Praca zdalna w obecnej rzeczywistości gospodarczej

Niebawem miną już 3 lata od uregulowania pracy zdalnej w kodeksie pracy. Niestety jednak z praktyki gospodarczej wynika, iż nadal ta forma zatrudnienia powoduje problemy w wielu przedsiębiorstwach, a nasilają się one zwłaszcza tam, gdzie pracodawcy stawiają na hybrydowy model zdalnego wykonywania obowiązków pracowniczych.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o funkcjonowaniu pracy zdalnej w obecnej rzeczywistości gospodarczej?

Z danych statystycznych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w I kwartale 2025 roku pracę zdalną, czyli wykonywaną poza przedsiębiorstwem, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, wykonywało 1,912 mln osób, gdzie w roku 2024 było to 1,614 mln osób. A ponadto 2,784 mln osób wykonywało swoje obowiązki w domu zwykle lub czasami, co stanowi liczbę o ponad 180,0 tys. osób więcej, aniżeli rok wcześniej.

Tym samym zauważyć należy, iż praca zdalna zyskuje ciągle na popularności, lecz rodzi też niestety coraz większe kłopoty, szczególnie w przedsiębiorstwach, stawiających na model hybrydowy, czyli z przewagą pracy stacjonarnej w skali miesiąca. Jak bowiem dostrzega Izabela Zawacka, radca prawny z Kancelarii Prawo Przedsiębiorstw i HR, generalnie pracodawcy mają poważny kłopot z tym jak traktować wnioski od pracowników będących na pracy hybrydowej o pracę zdalną okazjonalną, czyli świadczoną przez 24 dni w roku poza miejscem pracy. Jest to o tyle istotne, iż udzielenie zgody może prowadzić w praktyce do przekształcenia pracy hybrydowej w pracę całkowicie zdalną, a już tego pracodawcy chcieliby uniknąć.

W powyższym zakresie warto bowiem rozróżnić pracę hybrydową od pracy zdalnej okazjonalnej i tutaj warto pamiętać, iż:

• praca hybrydowa – wymaga wdrożenia porozumienia z pracownikiem albo wydania przez pracodawcę regulaminu czy podpisania porozumienia ze związkami zawodowymi o zasadach jej wykonywania lub uregulowania w układzie zbiorowym pracy; pracownik otrzymuje zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej najczęściej w postaci ryczałtu
• praca zdalna okazjonalna – jest wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika i ma charakter incydentalny; jej celem jest zaspokojenie nagłej potrzeby pracownika do pozostania w domu, a jednocześnie powyższe nie utrudnia wykonywania pracy; za dni pracy zdalnej okazjonalnej pracownikowi nie przysługują żadne dodatkowe świadczenia

Jak dostrzega Marta Kosakowska-Tomczyk, radca prawny oraz starszy prawnik w Kancelarii Raczkowski, warto podkreślić, iż 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej są dniami niezależnymi, czyli nie wliczają się one do puli regulaminowych dni pracy zdalnej. Jeżeli bowiem w przedsiębiorstwie jest ustalona pewna pula regulaminowych dni pracy zdalnej, wynikająca z założonego modelu hybrydowego, to każdy pracownik może ponad te dni wnioskować o 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej.

Prawnicy podkreślają, że pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć taki wniosek, a jednocześnie nie ma on obowiązku zgodzić się, bądź może on zgodzić się tylko na poszczególne lub pojedyncze dni pracy zdalnej okazjonalnej. Taka odmowa tutaj nie wymaga uzasadnienia wobec pracownika, jednakże jej przyczyny powinny zostać odnotowane wewnętrznie w celach dowodowych.

Podobne zdanie wyraża również Aleksandra Woźniak, radca prawny w Kancelarii Banasik Woźniak i Wspólnicy, Kancelaria Radców Prawnych, podkreślając, że praca zdalna jest formą organizacji pracy, a nie bezwzględnym prawem pracownika. W tym aspekcie bowiem należy pamiętać, iż kodeks pracy nie przewiduje ani jednej sytuacji, gdzie pracodawca jest bezwzględnie związany wnioskiem pracownika o pracę zdalną i dotyczy to nawet tych wniosków, składanych przez pracowników uprzywilejowanych, a zatem chociażby pracownicę w ciąży czy też pracownika wychowującego dziecko do lat 4. W tym przypadku bowiem pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku, gdy jest to niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika.

Generalnie odmowa zgody na pracę zdalną okazjonalną dotyczyć może zarówno tych przypadków, gdzie praca z przyczyn oczywistych nie może być wykonywana zdalnie, jak chociażby dlatego, że jest to praca fizyczna, jak i również tych przypadków, gdy pracownik biurowy jest znacznie mniej efektywny w domu, aniżeli w miejscu pracy. Dotyczyć to może również przypadków, gdy w danym okresie konieczna jest fizyczna obecność pracownika, jak chociażby z uwagi na udział w negocjacjach czy spotkaniach stacjonarnych, bądź też, gdy w danym okresie dotyczy to tajemnicy przedsiębiorstwa, a łącza zdalne nie zapewniają stuprocentowego bezpieczeństwa.

