Prawidłowe uzasadnienie zwolnienia pracownika ma znaczenie

Niebywale ważnym jest, iż wskazanie jedynie ogólnej podstawy zakończenia stosunku pracy, ewidentnie nie spełnia wymogów precyzyjnego uzasadnienia takowej decyzji. Tutaj koniecznością jest bowiem przedstawienie przesłanek, na podstawie których dana osoba została wytypowana do rozwiązania umowy, by mogła ona ocenić zasadność działania pracodawcy i podjąć ewentualne kroki odwoławcze.

O czym zatem warto wiedzieć w kontekście właściwego uzasadnienia zwolnienia pracownika?

Sędziowie Sądu Najwyższego w swym postanowieniu z 23 kwietnia 2025 roku (sygn. akt I PSK 22/24), kontynuując w tym aspekcie jednolitą oraz ugruntowaną linię orzeczniczą, trafnie przypomnieli, iż w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, z powodu likwidacji jednego z analogicznych stanowisk pracy, należy wskazać również przyczynę wyboru danego pracownika do zwolnienia, chyba, że jest ona dla niego oczywista lub znana.

Dopiero bowiem podanie takich kryteriów jako uzupełnienie ogólnie określonej przyczyny rozwiązania stosunku pracy, takiej chociażby jak zmiany organizacyjne, pozwala odtworzyć pełny kontekst sytuacyjny, w jakim doszło do zwolnienia konkretnej osoby. Taki pracownik będzie bowiem mógł zrozumieć, dlaczego to właśnie on otrzymał wypowiedzenie, a także ocenić oraz ewentualnie zakwestionować zasadność decyzji pracodawcy.

Generalnie błąd, który często polega na zbyt ogólnikowym wskazaniu przyczyny wypowiedzenia opartego na likwidacji stanowiska pracy, przybrać może w praktyce dwie formy, mianowicie:

• w sytuacji, gdy pracodawca ograniczy się jedynie do ogólnego stwierdzenia o likwidacji stanowiska pracy jako podstawie wypowiedzenia
• w sytuacji, gdy wprawdzie pracodawca wskaże także przyjęte kryteria doboru do zwolnienia, lecz nie odniesie ich do sytuacji konkretnego pracownika, którego zwolnienie dotyczy

Podkreślić warto również, iż tego wymaganego elementu przyczyny wypowiedzenia nie można uzupełnić dopiero na etapie postępowania sądowego. W tym aspekcie bowiem kryteria doboru pracownika do zwolnienia, podobnie zresztą jak i sama przyczyna wypowiedzenia, muszą zostać podane najpóźniej w pisemnym oświadczeniu o wypowiedzeniu stosunku pracy. Stąd też niedopuszczalnym jest informowanie pracownika o tych kryteriach dopiero przed sądem, jak również jakakolwiek ich zmiana czy też uzupełnienie na tym właśnie sądowym etapie trwania sporu.

Niebywale ważnym jest, by okoliczności wskazane pracownikowi jako uzasadnienie decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy, pozostawały tożsame z tymi, które zostaną następnie przedstawione w postępowaniu sądowym. Stąd też pracodawca nie może powoływać się przez sądem na inne przyczyny, które uzasadniałyby wypowiedzenie umowy o pracę. Skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia powinna być znana pracownikowi najpóźniej w dniu wręczenia mu pisma wypowiadającego stosunek pracy i zasada ta dotyczy również kryterium doboru pracowników do zwolnienia.

Podkreślić należy również, iż w postępowaniu odwoławczym dopuszczalnym jest jedynie pewne uzupełniające doprecyzowanie przyczyny wypowiedzenia, jednakże wyłącznie w zakresie rozwinięcia tej, która została już wcześniej wskazana w oświadczeniu pracodawcy. Dotyczyć to może zarówno okoliczności oczywistych, znanych pracownikowi oraz stanowiących logiczną konsekwencję zdarzeń pozostających w związku przyczynowo skutkowym z podaną przyczyną wypowiedzenia.

Tym samym nie można uznać za dopuszczalną sytuację, gdzie dopiero w toku postępowania sądowego pracodawca powołuje się na kryteria, o których pracownik wcześniej nie wiedział i których nie mógł zakwestionować podczas składania odwołania.

