Problemy z cyfryzacją podstępowań pobytowych

Okazuje się, iż zaproponowana obecnie cyfryzacja postępowań pobytowych dla obcokrajowców wymaga wielu zmian. Poważnym problemem jest tutaj chociażby udział pełnomocników, awarie systemu czy też podpis elektroniczny. Bez istotnych zmian w tym zakresie spodziewać się zatem należy wręcz paraliżu postępowań pobytowych dla obcokrajowców.

Co zatem jest istotne w kontekście cyfryzacji postępowań pobytowych dla obcokrajowców?

Przedstawiciele organizacji pracodawców zgłaszają liczne zastrzeżenia do rządowego projektu nowelizacji ustawy o cudzoziemcach, a najwięcej krytycznych uwag dotyczy przede wszystkim szczegółów zmiany polegającej na elektronizacji postępowań legalizujących pobyt obcokrajowców w naszym kraju. Obecnie bowiem wnioski pobytowe składane są w postaci papierowej, a po zmianach ich obsługa będzie się odbywać za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw (tak zwany system MOS).

Jak dostrzega Przemysław Ciszek, radca prawny oraz partner zarządzający w Kancelarii C&C Chakowski & Ciszek, system MOS funkcjonuje obecnie jako pomocnicze narzędzie do wypełniania i drukowania wniosków pobytowych, a zatem nie jest to narzędzie zupełnie nowe. Tym niemniej jednak wymaga ono jeszcze sporo pracy i udoskonaleń. W związku z tym, iż system miałby być wykorzystywany do wypełniania wniosku przez samych cudzoziemców, powinien chociażby zostać przetłumaczony na kilka języków, by uniknąć błędów wynikających z niedostatecznego zrozumienia treści dokumentu wygenerowanego przy jego pomocy.

W powyższym temacie przedstawiciele Związku Pracodawców Business Center Club (BCC) podkreślają, iż zaproponowana procedura nie jest czytelna i transparentna zarówno dla przedsiębiorców, jak i tym bardziej dla cudzoziemców. Zdaniem Joanny Torbe-Jacko, adwokata z Kancelarii Torbe i Partnerzy oraz ekspertki BCC do spraw prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, jak i przewodniczącej roboczego zespołu legalizacji pobytu i zatrudnienia w Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw, nowa procedura w żadnym wypadku nie będzie prowadziła do przyspieszenia postępowań legalizacyjnych, a jednocześnie po stronie urzędników wygeneruje jeszcze większą ilość pracy.

Skutek taki wyniknie przede wszystkim stąd, iż pomimo złożenia wniosku w formie elektronicznej, każdy cudzoziemiec będzie musiał zostać odrębnym pismem wezwany do stawiennictwa, chociażby w celu pobrania od niego odcisków linii papilarnych i wzoru podpisu. W kwestii tej zdecydowanie lepszym rozwiązaniem byłoby przerzucenie obowiązku pobierania odcisków linii papilarnych chociażby na organy gminy.

Jednocześnie, zdaniem przedstawicieli BCC, brakuje również terminu dla urzędu do wezwania cudzoziemca do osobistego stawiennictwa po złożeniu wniosku, co sprawi, iż procedura legalizacji pobytu będzie rozciągnięta w czasie, bez żadnych gwarancji zakończenia jej w rozsądnym terminie. Z projektu nie wynika również w jakim terminie wojewoda wystawi urzędowe poświadczenie odbioru wniosku, a w tej kwestii cudzoziemiec nie powinien pozostawać w niepewności.

Co jeszcze jest istotnym problemem w kontekście elektronizacji postępowań legalizacyjnych obcokrajowców, zdaniem przedstawicieli pracodawców?

Pracodawcy zwracają również uwagę, iż obecnie system MOS jest wciąż systemem niedopracowanym i brakuje w nim chociażby funkcji śledzenia statusu sprawy. Ponadto MOS jest też systemem niebywale sformalizowanym, stwarzającym bariery do składania wniosków tą drogą. Pracodawcy mają więc obawy czy kwestie te zostaną zmienione, co jest konieczne w celu realnej poprawy sytuacji związanej z uzyskiwaniem zezwoleń pobytowych.

Obecnie system MOS wymaga wypełnienia wszystkich pól wniosku w sposób bardzo szczegółowy, bez formy opisowej, co może spowodować niezłożenie takiego wniosku w ogóle. Warto bowiem wiedzieć, iż obecnie często pozostawia się określone pola do wypełnienia dopiero po zasięgnięciu informacji w urzędzie.

Jak podkreśla Przemysław Ciszek, obecnie nie do końca zrozumiała jest cała struktura portalu, a w szczególności role poszczególnych jego użytkowników. W praktyce wiele wniosków wypełnianych jest przez osoby, które usługowo zajmują się reprezentowaniem cudzoziemców w postępowaniach pobytowych, a tymczasem w MOS nie ma rodzaju konta dedykowanego pełnomocnikom. W tym kontekście na problem braku dostępności portalu dla pełnomocników zwracają również uwagę przedstawiciele BCC oraz Konfederacji Lewiatan, podkreślając, iż jest to sytuacja niedopuszczalna, bowiem pozbawia ona cudzoziemców możliwości skorzystania z pomocy pełnomocnika podczas procedury legalizacji jego pobytu.

