System ATS – co to znaczy i do czego służy?

Korzystanie z systemu ATS to świetny sposób na usprawnienie rekrutacji. W jaki sposób działa tego rodzaju oprogramowanie i jakie są jego główne filary? Objaśniamy, dlaczego wybór takiego systemu to inwestycja w firmę.

Rekrutacja – niezależnie od tego czy prowadzona całkowicie w sieci, czy też hybrydowo – wymaga odpowiedniego przygotowania. Jest to oczywiście zadanie rekrutera, który może współpracować z firmą na zasadach outsourcingu lub być zatrudniony w strukturach przedsiębiorstwa. Jego praca wymaga przede wszystkim kompetencji miękkich związanych z komunikacją międzyludzką. Niewątpliwie jednak ważny jest w niej również element analityczny.

Wykorzystanie oprogramowania ATS może znacznie ułatwić jego pracę, co jest istotne również z perspektywy samej firmy. Dzięki automatyzacji niektórych zadań rekruter może skupić się na innych, bardziej wymagających czynnościach i poświęcić więcej uwagi wyszukiwaniu prawdziwych „perełek”. Co jeszcze gwarantuje tego rodzaju platforma? Zanim przejdziemy do korzyści płynących z jej użytkowania, przyjrzyjmy się bliżej samym zasadom funkcjonowania ATS.

Co to jest system ATS?

ATS, czyli applicant tracking system, to oprogramowanie umożliwiające zaprojektowanie rekrutacji od podstaw, a następnie jej skuteczne doprowadzenie do końca – ze znakomitymi rezultatami. Rozwiązuje większość problemów generowanych przez klasyczny proces rekrutacyjnych – jak nadmiar danych, wymogi prawne związane ze zgodami na przetwarzanie danych osobowych czy pochłaniająca dużo czasu publikacja i edycja ogłoszeń w różnych kanałach komunikacji. System rekrutacyjny najczęściej dostępny jest w chmurze, w wariancie SaaS – takie rozwiązanie stosuje na przykład polska marka Elevato oferująca rozwiązania z zakresu ATS.

Jakie są najważniejsze cechy dobrego systemu rekrutacyjnego?

Oprogramowanie ATS upraszcza proces rekrutacyjny dzięki dobrej organizacji danych, a jednocześnie poprawia jego wydajność i skuteczność. W jaki sposób jest to możliwe? Jest kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę.

#1 Możliwość zintegrowania działań na różnych platformach

Dystrybucja ogłoszeń i zbieranie aplikacji z różnych platform jest pracochłonne i wymaga dobrej organizacji. Dzięki systemowi ATS można automatycznie gromadzić je na jednej platformie, dzięki czemu łatwiejsze jest porównywanie danych i wyłanianie kandydatów do kolejnych etapów rekrutacji.

#2 Opcja zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych

Dyrektywa RODO wymusiła stosowanie nowych reguł w przypadku zarządzania danymi osobowymi, co jest podstawą procesu rekrutacji. Korzystając z platformy ATS, można użyć gotowych zgód, które dołącza się do formularzy – kandydat musi oznaczyć je, aby przejść do dalszego etapu rekrutacji. ATS ułatwia również zarządzanie zgodami na potrzeby trwającej rekrutacji oraz kolejnych. Pozwala to na wyeliminowanie ewentualnych nadużyć ze strony administratora danych.

#3 Projektowanie formularzy aplikacyjnych i procesu rekrutacyjnego

Stosując ATS, można stworzyć plan rekrutacji składający się z dowolnej liczby segmentów. Coraz częściej uzupełnia się go nie tylko o formularze aplikacyjne, ale również zadania testowe i rozmowy z różnymi działami firmy. Formularz aplikacyjny można za pośrednictwem platformy zbudować w dowolny sposób i łatwo rozdystrybuować w różnych kanałach komunikacji. Wszystkie odpowiedzi trafiają do jednego systemu, dzięki czemu znacznie łatwiej można wyłonić idealnego kandydata.

System do rekrutacji to strzał w dziesiątkę, jeśli w firmie rekrutacje przeprowadzane są dosyć często, jednak skorzysta na nim w zasadzie każde przedsiębiorstwo czy organizacja.