Z tego też względu jedynie wyjątkowo uda się obronić przed sądem wypowiedzenia oparte na zbyt lakonicznie sformułowanej przyczynie. W sytuacji bowiem, gdy sąd ustali, że czynności przygotowujące likwidację stanowisk pracy przebiegały w sposób uporządkowany, trwały przez pewien czas, a pracownicy zostali ocenieni przez przełożonego według przyjętych i znanych im kryteriów, wówczas, gdy w chwili wręczenia wypowiedzenia mieli oni pełną świadomość wyników tej oceny oraz ich znaczenia dla dalszego zatrudnienia, uznać można, że nawet przy lakonicznym uzasadnieniu wypowiedzenia, pracownik wiedział dlaczego to właśnie jego objęto zwolnieniem, a nie inne osoby.

Jakie jeszcze aspekty są ważne w kontekście zasad dotyczących prawidłowego rozwiązania stosunku pracy?

Pamiętać należy, iż pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania w wypowiedzeniu stosunku pracy, dlaczego zdecydował się na likwidację stanowiska pracy. W tym aspekcie bowiem ocena zasadności oraz potrzeb wprowadzania zmian organizacyjnych, a w tym likwidacji określonych etatów, należy do sfery autonomii zarządczej pracodawcy i nie podlega kontroli sądu. W praktyce oznacza to, iż pracodawca nie musi przedstawiać dowodów na uzasadnienie potrzeby zmian organizacyjnych i to nawet, jeśli pracownik w pozwie stwierdzi, że likwidacja była bezzasadna.

W powyższym zakresie likwidacja stanowiska pracy, dokonana w ramach rzeczywistych zmian organizacyjnych, które będą prowadziły do redukcji zatrudnienia, jest uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, o ile proces ten jest na tyle zaawansowany, że nie budzi wątpliwości co do faktycznego jego przeprowadzenia. Jest to niebywale istotne, bowiem dopuszczalnym jest wypowiedzenie umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska jeszcze przed faktycznym jej dokonaniem. W tym aspekcie jednak, dla uniknięcia ryzyka procesowego, koniecznym byłoby, aby planowana likwidacja była rzeczywiście pewna, a okres wypowiedzenia co do zasady kończył się nie wcześniej niż w dniu faktycznego zniesienia stanowiska zajmowanego przez pracownika.

W sytuacji bowiem, gdy likwidacja dotyczy więcej niż jednego stanowiska, pojawia się konieczność dokonania doboru pracowników do zwolnienia. Aby jednakże móc zastosować określone kryteria selekcji, należy najpierw ustalić, które stanowiska można uznać za tego samego rodzaju. Tutaj o ich tożsamości nie decyduje jednak sama nazwa stanowiska, lecz przede wszystkim:

• zakres obowiązków
• charakter wykonywanych zadań
• funkcje przypisane do danego etatu

Mówiąc zatem inaczej, istotnym jest rodzaj pracy faktycznie wykonywanej przez pracownika.

Tutaj pamiętać należy, iż stanowiska, które różnią się nazwą, ale są zbliżone pod względem zakresu obowiązków, mogą w istocie należeć do tego samego rodzaju. Wówczas pracodawca musi opracować oraz zastosować kryteria doboru pracowników do zwolnienia i to nawet wówczas, gdy likwidacja dotyczy kilku stanowisk, pozornie jednostkowych. Pominięcie tego etapu stanowić będzie bowiem poważne ryzyko procesowe, a w razie odwołania pracownika, sąd niemal na pewno uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione i orzeknie o przywróceniu do pracy bądź też zasądzi odszkodowanie.

Pamiętać należy, iż samo typowanie osób przewidzianych do zwolnienia, zarówno, gdy mówimy o zwolnieniach indywidualnych, jak i również grupowych, nie może mieć charakteru arbitralnego czy też dowolnego. Tutaj należy bowiem pamiętać, iż ramy prawne takiego procesu określone zostały chociażby w art. 94 pkt 9, art 113 oraz art 183a kodeksu pracy, nakazując pracodawcy stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy, również przy doborze osób do zwolnienia.

W razie sporu sądowego sąd pracy będzie uprawniony do kontroli prawidłowości ustalenia tych kryteriów i to zarówno, gdy bierzemy pod uwagę ich obiektywność, jak i również sposób zastosowania. W tym aspekcie warto również odnieść się do wyroku Sądu Najwyższego z 27 lutego 1997 roku (sygn. akt I PKN 20/97), gdzie sędziowie podkreślają, iż dobór pracowników do zwolnienia zawsze podlega ocenie sądu, w świetle art. 45 kodeksu pracy.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście prawidłowo przeprowadzonego zwolnienia pracownika?

