Rejestr umów o dzieło w ZUS i pierwsze wątpliwości

Od 1 stycznia 2021 roku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) należy zgłaszać zawarte umowy o dzieło, a organ rentowy prowadzi centralny rejestr takich umów. Przez pierwsze 8 dni obowiązywania nowych przepisów zgłoszono zawarcie 1452 takich umów, jednak zaczynają pojawiać się też i pierwsze wątpliwości, na które ZUS stara się na bieżąco odpowiadać.

Jak obecnie przedstawia się sytuacja z umowami o dzieło i ich rejestrowaniu w ZUS?

Generalnie od 1 stycznia 2021 roku obowiązują w Polsce przepisy tarczy antykryzysowej, czyli ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.).

Przepisy te nakazują przekazywać do ZUS informację o każdej zawartej umowie o dzieło, przy czym obowiązek ten dotyczy zarówno płatników składek, jak i osób fizycznych. Umowy należy zgłaszać na specjalnym formularzu ZUS RUD, który należy złożyć w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.

Nie trzeba natomiast zgłaszać umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem, wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarte z innym podmiotem, a także zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres ich działalności. Poza tym obowiązek rejestracji umów o dzieło nie obejmuje też podmiotów i jednostek organizacyjnych (przykładowo stowarzyszeń, fundacji, spółek prawa handlowego), które nie mają obowiązku rejestrować się w ZUS jako płatnicy składek.

Jaki jest zatem aktualny stan ilości umów zgłoszonych do rejestru prowadzonego przez ZUS?

Otóż w pierwszym tygodniu obowiązywania przepisów zgłoszono 1452 umowy o dzieło. Jak zatem zauważa Łukasz Kozłowski z Federacji Przedsiębiorców Polskich, gdyby takie tempo zgłaszania umów utrzymało się, to w skali roku mielibyśmy około 75 tys. umów. Taka liczba nie jest zbyt dużą, jeżeli zestawimy te dane chociażby z liczbą umów zlecenia, których liczba corocznie przekracza 1 mln szt. W konsekwencji zatem można by uznać, iż umowy o dzieło stanowią marginalną rolę w krajowym obrocie gospodarczym, wbrew wcześniejszym obawom o ich nadużywanie.

Podobnie uważa też doktor Antoni Kwolek z Pracodawców RP, dowodząc, iż skoro w ZUS ubezpieczonych jest 16 mln osób, to ta liczba jest niewielka. To zatem może świadczyć o tym, iż wbrew przeróżnym opiniom, nie mamy do czynienia z powszechnym nadużywaniem tego rodzaju umów.

Jednakże z drugiej strony, co dostrzega Łukasz Kozłowski, jest jeszcze za wcześnie na wyciąganie daleko idących wniosków. Mamy bowiem do czynienia z początkiem roku, za nami okres świąteczny i noworoczny połączony z okresem urlopowym, a przy umowach o dzieło liczy się też sezonowość. Można zatem z całą pewnością zakładać, iż w okresach wiosennych i letnich zawiera się ich zdecydowanie więcej. Zatem by móc rzetelnie ocenić skalę tego zjawiska w naszym kraju, na pewno należy poczekać. I dopiero wówczas wyciągać odpowiednie wnioski.

Czy nowe regulacje są już jasne i przejrzyste?

Niestety okazuje się, iż nowe przepisy budzą sporo wątpliwości. W tym kontekście okazuje się, iż problemem jest już sam formularz zgłoszeniowy ZUS RUD. Przykładowo Izba Wydawców Prasy (IWP), reprezentująca podmioty zawierające znaczne ilości umów o dzieło, zwraca uwagę na kwestie, z którymi mogą mieć problemy również podmioty spoza rynku wydawniczego. Problemem jest sposób przekazania formularza do ZUS, powstały bowiem wątpliwości, czy jest to dopuszczalne tylko za pośrednictwem platformy ZUS PUE, czy też w formie papierowej.

Urzędnicy organu rentowego tłumaczą, iż obie formy przekazania informacji są dopuszczalne. Jak mówi Paweł Żebrowski, rzecznik ZUS, formularz do przekazania tradycyjną formą papierową znajduje się na stronie internetowej ZUS. Tam można go wypełnić, a następnie wydrukować. Za jego pomocą, bez względu na formę, można przekazać informacje o maksymalnie 10 umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą.

