Zmiany w zawieraniu i rozliczaniu umów

Rząd zapowiada wprowadzenie niemałej rewolucji w zakresie zawierania i rozliczania umów. Ma powstać nowy portal, który będzie umożliwiał obsługę kadrową mikroprzedsiębiorcom, rolnikom czy też osobom fizycznym chcącym zatrudnić choćby nianię czy też pomoc domową. Ów portal ułatwi prawidłowe zawarcie samego kontraktu, dokona zgłoszenia do ZUS i urzędu skarbowego, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki, jak i wymiar urlopu.

Czego zatem można oczekiwać po nowym projekcie rządowym w zakresie zawierania i rozliczania umów?

Rząd pracuje nad projektem ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ma on być gotowy w III kwartale bieżącego roku i obejmie zasadniczo trzy grupy zatrudniających, mianowicie:

• mikroprzedsiębiorców – czyli zatrudniających mniej niż 10 pracowników i osiągających mniej niż 2 mln euro obrotu rocznego
• rolników
• osoby fizyczne, pragnące zatrudnić przykładowo nianię czy też pomoc domową

Idea tego rozwiązania jest taka, iż udostępniony zostanie im publiczny system teleinformatyczny, do którego zalogować się będzie można za pomocą profilu zaufanego. Sam system ma zapewnić obsługę kadrową w bardzo szerokim zakresie.

Generalnie nowe przepisy spowodują rozszerzenie funkcjonalności wykorzystania profilu zaufanego, gdyż za jego pośrednictwem będzie można już nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, lecz również zawierać umowy o pracę bądź zlecenia.

Portal ma zawierać gotowe wzory różnego rodzaju kontraktów wraz z elementami niezbędnymi do ich zawarcia. Ma to znacząco ułatwić legalne zawieranie prostych umów w typowych sytuacjach. Jeżeli jednak strony będą chciały zawrzeć w umowie dodatkowe, specyficzne elementy, wówczas będą musiały zawrzeć taką umowę w sposób tradycyjny.

Jak wskazuje Łukasz Kozłowski z Federacji Przedsiębiorców Polskich, już dziś funkcjonuje podobny system pod nazwą „S24”, gdzie można elektronicznie rejestrować podmioty gospodarcze w postaci spółek prawa handlowego (przykładowo spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowych czy też jawnych). Tym samym obecna propozycja rządowa została przygotowana z myślą o mniejszych podmiotach.

I takie propozycje rozwiązań zyskują bardzo szerokie poparcie, gdyż w ostatnim czasie bardzo upowszechniła się praca zdalna, tymczasem procedury w wielu elementach pozostały na tradycyjnym poziomie, bez wykorzystania rozwiązań elektronicznych.

Czego jeszcze można oczekiwać od najnowszego portalu, który ma być ułatwieniem dla przedsiębiorców?

Nowy portal rządowy ma również samodzielnie dokonywać zgłoszeń umów do ZUS i KAS oraz wyliczać i umożliwiać opłacanie składek i zaliczek podatkowych. Poza tym osoba korzystająca otrzyma również informację o konkretnej wysokości wynagrodzenia, jaką powinien przelać pracownikowi.

Co do zasady będzie to znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców pragnących zatrudnić pracownika czy też zleceniobiorcę. Jej celem jest dostarczenie nowego narzędzia umożliwiającego zawarcie i rozliczenie umowy, przy czym nie zmienią się w tym zakresie przepisy kodeksu pracy i kodeksu cywilnego. Nowe rozwiązania będą zatem regulacjami szczególnymi wobec owych przepisów.

Oczywiście domniemywać należy, iż wprowadzenie tych nowych rozwiązań ma też na celu walkę z szarą strefą w zakresie zatrudnienia. Tym niemniej zdaniem Łukasza Kozłowskiego nie należy tutaj oczekiwać jakichś spektakularnych sukcesów na tym polu. Szara strefa bowiem istnieje nie dlatego, że podmioty nie są w stanie spisać poprawnie umowy, lecz dlatego, że nie chcą legalizować zatrudnienia.

Jednakże nowy portal może spowodować nieco uproszczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej dla mniejszych podmiotów, jak i ograniczyć w tym zakresie koszty obsługi księgowej. Zmiany te są również spójne z przyjętą przez organ rentowy strategią na lata 2021-2025, zakładającą transformację cyfrową rozliczeń dokonywanych z tymże organem.

Co jeszcze ma umożliwiać nowy portal?

Nowy system teleinformatyczny ma umożliwiać ponadto wystawianie wniosków urlopowych przez pracownika oraz naliczanie i rozliczanie urlopu udzielonego podwładnemu. Poza tym niewątpliwie istotne będzie dla mniejszych podmiotów zwolnienie z obowiązków dotyczących akt pracowniczych.

Zgodnie bowiem z obecnymi przepisami zatrudniający musi prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych. Owo przechowywanie może odbywać się w formie papierowej bądź elektronicznej, a jego okres to okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego ustaniu.

Nowy projekt przewiduje zaś, iż czynności te będzie wykonywał system teleinformatyczny, jednakże nie do końca jeszcze wiadomo, czy przez okres zatrudnienia, czy również po jego ustaniu.

Sam nadzór nad nowym systemem sprawował będzie minister właściwy do spraw pracy, będąc również administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów odnośnie RODO.

Zdaniem Jeremiego Mordasewicza z Konfederacji Lewiatan sukces i powszechne wykorzystanie nowego rozwiązania uzależnione będzie od wielu czynników. Przede wszystkim duża część społeczeństwa nie orientuje się jeszcze biegle w nowych technologiach i będzie to dla nich trudna do pokonania bariera. W tym kontekście należy szczególnie pamiętać o osobach starszych, rzemieślnikach i rolnikach z pokolenia X. Dla nich to może być trudne.

Poza tym niewątpliwie powodzenie tego rozwiązania uzależnione będzie również od skali trudności formularzy do wypełnienia. Poza tym nie wiadomo, czy zatrudniający będą chcieli rzeczywiście w pewnym zakresie zrezygnować z obsługi kadrowej biur rachunkowych, gdyż przecież odpowiednie wypełnienie rubryk w nowym portalu też wymaga czasu, wiedzy i umiejętności.

Podsumowując, generalnie pozytywnie należy odnieść się do rządowych propozycji, których celem jest powołanie do życia publicznego centralnego portalu przeznaczonego dla mniejszych przedsiębiorców, rolników i osób fizycznych, chcących zatrudnić pracownika na jakiejkolwiek podstawie prawnej. Narzędzie to ma umożliwiać zarówno zgłoszenie danej umowy do odpowiednich urzędów, jak i pomóc w rozliczaniu i wyliczaniu wszelkich kwot z taką umową powiązanych. Idea jest zdecydowanie słuszna, pytanie jednak jaki będzie ostateczny wygląd tego portalu i na ile będzie on przyjazny dla osób z niego korzystających.