Generalnie niebywale istotne jest, iż obowiązek ustalenia kryteriów doboru do zwolnienia nie odnosi się wyłącznie do zwolnień grupowych ani sytuacji obejmujących większą liczbę pracowników. Kryteria takie opracować należy bowiem także wówczas, gdy spośród kilku osób możliwych do zwolnienia, pracodawca zdecyduje się rozwiązać umowę tylko z jedną z nich.

W tym aspekcie bowiem, jak podkreślili sędziowie Sądu Najwyższego, również pracownik zwalniany w trybie indywidualnym, z przyczyn od niego niezależnych, powinien mieć możliwość oceny zasadności wypowiedzenia oraz przyjętych w tym zakresie przez pracodawcę kryteriów doboru. Mowa jest o tym w wyroku tegoż sądu z 26 sierpnia 2015 roku (sygn. akt I PK 93/15).

Jedynie bowiem w sytuacji likwidacji stanowiska rzeczywiście jednostkowego w zakładzie pracy, z którym związane jest wykonywanie określonych, unikatowych funkcji zawodowych, nie zachodzi potrzeba porównywania zwalnianego pracownika z innymi zatrudnionymi osobami. Wówczas bowiem nie ma w tym zakładzie pracy pracowników wykonujących pracę tego samego rodzaju, lecz jednocześnie pracodawca powinien pamiętać o tym, iż kryteria pracowników do zwolnienia nie mogą mieć charakteru dyskryminacyjnego. W praktyce jednocześnie mamy też do czynienia z brakiem kompleksowego katalogu kryteriów doboru osób do zwolnienia.

W tym aspekcie zatem podstawowymi kryteriami doboru do zwolnienia powinny być takie aspekty, jak:

• przydatność pracownika dla pracodawcy
• kwalifikacje
• doświadczenie zawodowe
• sumienność
• staż pracy
• dyspozycyjność

Natomiast kryteriami uzupełniającymi w zakresie doboru pracownika do zwolnienia mogą być takie aspekty, jak:

• sytuacja osobista, rodzinna, zdrowotna pracownika
• status majątkowy
• korzystanie z urlopu bezpłatnego
• posiadanie innego źródła zatrudnienia
• uzyskanie już prawa do emerytury

W orzecznictwie sądowym podkreśla się istotne znaczenie kompetencji kluczowych z punktu widzenia potrzeb pracodawcy i to nawet kosztem pominięcia mniej istotnych kryteriów, jak chociażby dotychczasowy przebieg zatrudnienia czy też staż pracy. Jest to jednakże dopuszczalne pod warunkiem, że wybrane kryterium zostanie zastosowane w sposób jednolity wobec wszystkich ocenianych pracowników i że w odniesieniu do żadnego z nich nie będą miały decydującego znaczenie inne, dodatkowe czynniki.

Takie stanowisko sędziów jest wyrazem przyznania pracodawcy szerokiego zakresu swobody przy ustalaniu kryteriów doboru pracowników do zwolnienia. Tutaj bowiem sędziowie uznają, iż z perspektywy uzasadnionych potrzeb pracodawcy, wynikających z rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, dopuszczalnym jest przyjęcie jako jedynego kryterium doboru do zwolnienia oceny przydatności zawodowej danego pracownika.

Generalnie też to właśnie na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że zastosował on kryteria doboru pracowników do zwolnienia oraz że były one właściwe, a w tym względzie przede wszystkim zgodne z wymogiem stosowania obiektywnych oraz sprawiedliwych zasad oceny pracowników i wyników ich pracy.

W powyższym zakresie warto sobie uświadomić, iż w praktyce pracodawcy przegrywają procesy sądowe nie tylko z powodu formalnych uchybień przy wypowiadaniu stosunku pracy, lecz również wówczas, gdy likwidacja stanowiska pracy okazuje się pozorna. W tym aspekcie bowiem fikcyjne zlikwidowanie stanowiska pracy nie może stanowić rzeczywistej, obiektywnej oraz samodzielnej przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę i to zarówno w formie definitywnej, jak i również w formie zmieniającej. Gdy bowiem ustalimy, że doszło do pozornej likwidacji stanowiska pracy, wówczas mamy do czynienia z otwartą dla pracownika drogą do skutecznego dochodzenia roszczeń o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne bądź o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach.

Które jeszcze aspekty warto znać w kontekście skutecznego wypowiedzenia umowy o pracę?

