Jak usprawnić obsługę połączeń telefonicznych w Twojej firmie?

Automatyzacja obsługi klienta pozwala dziś firmom na znaczne poprawienie jakości relacji z klientami. Całość komunikacji z klientem to jednocześnie bardzo ważny, ale też bardzo trudny obszar, na którym zarówno duże, jak i małe firmy popełniają błędy. Zazwyczaj na początku prowadzenia swojej działalności samodzielnie zajmujemy się zarówno odbieraniem telefonów, odpisywaniem na maile oraz bezpośrednim kontaktem z klientem. Wraz z rozwojem firmy zwiększa się ilość klientów, co nas oczywiście zawsze niezmiernie cieszy, ale coraz trudniejsze staje się opanowanie całości tej istotnej komunikacji samemu. Dlatego tak ważne jest, by w naszej pracy wspomagać się narzędziami, które prawdziwie wspierają naszą pracę.

Z jakich narzędzi skorzystać?

Dzięki możliwościom, jakie daje elastyczny i nowoczesny system Thulium możesz dziś wprowadzić obsługę swoich klientów na wyższy poziom. Thulium oferuje wiele różnorodnych rozwiązań komunikacyjnych, które znacznie usprawnią rozmowy z klientami. Koniec z nieodebranymi telefonami czy mailem, którego nie zauważyliśmy. Jednym z podstawowych narzędzi, wchodzących w skład rozbudowanego systemu Thulium jest system IVR – Interactive Voice Response. Ten system telekomunikacyjny umożliwia interaktywną obsługę osoby dzwoniącej do Twojej firmy poprzez przygotowane wcześniej komunikaty. Twój klient lub pacjent najpierw słyszy nagraną informację i poprzez system tonowy sam wybiera z jakim działem chce się połączyć. IVR umożliwia też wybór języka czy weryfikację tożsamości. A to wszystko przed faktycznym kontaktem z agentem, co wprowadza znaczącą oszczędność czasu, jaki należy przeznaczyć na obsługę klienta.

Sprawne zarządzanie połączeniami

System IVR stosuje się najczęściej tam, gdzie jest duża ilość połączeń telefonicznych od klienta. Umożliwia on uporządkowanie przychodzących połączeń, kolejkowanie ich, wybór tonowy, a to wszystko przekłada się realnie na zredukowanie kosztów obsługi klienta oraz poprawienie jej jakości. Zmniejsza się zaangażowanie czasu człowieka na rzecz automatycznej obsługi przez system. IVR Thulium został stworzony po to, by efektywniej zarządzać komunikacją z klientami, którzy szybciej trafiają do konsultanta, który faktycznie jest zdolny im pomóc. Ważne jest to, że klienci nie muszą czekać długo na połączenie się z konsultantem, a jeśli pojawia się kolejka są informowani, o czasie oczekiwania na połączenie. Pomaga to uniknąć stresujących sytuacji, w których klient jest zdenerwowany już samym długim oczekiwaniem na połączenie. Menu IVR jest proste i intuicyjne, tak, aby klient od razu wiedział, co powinien zrobić.

Wyższa jakość obsługi

Menu głosowe IVR to znaczący element automatyzacji, który dobrze usprawnia pracę Twojej firmy. Klient, który jest profesjonalnie obsłużony, od razu odczuwa zadowolenie z komunikacji, a praca konsultantów jest znacząco uproszczona, co daje obu stronom same pozytywy. Jako właściciel możesz na bieżąco sprawdzać, ile połączeń przeszło przez daną gałąź. Dowiesz się, w którym momencie klienci rezygnowali z dalszego połączenia i co należy poprawić. Łatwo jest sprawdzić, do którego konsultanta jest największa kolejka i odpowiednio zmodyfikować rozdział obowiązków agentów. Zarówno Ty, jak i Twoi klienci będziecie zadowoleni ze zmian!