Zmiana komputerów, a obowiązki pracodawcy z tytułu bhp

Wielu pracodawców zdecydowało obecnie, wskutek trwającej cały czas epidemii, o likwidacji stanowisk pracy z wykorzystaniem komputerów stacjonarnych. W to miejsce wyposażano pracowników w komputery przenośne, które można użytkować zarówno w domu podczas pracy zdalnej, jak i podczas sporadycznej pracy w biurze. W tym kontekście ciekawym zagadnieniem jest chociażby kwestia ponoszenia przez pracodawcę kosztów dofinansowania zakupu okularów.

Co zatem jest ważne w kontekście pracodawcy i wyposażenia pracownika w sprzęt do świadczenia pracy?

Co do zasady pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi odpowiedniej infrastruktury, która jest niezbędna do wykonywania przez niego pracy. Bowiem to właśnie pracodawca jest organizatorem procesu pracy i ponoszącym ryzyko z tego tytułu. Zgodnie z przepisami, wszelkie wykorzystywane w procesach pracy urządzenia techniczne muszą zapewniać:

• bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zaś zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowaniem oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy
• uwzględniać zasady ergonomii

Poza tym urządzenia muszą być dostosowane do charakteru wykonywanych obowiązków. A w przypadku pracowników biurowych, w skład stanowiska pracy, według wciąż obowiązujących przepisów, powinno wchodzić:

• wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiatura lub inne urządzenia wejściowe, jednostka centralna lub stacja dyskietek
• wyposażenie dodatkowe, w tym drukarka, skaner, mysz, trackball
• wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek

Powyższe elementy zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 97). I wynika z niego, iż istotną częścią szeroko rozumianego stanowiska komputerowego jest monitor ekranowy. A zgodnie z prawną definicją monitorem ekranowym jest urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście pracy w biurze z wykorzystaniem sprzętu komputerowego?

Otóż pomimo, iż praca w biurze pod względem zagrożeń nie może równać się chociażby z pracą na wysokości, to jednak wielogodzinne wpatrywanie się w ekran w pozycji siedzącej stanowi duże wyzwanie zarówno dla narządu wzroku, jak i układu mięśniowo-szkieletowego. W tym kontekście przepisy rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nakazują nie tylko urządzić komputerowe stanowisko pracy zgodnie z zasadami ergonomii, lecz również stosować właściwe zasady organizacji pracy.

Ważnym jest też, iż owo rozporządzenie w sprawie zasad bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe posługuje się specyficzną definicją pracownika, która nie jest zgodna z tą wynikającą z kodeksu pracy. Otóż według kodeksu pracy za pracownika uważa się osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast wspomniane powyżej rozporządzenie definiuje pracownika jako osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta lub stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Stąd też przyjąć należy, iż osoba zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy użytkująca monitor ekranowy poniżej 4 godzin dziennie według powołanej definicji nie jest pracownikiem biurowym i tym samym nie ma bezpośredniego roszczenia w sprawie stosowania przepisów ochronnych wynikających z powołanego rozporządzenia.

Jak zatem odnieść obecnie przepisy rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wobec coraz powszechniejszego stosowania laptopów?

Zagadnienie to jest szczególnie ważne teraz, gdy w dobie epidemii mamy coraz bardziej powszechne stosowanie laptopów przez pracowników pracujących w biurach. W ich bowiem przypadku klawiatura, monitor, jak również ekran stanowią zintegrowaną całość, która uniemożliwia przyjęcie idealnej pozycji ciała, co wyklucza w pełni ergonomiczną wielogodzinną pracę.

Z punktu widzenia przepisów o bhp ważnym jest rozstrzygnięcie, czy ekran komputera przenośnego jest monitorem ekranowym, a tym samym, czy pracownika wykonującego pracę przed komputerem przenośnym można uznać za pracownika wykonującego pracę przed monitorem ekranowym z wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami.

Okazuje się, iż odpowiedź na to pytanie nie jest ani prosta, ani jednoznaczna. Biorąc bowiem pod uwagę formalne brzmienie przepisów o bhp, uznać należy, iż skoro monitor ekranowy jest urządzeniem do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu, to ekran komputera przenośnego również takim urządzeniem jest. Z kolei z innej strony patrząc, intencją twórców rozporządzenia, uwzględniając czas jego powstania, było ograniczenie definicji monitora do urządzeń, które służą wyłącznie do wyświetlania informacji wysyłanych przez komputer i wprowadzanych do komputera, a nie urządzeń zintegrowanych w jedną całość, którymi bez wątpienia są komputery przenośne.

Należy jednocześnie pamiętać, iż monitor ekranowy to nie tylko urządzenie do wyświetlania informacji niezależnie od metody uzyskiwania obrazu, ale także urządzenie, które powinno dawać możliwości regulacji i konfiguracji zgodnie z indywidualnymi potrzebami pracownika (jak chociażby dostosowanie do wzrostu pracownika).

Co z tych rozważań wynika dla pracownika, który od pracodawcy otrzymał laptop zamiast komputera stacjonarnego?

Przede wszystkim, niezależnie od wymienionych wyżej wątpliwości, uznać należy, że w sytuacji, gdy pracownik zostanie wyposażony w laptop zamiast komputera stacjonarnego, nawet bez podłączania zewnętrznego monitora, powinien mieć zagwarantowane takie same przywileje w zakresie organizacji pracy, jak pracownik wykonujący pracę przy komputerze stacjonarnym, gdy monitory stanowią oddzielne urządzenie, pozwalające na pełną regulację nie tylko parametrów obrazu, ale i fizycznego ustawienia na odpowiedniej wysokości.

Zatem takie samo stanowisko dotyczyć będzie ewentualnych okularów korekcyjnych, o ile lekarz zaleci takowe w ramach badań profilaktycznych.

Pamiętać należy, iż z punktu widzenia pracownika, ekran komputera przenośnego z powodu zintegrowania z komputerem nie daje możliwości identycznego komfortu pracy, jak w przypadku typowych, zewnętrznych monitorów ekranowych. To jednak nie powinno być podstawą do nieuznawania osób wykonujących pracę przy laptopach za pracowników wykonujących pracę przed monitorami ekranowymi i pozbawiania ich uprawnień wynikających z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Podsumowując, pomimo iż przepisy odnośnie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie pracy przed ekranami komputerowymi powstały pod koniec lat 90-ych, nie przewidując jeszcze sytuacji pracy na komputerach przenośnych, to zasady z tych przepisów wynikające należy również stosować pracując przy komputerach przenośnych. Jeżeli zatem pracodawca zdecyduje się na wymianę komputerów stacjonarnych swych pracowników na laptopy, co nader często ma miejsce obecnie w dobie epidemii i pracy zdalnej, to oczywiście ma do tego prawo, przy czym w żadnym wypadku nie powinno się to odbyć kosztem pozbawienia pracowników ich przywilejów w zakresie bhp.