Istotnym jest, iż dokumenty, które potwierdzają likwidację stanowiska pracy, są niezbędne, aby wykazać zamiar pracodawcy. Jednakże same w sobie nie są one jeszcze dowodem, że likwidacja miała charakter rzeczywisty. W takiej sytuacji bowiem sędziowie zazwyczaj weryfikują, czy na rzekomo zlikwidowane stanowisko nie został wkrótce zatrudniony nowy pracownik oraz czy zakres obowiązków pozostałych osób nie został faktycznie rozszerzony o zadania zlikwidowanego etatu.

Będziemy mieć do czynienia z pozorną likwidacją stanowiska pracy chociażby wówczas, gdy wprawdzie dochodzi do formalnego zniesienia danego stanowiska pracy, lecz w jego miejsce tworzone jest nowe stanowisko, często pod inną nazwą, które w istotnych elementach nie różni się od likwidowanego miejsca pracy. Z likwidacją stanowiska pracy nie będziemy mieć też do czynienia wówczas, gdy pracownik zatrudniony na nowo utworzonym stanowisku wykonuje w zasadzie te same obowiązki i na podobnych warunkach, które wcześniej przysługiwały pracownikowi zwolnionemu z rzekomo zlikwidowanego stanowiska.

Tak naprawdę ocena, czy mamy do czynienia z pozorną likwidacją stanowiska pracy, sprowadza się do porównania warunków zatrudnienia, a zatem treści stosunku pracy na nowym stanowisku z warunkami obowiązującymi na stanowisku formalnie zlikwidowanym. Tutaj zatem sama zmiana nazwy stanowiska pracy, przez zachowanie dotychczasowego zakresu obowiązków, nie jest wystarczającą podstawą do wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn dotyczących zakładu pracy i to nawet, jeśli pracodawca powoła się na zmiany organizacyjne, związane z restrukturyzacją. Taka analiza nie ogranicza się wyłącznie do zakresu czynności, ale obejmuje również inne warunki pracy oraz płacy. Z praktyki bowiem wynika, iż często obowiązki zlikwidowanego stanowiska pracy zostają powierzone innym pracownikom, czy też nawet osobom, które nie pozostają z pracodawcą w stosunku pracy.

Przykładowo zatem powierzenie zadań głównego księgowego, sprowadzających się do obsługi rachunkowej przedsiębiorstwa, osobie wykonującej te same czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, oznacza rzeczywistą likwidację stanowiska pracy, uzasadniającą wypowiedzenie umowy z przyczyn dotyczących zakładu pracy. Taka likwidacja ma bowiem wówczas charakter faktyczny, pomimo, że określone zadania nadal są wykonywane na rzecz pracodawcy.

W sytuacji natomiast, gdy stanowisko pracy jest elementem struktury organizacyjnej zakładu pracy, to jego rzeczywista likwidacja wymaga dokonania prawnie skutecznej zmiany owej struktury. W tym aspekcie o pozorności likwidacji nie przesądza z kolei sam fakt, że po jej dokonaniu pracodawca zatrudnia nowych pracowników na innych stanowiskach. W tym aspekcie bowiem zmniejszenie zatrudnienia w określonej grupie zawodowej nie musi oznaczać redukcji etatów w całym zakładzie pracy.

Istotne jest zatem, iż sama likwidacja stanowiska pracy nie prowadzi automatycznie do rozwiązania stosunku pracy. Aby bowiem wywołać taki skutek, koniecznym jest dokonanie jednej z czynności prawnych, wskazanych w art. 30 par. 1 pkt 1-3 kodeksu pracy. Stąd też, gdy z ustaleń faktycznych wynika, że nie doszło do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę, wówczas stosunek pracy nadal trwa i wtedy uzasadnione jest roszczenie pracownika o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Podsumowując, niebywale istotnym jest, iż wskazanie jedynie ogólnej podstawy zakończenia stosunku pracy, nie spełnia wymogu precyzyjnego uzasadnienia takowej decyzji. W tym aspekcie bowiem koniecznością jest przedstawienie przesłanek, na podstawie których właśnie dana osoba została wytypowana do rozwiązania umowy o pracę i to w taki sposób, by mogła ona ocenić zasadność działania pracodawcy oraz ewentualnie podjąć kroki odwoławcze. Stąd też samo powołanie się na zmiany organizacyjne jako przyczynę wypowiedzenia stosunku pracy jest niewystarczające. W tym zakresie bowiem pracodawca musi dodatkowo ujawnić, dlaczego zwalnia on tego konkretnego pracownika.