Pracodawcy i pracownicy nie znają nowych zasad działania kas zapomogowo-pożyczkowych

Pomimo, iż wdrożenie nowych zasad funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych powinno nastąpić rok temu, to nadal wiele podmiotów działa w ten sposób, iż stosuje stare przepisy, łamiąc obecnie obowiązujące regulacje. Niestety wielu pracodawców oraz pracowników nadal nie wie czym są kasy zapomogowo-pożyczkowe według nowo obowiązujących zasad.

Co jest zatem istotne w kontekście kas zapomogowo-pożyczkowych?

Generalnie ustawa z 11 sierpnia 2021 roku o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1666) zastąpiła wcześniejsze przepisy obowiązujące w tym zakresie. Termin na wdrożenie nowych przepisów upłynął 10 kwietnia 2023 roku, a zatem już od ponad roku obowiązują nowe zasady. Niestety wielu pracodawców, jak i sami członkowie kas zapomogowo-pożyczkowych nadal nie rozumieją czym stały się kasy zapomogowo-pożyczkowe (KZP) oraz międzyzakładowe kasy zapomogowo-pożyczkowe (MKZP) po tej reformie i co się z tym wiąże.

Warto wiedzieć, iż KZP są specyficznymi podmiotami, do których stosuje się wyjątkowe zasady na tle przepisów obowiązujących w innych krajach europejskich. KZP zwolnione zostały podmiotowo z podatku dochodowego oraz podatku od czynności cywilnoprawnych, a ze względu na obrót jedynie pieniężny, nie muszą stosować przepisów o VAT. KZP są zrzeszeniem ograniczonym jedynie do osób fizycznych, powiązanych z konkretnym pracodawcą, ale jego członkowie to nie tylko pracownicy, lecz również byli pracownicy oraz emeryci lub renciści.

KZP mają zatem unikalną nazwę, numer REGON, trzy ustawowe organy oraz szczegółowe cele działalności wraz z przyporządkowanymi do nich funduszami, w tym środkami własnymi. Co do zasady KZP gospodarują majątkiem swych członków, ich wkładami, mogą świadczyć dla nich usługi depozytowe, pożyczkowe lub zapomogowe. Autonomia KZP wyraża się chociażby w tym, że może się ona sama zawiązać i nie jest wymagana ani zgoda pracodawcy, ani związków zawodowych. Poza tym KZP samodzielnie określa warunki przyjmowania wkładów i warunki udzielania pożyczek, zasady gromadzenia funduszy na zapomogi oraz szczegółowe warunki ich świadczenia.

W powyższym kontekście na pracodawcę przerzucono wiele typowych kosztów organizacyjnych KZP, takich chociażby jak obsługa:

• lokalowa
• prawno-organizacyjna
• rachunkowa
• informatyczno-administracyjna
• kasowa

Najnowsza ustawa pozwala by KZP ustanawiały dodatkowe fundusze, przyjmowały fundusze oraz się przekształcały. W tym zakresie z niewielkiego zrzeszenia, działającego lokalnie przy małym pracodawcy, można przekształcić się w MKZP, obejmującą pracowników kilku pracodawców. Poza tym KZP może całkowicie uniezależnić się od pracodawcy i po spełnieniu odpowiednich warunków, przekształcić się w spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, bank spółdzielczy bądź też typowy bank.

Podkreślić warto, iż pomimo niezależności, na każdym etapie funkcjonowania KZP muszą dostosowywać swą strukturę organizacyjną do struktury pracodawców, których pracowników zrzeszają, a w przypadku likwidacji pracodawcy, kasy również ulegają likwidacji.

O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście nowych zasad funkcjonowania KZP?

Otóż istotnym jest, że KZP nie działa jak spółka i nie jest przedsiębiorcą, a zatem nie może prowadzić działalności gospodarczej. Zakaz prowadzenia działalności obejmuje również prawo do tworzenia innych podmiotów, a zatem KZP nie ma prawa tworzyć własnych, zależnych podmiotów, jak chociażby spółki celowe czy fundacje. Wymóg niepobierania wynagrodzenia przez członków organów KZP potwierdza analogię z innymi zrzeszeniami, gdzie władze pracują społecznie. W KZP aktywność zarządu, komisji rewizyjnej i walnych zebrań jest wspierana z mocy prawa przez pracodawcę i pracodawca nie może odmówić bądź nie wypełnić w tym zakresie swoich obowiązków. Pracodawca nie może przykładowo założyć, że zapłaci jedynie za obsługę księgową, a resztę kosztów musi ponieść sama kasa.

Z przepisów jednoznacznie wynika, iż pracodawca powinien czuwać nad tym, by nie został przez niego złamany żaden z przepisów ustawy o KZP, bowiem ciąży na nim obowiązek sfinansowania lub prowadzenia poprawnej rachunkowości KZP, która powinna być prowadzona odrębnie.

W praktyce w tym zakresie spotyka się pracodawców prowadzących rachunkowość KZP we własnych księgach analitycznych, co jest niedopuszczalne. Księgowość KZP jako zrzeszenia mającego odrębną od pracodawcy formę prawną i organizacyjną, odrębnie rejestrowaną, z określonym rokiem obrotowym oraz warunkami ogólnymi prowadzenia obsługi rachunkowej oraz ochrony danych osobowych, nie może stanowić części księgowości pracodawcy.

