek pracownika o zastosowanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia
• uzgodnienie wprowadzające pracę zdalną
• oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych lub technicznych do pracy zdalnej
• odmowa pracodawcy zastosowania pracy zdalnej dla pracowników z grup uprzywilejowanych (jak chociażby dla kobiet w ciąży)
• uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia
• wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
• zapoznanie się z procedurami ochrony danych
• potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego bhp
• zapoznanie się z oceną ryzyka i informacją bhp
• oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy
• wniosek o pracę zdalną okazjonalną

Co do zasady powyższe dokumenty podzielić należy na dwie główne kategorie, mianowicie:

• wnioski składane przez pracowników
• oświadczenia składane przez pracowników po zapoznaniu się z dokumentami wewnętrznymi pracodawcy lub o spełnieniu określonych wymagań

I odnośnie pierwszej kategorii warto byłoby dokonać rozbudowy pulpitów pracowniczych, za pośrednictwem których pracownicy składają wnioski urlopowe czy też dotyczące absencji chorobowych, z kolei odnośnie drugiej kategorii dokumentów warto zastanowić się nad jakąś formą platformy elektronicznej, na której umieszczone zostaną dokumenty związane z pracą zdalną i gdzie pracownik będzie mógł się z nimi zapoznać (w systemie informatycznym odnotowane byłoby potwierdzenie zapoznania się z danym dokumentem).

Poza tym jak najszybciej warto również zlecić działowi bhp przygotowanie oceny ryzyka i szkolenia okresowego pracowników. Niewątpliwie bowiem dużym wyzwaniem organizacyjnym będzie przy pracy zdalnej kwestia bhp. W tym względzie na czoło wysuwa się sprawa konieczności odbycia szkoleń okresowych przez pracowników administracyjno-biurowych, które co do zasady nie są obligatoryjne od kilku lat, ale będą wymagane przy wykonywaniu pracy zdalnej chociażby w formule hybrydowej.

W wielu przedsiębiorstwach bowiem, z uwagi na koszty, takie szkolenia nie były przeprowadzane, tym samym po wejściu w życie nowych przepisów może powstać konieczność jednorazowego przeszkolenia wielu osób, bądź nawet całej załogi. Tym samym proces takich szkoleń warto zacząć organizować niezwłocznie, bowiem okazać się on może czasochłonny, a dopuszczenie do pracy pracownika bez przeszkolenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Kolejna ważna kwestia to aktualizacja ocen ryzyka zawodowego w związku z pracą zdalną oraz opracowanie ogólnej informacji o warunkach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Już obecnie warto pracować nad takimi dokumentami, by w momencie wejścia w życie nowych przepisów być przygotowanym na zapoznawanie z nimi pracowników, jak i zbieranie oświadczeń potwierdzających wypełnienie tego obowiązku.

Podsumowując, nowe przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawców sporo nowych obowiązków, stanowiąc nie lada wyzwanie organizacyjne. Jednocześnie z uwagi na krótki okres vacatio legis nowej ustawy (zaledwie 2 tygodnie od opublikowania ustawy w Dzienniku Ustaw), warto już dziś podjąć pewne działania, celem wdrożenia nowych wymogów w praktyce. Jedynie pracodawcy już dziś posługujący się zapisaną w kodeksie pracy telepracą mają prawie półroczny okres przejściowy. Poza tym nowymi wymogami nie muszą przejmować się również ci zatrudniający, którzy zamierzają korzystać z pracy zdalnej jedynie w zakresie okazjonalnym, czyli w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.