Zatrudnianie pracowników z zagranicy — o czym musi wiedzieć każdy pracodawca w 2026 roku

Zatrudnienie cudzoziemca wymaga sprawdzenia dwóch podstawowych kwestii: czy dana osoba przebywa w Polsce legalnie oraz czy jej sytuacja pozwala na podjęcie pracy. Nie ma przy tym jednego zestawu dokumentów odpowiedniego dla każdego pracownika. Znaczenie mają m.in. obywatelstwo, podstawa pobytu oraz sposób, w jaki cudzoziemiec uzyskuje dostęp do polskiego rynku pracy.

Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która zmieniła część zasad dotyczących zatrudniania osób spoza Polski. Kolejne istotne zmiany weszły w życie 5 marca 2026 roku i dotyczą przede wszystkim obywateli Ukrainy oraz innych osób objętych ochroną czasową. Dlatego przed zatrudnieniem pracownika z zagranicy warto każdorazowo sprawdzić, jakie przepisy dotyczą jego sytuacji.

Jakie dokumenty są niezbędne do legalnego pobytu i pracy cudzoziemca w Polsce?

Dokumenty potrzebne do legalnego zatrudnienia zależą od sytuacji konkretnej osoby. W przypadku cudzoziemca spoza UE, EOG i Szwajcarii co do zasady trzeba przede wszystkim sprawdzić, czy posiada tytuł pobytowy pozwalający na wykonywanie pracy w Polsce oraz czy ma odpowiednią podstawę dostępu do rynku pracy.

W zależności od sytuacji mogą być potrzebne m.in.:

• dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce;
• zezwolenie na pracę, jeśli jest wymagane;
• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji, jeżeli można zastosować tę procedurę;
• inny dokument lub status pozwalający wykonywać pracę bez zezwolenia;
• pisemna umowa zawarta na warunkach zgodnych z dokumentem stanowiącym podstawę wykonywania pracy.

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien również zweryfikować dokument pobytowy cudzoziemca i zachować jego kopię przez okres wymagany przepisami.

Nie wystarczy więc sprawdzić samego paszportu czy karty pobytu. Dokument pozwalający legalnie przebywać w Polsce nie zawsze oznacza automatycznie prawo do wykonywania każdej pracy na dowolnych warunkach.

Kiedy zezwolenie na pracę nie jest wymagane?

Nie każdy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę. Bez niego mogą pracować przede wszystkim obywatele państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Zwolnienia obejmują również określone grupy cudzoziemców spoza tych państw, jeśli spełniają warunki przewidziane w przepisach.

Osobnym rozwiązaniem jest procedura oświadczeniowa. W 2026 roku może ona dotyczyć obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Pozwala powierzyć cudzoziemcowi pracę bez uzyskiwania zezwolenia na pracę, jeżeli oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji i spełnione zostaną pozostałe warunki tej procedury.

Szczególne zasady dotyczą również osób objętych ochroną czasową. Od 5 marca 2026 roku mogą one wykonywać pracę bez zezwolenia, a podmiot powierzający pracę ma obowiązek przesłać odpowiednie powiadomienie za pośrednictwem praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Legalny pobyt osób posiadających PESEL ze statusem UKR został przedłużony do 4 marca 2027 roku. Jednocześnie przepisy przewidują rozwiązania przejściowe dotyczące zatrudniania obywateli Ukrainy przebywających w Polsce legalnie na innych podstawach. Przed zatrudnieniem konkretnej osoby trzeba więc sprawdzić jej aktualny status, zamiast zakładać, że wszystkich obywateli Ukrainy dotyczą identyczne zasady.

Jakie obowiązki formalne spoczywają na pracodawcy zatrudniającym obcokrajowca?

Zakres obowiązków zależy od podstawy zatrudnienia oraz sytuacji cudzoziemca. Pracodawca powinien przede wszystkim upewnić się, że pracownik legalnie przebywa w Polsce i może wykonywać pracę na określonych warunkach.

Do obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca może należeć m.in.:

• weryfikacja dokumentu uprawniającego do pobytu;
• uzyskanie zezwolenia na pracę albo dopełnienie formalności związanych z inną podstawą legalnej pracy, jeśli jest to wymagane;
• zawarcie pisemnej umowy z cudzoziemcem;
• przekazanie jej treści w języku dla niego zrozumiałym zgodnie z wymaganiami dotyczącymi danej procedury;
• zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych, jeżeli podlega takiemu obowiązkowi;
• dokonanie wymaganych powiadomień dotyczących rozpoczęcia, niepodjęcia lub zakończenia pracy;
• przechowywanie wymaganej dokumentacji.

Trzeba również pilnować, aby rzeczywiste warunki zatrudnienia odpowiadały warunkom określonym w dokumentach stanowiących podstawę legalnej pracy. Znaczenie mogą mieć m.in. stanowisko, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy czy wysokość wynagrodzenia.

Jakie kary grożą pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Przepisy obowiązujące od 1 czerwca 2025 roku przewidują wysokie sankcje za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom. Za takie naruszenie pracodawcy może grozić grzywna od 3000 do 50 000 zł.

Wyższa dolna granica kary obowiązuje w przypadku niektórych poważniejszych naruszeń. Jeżeli pracodawca doprowadza cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy m.in. poprzez wprowadzenie go w błąd, wykorzystanie błędu czy zależności służbowej, grzywna może wynosić od 6000 do 50 000 zł.

Konsekwencje finansowe są jednym z powodów, dla których dokumentów nie warto sprawdzać dopiero w momencie kontroli. Legalność pobytu i pracy należy zweryfikować przed dopuszczeniem cudzoziemca do wykonywania obowiązków, a później kontrolować również zmiany, które mogą wpływać na jego sytuację.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców?

Problemy nie muszą wynikać z celowego łamania przepisów. Przy zatrudnianiu cudzoziemców łatwo przeoczyć termin, zastosować niewłaściwą procedurę albo założyć, że dokument pobytowy automatycznie pozwala danej osobie pracować.

Do błędów, których warto unikać, należą m.in.:

• brak dokładnej weryfikacji legalności pobytu;
• dopuszczenie cudzoziemca do pracy bez wymaganej podstawy;
• rozpoczęcie pracy przed dopełnieniem formalności, które powinny zostać wykonane wcześniej;
• niedotrzymanie terminów wymaganych powiadomień;
• zatrudnienie na warunkach innych niż wynikające z dokumentów stanowiących podstawę wykonywania pracy;
• brak wymaganej dokumentacji lub jej nieprawidłowe przechowywanie;
• opieranie się na nieaktualnych zasadach po zmianie przepisów.

Przy większej liczbie pracowników z zagranicy dochodzi jeszcze kwestia bieżącego pilnowania dokumentacji i terminów dla każdej osoby. Firma może prowadzić te procesy we własnym zakresie albo skorzystać ze wsparcia podmiotu, który zajmuje się nimi na co dzień.

AB OVO Solutions wspiera firmy w pozyskiwaniu pracowników z zagranicy, ich zatrudnianiu oraz formalnościach związanych z legalizacją pobytu i pracy. Zakres usługi obejmuje również obsługę kadrowo-płacową, a w zależności od ustaleń z klientem także organizację transportu i zakwaterowania pracowników.