Tak naprawdę poważny problem pojawi chociażby się w sytuacji zezwolenia na pobyt i pracę, gdzie jednym z załączników do wniosku pobytowego jest dokument wypełniany przez przyszłego pracodawcę. Załącznik ten w systemie MOS jest elementem składowym głównego wniosku i obecnie cudzoziemcy wypełniają oraz drukują za pośrednictwem MOS sam wniosek, a następnie podpisują go, z czego załącznik podpisany przez pracodawcę jest dostarczany w formie papierowej odrębnie.

Jeżeli natomiast procedura cała miałaby być elektroniczna to nie wiadomo, czy cudzoziemiec powinien zaprosić kogoś ze strony pracodawcy do wypełnienia tego załącznika po zalogowaniu się na jego konto, czy też załącznik powinien być dostarczony w inny sposób. Jeżeli wszystko to ma być czynione za pośrednictwem systemu elektronicznego, to być może pracodawcy będą potrzebować odrębnych kont do uzupełniania załączników.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście potencjalnych problemów z elektronizacją postępowań pobytowych w Polsce?

Otóż generalnie dość krytyczna ocena ze strony pracodawców dotyczy również propozycji, by cudzoziemiec sygnował wniosek z użyciem podpisu elektronicznego bądź też z użyciem profilu zaufanego. Przedstawiciele BCC podkreślają bowiem, iż pozyskanie tych podpisów wiąże się z koniecznością posiadania już numeru PESEL.

Projektodawca owych rozwiązań niestety nie dostrzega, iż w praktyce cudzoziemcy mają problem z pozyskaniem numeru PESEL, a w szczególności wówczas, gdy nie posiadają meldunku w naszym kraju. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży bądź innego dokumentu stwierdzającego tożsamość i obywatelstwo. Tymczasem taka zmiana przepisów tak naprawdę wyłączy z możliwości legalizacji pobytu tę grupę cudzoziemców, która nie posiada numeru PESEL.

W tym kontekście przedstawiciele Konfederacji Lewiatan proponują, by umożliwić złożenie elektronicznego wniosku bez podpisu, pod warunkiem uzupełnienia tego braku formalnego podczas osobistego stawiennictwa w urzędzie.

Przedstawiciele pracodawców podkreślają, iż tak naprawdę nie powinno się zupełnie rezygnować z papierowej formy wniosku pobytowego. Tymczasem projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach co do zasady całkowicie pozbawia możliwości zalegalizowania pobytu przez cudzoziemców dotkniętych wykluczeniem cyfrowym, co zwłaszcza może dotyczyć osób starszych i niepełnosprawnych.

Generalnie wprowadzenie wyłącznie elektronicznej formy wniosku winno być poprzedzone zorganizowaniem dostępu dla każdego cudzoziemca do sprzętu, który by mu to umożliwiał, chociażby we właściwych urzędach. Poza tym należałoby zapewnić pomoc urzędnikom bądź też asystentom podczas całej procedury składania wniosku, a takie rozwiązanie z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami i większym nakładem pracy po stronie urzędów.

Niewątpliwie też ważne jest to, iż całkowite wykluczenie ścieżki papierowej w sytuacji, gdy system nie będzie działał jeszcze poprawnie, bądź też w przypadku awarii, może doprowadzić do utraty prawa cudzoziemca do przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ze względu na niezłożenie wniosku w formie elektronicznej w ostatnim dniu legalnego pobytu, co z kolei stanowić będzie paraliż postępowań pobytowych.

Warto jeszcze pamiętać, iż rządowy projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach przewiduje jeszcze inne rozwiązania, które mają stanowić ułatwienie dla cudzoziemców, jak chociażby:

• posiadacze Niebieskiej Karty Unii Europejskiej, a zatem pracownicy wysoko wykwalifikowani, będą mogli prowadzić działalność gospodarczą na takich samych zasadach, jak obywatele polscy
• wejdą w życie łagodniejsze kryteria wydawania Niebieskiej Karty Unii Europejskiej, gdzie mamy do czynienia chociażby ze skróceniem wymaganego okresu obowiązywania umów o pracy i umów cywilnoprawnych – mowa jest tutaj o 6 miesiącach, zamiast 12 miesięcy jak dotychczas
• zamieszczany do tej pory w dokumencie podróży cudzoziemca odcisk stempla, potwierdzający złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia pobytowego, zastąpiony zostanie zaświadczeniem potwierdzającym tenże fakt
• definicja wyższych kwalifikacji zawodowych obejmie już nie tylko kwalifikacje uzyskane na drodze formalnej, lecz również i te wynikające z doświadczenia zawodowego

Podsumowując, rządowy projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach ma być ułatwieniem w zakresie przyspieszenia i usystematyzowania postępowań pobytowych dla obcokrajowców w naszym kraju. O ile jednak ułatwienia rzeczywiście mogą tutaj nastąpić, o tyle sama projektowana elektronizacja postępowań pobytowych budzi sporo zastrzeżeń ze strony pracodawców. Cyfryzacja postępowań jest niewątpliwie procesem wskazanym, jednakże w obecnej formie i z wykorzystaniem obecnego systemu w postaci skorzystania z Modułu Obsługi Spraw może się okazać nietrafionym pomysłem. Zawarta w projekcie propozycja cyfryzacji postępowań pobytowych w obecnej formie stanowić będzie poważny problem i bez zmian raczej nie przyspieszy, a wręcz spowolni bądź też nawet sparaliżuje cały proces w naszym kraju. Zdaniem przedstawicieli pracodawców wymaga to znaczących oraz daleko idących zmian, by można było w przyszłości mówić o tym, że proces legalizacji pobytu na nowych zasadach będzie korzystny tak dla pracodawców, jak i również dla cudzoziemców.