Kolejną wątpliwość budzi to, czy należy również zgłaszać umowy o dzieło zawarte w latach ubiegłych, które mają być realizowane w roku obecnym. W tym kontekście urzędnicy ZUS wyjaśniają, iż takiego obowiązku nie ma, a rejestr jest obowiązkowy dla umów zawartych od początku obecnego roku. Co też istotne to fakt, iż do rejestru prowadzonego przez ZUS należy zgłosić umowy bez względu na to, czy zostały one zawarte w formie ustnej czy też pisemnej, gdyż obydwa tryby zawarcia umowy dopuszczone są do stosowania w przepisach kodeksu cywilnego.

Co jeszcze wzbudza wątpliwości w kontekście nowego rejestru umów o dzieło?

Na kolejny interesujący aspekt nowych przepisów zwraca uwagę IWP. Mianowicie formularze ZUS RUD przewiduje opatrzenie go podpisem osoby, która zamawia dzieło. Tymczasem w przypadku szczególnie większych podmiotów gospodarczych, takich zamówień dokonywać może duża liczba osób.

Konsekwencją takiego sformułowania w druku organu rentowego może być to, iż konieczność każdorazowego zwracania się do zamawiających dzieło z prośbą o złożenie podpisu pod formularzem ZUS RUD w praktyce może okazać się uciążliwe dla osób odpowiedzialnych w danej organizacji za kontakty z ZUS, a w efekcie może powodować problemy z dotrzymaniem 7-dniwoego terminu na zgłoszenia do rejestru danej umowy o dzieło (przykładowo zamawiający po podpisaniu umowy uda się na urlop).

Poza tym w kontekście wysyłki formularza elektronicznie, u każdego dużego płatnika dostęp do platformy PUE ma ograniczona grupa osób, co jest związane z ochroną danych osobowych. Stąd też IWP postuluje, by uprawnienia do podpisania formularza ZUS RUD posiadały te same osoby, które są uprawnione do podpisywania innych dokumentów składanych za pośrednictwem tej platformy do ZUS (jak to ma miejsce chociażby w przypadku ZUS DRA czy też ZUS ZUA).

Takie rozwiązanie dopuszcza też sam organ rentowy. Jak bowiem tłumaczy Paweł Żebrowski, dokument ZUS RUD co do zasady podpisuje zmawiający, co jest szczególnie istotne w przypadku zawierania takich umów przez osoby fizyczne, nie będące płatnikami składek. Tymczasem w przypadku podmiotów prawnych, jednostek organizacyjnych czy osób fizycznych będących płatnikami składek, tak jak w przypadku innych dokumentów przekazywanych do ZUS, formularz może być podpisany przez osobę upoważnioną bądź też biuro rachunkowe.

IWP zwraca też uwagę na to, iż w formularzu ZUS RUD nie zostało sprecyzowane, jak szczegółowy powinien być opis przedmiotu umowy. Biorąc bowiem pod uwagę fakt, iż spektrum rezultatów, na które mogą umawiać się strony, jest bardzo szerokie, punkt ten może wielu zlecającym dzieła przysparzać kłopotów interpretacyjnych. Wskazane byłoby wydanie dodatkowych objaśnień i interpretacji.

Jednak tych zastrzeżeń nie podzielają już urzędnicy organu rentowego. Ich zdaniem umowa o dzieło jest umową rezultatu, a tym samym trudno jest uznać trudność w określeniu jej przedmiotu w formularzu. Generalnie bowiem powinien on być określony w taki sposób, by jasno wynikało, jakiego rezultatu oczekuje zamawiający dzieło od jego wykonawcy.

Podsumowując, sprawa funkcjonowania rejestru umów o dzieło zapewne jeszcze nie raz pojawi się w przestrzeni publicznej. Jest to bowiem zupełnie nowy obowiązek dla zamawiających dzieło, jak i nowy typ rejestru, prowadzonego przez organ rentowy. Dobrze, iż urzędnicy dość szybko reagują na pojawiające się wątpliwości, starając się na bieżąco reagować na nie. Ciekawszym zagadnieniem funkcjonowania owego rejestru w dłuższej perspektywie będzie jednak sama ilość zawieranych umów o dzieło, pozwalająca oszacować na ile jest to rozwiązanie powszechne w polskiej rzeczywistości gospodarczej. Poza tym zapewne też umożliwi urzędnikom analizę pod kątem, czy nie ma wśród zarejestrowanych w tym rejestrze takich umów, które powinny być zakwalifikowane jako umowy zlecenia. To bowiem wiązać będzie się z domiarem zarówno podatku, jak i składek dla zamawiającego.