Jednocześnie pracodawca powinien pamiętać o zasadzie minimalizmu w zakresie przetwarzania danych osobowych, wystrzegając się przetwarzania nadmiarowych danych, jak chociażby o upoważnionych, poręczycielach czy też wysokości wkładów. Takie dane nie są mu do niczego potrzebne i należą w całości do członków, jak i samej KZP.

Istotnym jest, iż przekształcenie istniejących uprzednio podmiotów w KZP lub też MKZP nastąpiło z mocy ustawy. Warunkiem jednak tegoż przekształcenia było odpowiednie dostosowanie statutu, co wymagało uwzględnienia zmiany charakteru gospodarczego, sposobu funkcjonowania i obsługi kasy, a nie jedynie modyfikacji nazwy. Niestety z praktyki wynika, iż zmiany statutów często miały charakter jedynie pozorny, co nie spełnia wymogów ustawy o KZP.

W powyższym zakresie warto wiedzieć, iż członkowie dotychczasowych kas oraz jej zarząd oraz pracownicy i pracodawca, powinni wykonać następujące działania, by móc przekształcić się w KZP według nowych zasad:

• wydzielenie dokumentacji
• rozdzielenie rachunkowości
• uwzględnienie przepisów o ochronie danych osobowych
• przeniesienie archiwum od pracodawcy do KZP
• stworzenie siedziby
• zdeponowanie w siedzibie kluczowych aktów wewnętrznych
• podpisanie nowych zakresów umownych świadczonej pomocy

Niestety zdarza się w praktyce, iż często pracodawcy działają według dotychczasowych, utartych schematów, chociażby w zakresie rachunkowości, co jest tańsze i wygodniejsze dla wszystkich. Zdarza się również, iż pracodawcy nie chcą oddawać kontroli nad wielomilionowymi depozytami członków kas, które zasilają bezprawnie ich firmowe rachunki i dokonywać kosztownego utworzenia odrębnej rachunkowości dla KZP.

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście nowych zasad działania KZP?

Wartym podkreślenia jest, iż obecnie głównym celem funkcjonowania KZP jest zrzeszenie się członków i wpłacenie przez nich depozytów. W tym zakresie ważne jest, by członkowie mieli świadomość, że teraz to oni stali się suwerenami, donatorami, fundatorami oraz właścicielami, a nie jedynie beneficjentami organizacji. Członkowie KZP odpowiadają za wszelkie działania bądź zaniechania i nie mogą delegować swej odpowiedzialności na pracodawcę, zarząd lub związki zawodowe.

Obowiązkiem członków KZP jako właścicieli, oprócz regularnego deponowania minimalnej kwoty wkładu, jest sprawowanie bezpośredniego nadzoru właścicielskiego, poprzez chociażby coroczne zatwierdzanie sprawozdania finansowego oraz podejmowanie niezbędnych uchwał podczas walnych zebrań członków KZP.

Podkreślić należy również, iż KZP spełniać może również inne funkcje wspomagające rozwój pracodawcy, chociażby stanowiąc ciało konsultacyjne bądź też występować o wyróżnienia i nagrody dla aktywnie działających zatrudnionych na rzecz załogi, pracodawcy lub samej KZP. Kasa zapewniać może również bezpieczeństwo finansowe zrzeszonych członków, przeciwdziałać nadzwyczajnym sytuacjom losowym lub integrować zatrudnionych.

Ważnym jest, iż KZP, choć pojmowana jako organizacja społeczna, nie może liczyć na odpisy podatkowe w wysokości 1,5% jak organizacja pożytku publicznego, bo taką stać się nie może. Może ona natomiast otrzymywać subwencje, darowizny, a nawet spadki, zarówno od rodzimych pracodawców, jak i dawców indywidualnych. Wsparcie takie może mieć wymiar finansowy, w świadczeniu pracy lub innych formach, jak chociażby w postaci użyczenia, oddania do bezpłatnego użytkowania czy udzielenia dostępu. Tworząc zaś fundusze celowe, oparte na dobrowolnych wpłatach, darowiznach czy też częściach dochodów z lokat, może pokrywać te koszty własne, które służą celom rozwojowym i statutowym, a których nie musi, nie może lub nie chce pokrywać pracodawca.

Podsumowując, już od ponad roku obowiązują nowe zasady dotyczące kas zapomogowo-pożyczkowych. Niestety w praktyce wielu pracodawców i pracowników nadal do końca nie stosuje nowych zasad, nie mając wiedzy w tym zakresie czy też nie chcąc jej nabyć. W tym kontekście niebywale ważnym jest, iż zarówno kasy zapomogowo-pożyczkowe, jak i międzyzakładowe kasy zapomogowo-pożyczkowe są odrębnymi od pracodawcy podmiotami, w odniesieniu do których pracodawca ma jednak pewne obowiązki, których realizacji nie może odmówić. W tym zakresie najważniejszą kwestią jest umożliwienie prowadzenia kasie odrębnej rachunkowości.