Tym samym pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o okazjonalną pracę zdalną, a granice jako uznania w tym zakresie wyznacza jedynie zasada równego traktowania w zatrudnieniu oraz zakaz dyskryminacji. A w sytuacji częściowego uwzględnienia wniosku, konieczne będzie potwierdzenie przez pracownika zamiaru wykonywania pracy zdalnej tylko przez część proponowanego we wniosku okresu.

O jakich jeszcze zagadnieniach warto pamiętać w kontekście pracy zdalnej okazjonalnej?

Jak dostrzega Angelika Czarnecka, radca prawny zarządzająca praktyką prawa pracy w Kancelarii J.Dauman Legal, należy zwrócić uwagę na to, iż ewentualne przejście w praktyce na niemal całkowitą pracę zdalną z modelu hybrydowego nie wynika z konstrukcji przepisów, lecz z określonych decyzji organizacyjnych danego pracodawcy. W tym aspekcie bowiem praca hybrydowa określa maksymalny, akceptowalny przez strony zakres pracy zdalnej, stąd też, jeśli przez akceptację kolejnych wniosków o pracę zdalną okazjonalną zakres ten ulegnie istotnemu rozszerzeniu, dochodzi nie do zmiany podstawy prawnej zatrudnienia, lecz do rozmycia ustalonego modelu organizacji pracy w danym przedsiębiorstwie.

I w takiej sytuacji pracodawca jest uprawnionym do reakcji, a w tym do odmowy na dalszą zgodę na pracę zdalną okazjonalną, wskazując na konieczność zachowania przyjętego modelu pracy i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania procesu pracy w danym zakładzie pracy.

Generalnie kolejna istotna kwestia dotycząca pracy zdalnej dotyczy tego, czy pracodawcy mogą się jakoś zabezpieczyć przed tym, by praca hybrydowa ostatecznie nie przekształciła się w całkowitą pracę zdalną, jeśli pracodawca tego nie chce.

Jak tutaj dostrzega Izabela Zawacka, pracodawcy, którzy zdecydują się na systemowe wprowadzenie pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy, jak chociażby w układzie zbiorowym pracy, wdrożyć mogą regulację, zgodnie z którą w ramach pracy zdalnej, udzielanej w systemie hybrydowym, do liczby dni pracy zdalnej w takim systemie wlicza się z góry prawo do 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej. W tym zakresie bowiem nie ma przeszkód, by pracodawcy udzielający pracy zdalnej na podstawie wyżej wymienionego art. 67.19 par. 6 kodeksu pracy, określili, iż w ramach pracy zdalnej zawiera się również liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej.

W podobnym tonie wypowiada się również Agnieszka Czarnecka, podkreślając, że kluczowe znaczenie ma precyzyjne ukształtowanie zasad pracy hybrydowej i to już na etapie jej uzgadniania z przedstawicielami załogi przedsiębiorstwa. W tym zakresie bowiem pracodawca może określić minimalną liczbę dni nieobecności w biurze i zastrzec, iż praca zdalna okazjonalna nie może naruszać harmonogramu hybrydowego oraz uzależnić zgodę na dodatkowe dni pracy zdalnej od bieżących potrzeb organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Generalnie też w razie odmowy pracodawca może jednoznacznie powołać się na treść zawartego porozumienia o pracy hybrydowej, bowiem taka argumentacja mieści się w granicach uprawnień pracodawcy i nie wymaga wykazywania trwałej niemożliwości wykonywania pracy w biurze.

Podsumowując, przepisy, które wprowadziły do polskiego kodeksu pracy zasady dotyczące pracy zdalnej, obowiązują już w praktyce niemalże 3 lata. Niestety nadal budzą one jednak pewne problemy interpretacyjne w wielu przedsiębiorstwach, a już szczególnie dotycząc modelu wykonywania pracy zdalnej w wersji hybrydowej. W tym przypadku bowiem problemem jest określenie pracy zdalnej okazjonalnej, która przysługuje każdemu zatrudnionemu w wymiarze 24 dni w roku. W tym aspekcie należy jednak pamiętać, iż praca zdalna okazjonalna wynika z przyczyn osobistych pracownika, gdy musi on pozostać w domu i jej wymiar może zatem wliczać się do ogólnie ustalonego limitu pracy wykonywanej w ramach pracy zdalnej w modelu hybrydowym. Powyższe ustalenia skutecznie określić można w regulaminie pracy, by nie było tutaj później niedomówień i niedopowiedzeń.