Praca zdalna w księgowości

W dobie epidemii praca zdalna stała się powszechną wszędzie tam, gdzie było to możliwe. Tego typu rodzaj świadczenia pracy występuje obecnie nawet tam, gdzie jeszcze niedawno nikt nie wyobrażał sobie takiej możliwości. Taka sytuacja dotyczy też księgowości, przed epidemią bowiem wydawało się, iż księgowa to taka osoba, która musi pracować stacjonarnie. Obecnie zaś, ten model pracy został doceniony przez pracodawców i stał się powszechną praktyką pomimo zniesienia wielu obostrzeń.

Co zatem można stwierdzić o pracy księgowej w warunkach pracy zdalnej?

Okazuje się dziś, iż dział księgowości jest tą komórką organizacyjną, która może wykonywać swe obowiązki poza siedzibą pracodawcy. Zresztą, na ten rodzaj świadczenia pracy przeszły zarówno działy księgowości w przedsiębiorstwach, jak i biura rachunkowe. I w wielu sytuacjach praca zdalna doskonale się sprawdza, zdając egzamin na tym polu.

Przepisy o pracy zdalnej, na podstawie których można obecnie świadczyć pracę w tej formie, zostały wprowadzone specustawą z dnia 2 marca 2020 roku. Obecnie zaś przy okazji nowelizacji ustawy o delegowaniu pracowników zdecydowano o przedłużeniu okresu stosowania home office do 3 miesięcy od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii.

Póki co praca zdalna nie została jednak uregulowana w kodeksie pracy (trwają prace nad jej unormowaniem), tym samym jej stosowanie jest ograniczone czasowo. Jednakże po wprowadzeniu tych zapisów do kodeksu pracy, praca zdalna na stałe zagości w polskim krajobrazie rynku pracy.

Co sprawia, iż praca zdalna może być już dziś z powodzeniem stosowana w księgowości?

Na pewno ułatwieniem dla zastosowania pracy zdalnej w księgowości jest postępująca cyfryzacja księgowości. Obecnie bowiem coraz więcej podmiotów korzysta z takich rozwiązań jak:

• elektroniczny obieg dokumentów
• e-faktury
• zamówienia czy umowy w wersji on-line
• dokumenty bankowe w wersji on-line
• podpis elektroniczny
• możliwość przechowywania dokumentacji w tak zwanej chmurze

Jednakże korzystając z tych wszystkich rozwiązań należy mieć na uwadze bezpieczeństwo. Istotny jest zatem zaufany dostęp do sieci lub chmury, jak i przestrzeganie wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych.

Jeżeli natomiast pracownik księgowości nie ma dostępu do chmury czy też sieci, istotnym jest to, by przechowywane dane były odpowiednio zabezpieczone. Jeśli miejscem przechowywania danych mają być urządzenia przenośne (pamięć USB), to bezwzględnie muszą być szyfrowane i chronione hasłem.

Kolejnym elementem ułatwiającym zdalne wykonywanie obowiązków w dziale księgowym jest możliwość używania programu, który korzysta z tak zwanego zdalnego pulpitu. Dzięki temu pracując z domu, dana osoba ma dostęp do wszystkich programów i plików, jakie są na komputerze służbowym stojącym w siedzibie przedsiębiorstwa. Ponadto coraz częściej producenci oprogramowania oferują też możliwość zakupu programów księgowych w wersji on-line.

Jednakże w takiej sytuacji należy też zweryfikować, czy dane są bezpieczne. Wówczas jedną ze stosowanych metod jest znana z bankowości internetowej funkcja dwuetapowego logowania. Jest ono stosowane po to, by w razie utraty hasła nadal było dodatkowe zabezpieczenie przed utratą danych. Jeszcze inny element to kwestia kopii zapasowych, które częstokroć są już standardowym elementem danego oprogramowania.

A co z wykorzystywaniem prywatnego sprzętu do pracy zdalnej w dziale księgowości?

Generalnie wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone tylko wtedy, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to jej rodzaj. Co do zasady, zgodnie ze specustawą z dnia 2 marca 2020 roku, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy w formie zdalnej praz jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Jednakże to nie wyklucza, iż przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może korzystać z prywatnego komputera czy też telefonu komórkowego, pod warunkiem wszakże, iż spełni określone warunki. By zatem pracownik księgowości mógł przy wykonywaniu pracy zdalnej korzystać z prywatnych urządzeń, musi być zapewnione poszanowanie i ochrona informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. By te warunki spełnić, osoba pracująca zdalnie powinna na swoim komputerze sprawdzić, czy:

• system operacyjny jest aktualny
• oprogramowanie jest aktualne, szczególnie antywirusowe
• dokonane są niezbędne aktualizacje
• na bieżąco aktualizowane są zainstalowane programy antymalware i antyspyware

Ponadto pracownik powinien rozważnie instalować na swoich urządzeniach oprogramowanie, pobierając je najlepiej ze stron producentów. Ponadto, w przypadku korzystania z tego sprzętu przez domowników, zalecanym byłoby utworzenie odrębnego konta chronionego hasłem.

Odnośnie zaś skrzynki mailowej to wszelką korespondencję należy prowadzić posługując się służbowym mailem. Jeżeli pracodawca tego nie zapewnił, wtedy korzystanie z maila prywatnego musi być szczególnie rozważne i bezpieczne.

Generalnie instalując cokolwiek lub posługując się różnymi aplikacjami na prywatnym komputerze wykorzystywanym do pracy zdalnej warto zadbać o to, by korzystać z zastosowanych w nich mechanizmów ochrony prywatności oraz koniecznie stosować hasła dostępu czy też dodatkowe sposoby logowania.

A jak w pracy zdalnej osoba zajmująca się księgowością powinna radzić sobie z dokumentami?

Zgodnie z specustawą z dnia 2 marca 2020 roku praca zdalna nie wymaga wykonywania pracy tylko za pomocą narzędzi internetowych (w odróżnieniu od uregulowanej w kodeksie telepracy, która taki wymóg posiada). Specustawa mówi bowiem o tym, iż praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Taki zapis oznacza, iż efekty pracy nie muszą być przekazywane tylko przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracownik może zatem efekty swej pracy dostarczać również w formie papierowej (za pośrednictwem kuriera, poczty czy też osobiście). To ważne dla pracowników księgowości, którzy czasami mogą, a wręcz muszą mieć dostęp do papierowej formy dokumentów.

Jednocześnie, na co zwrócił uwagę prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pracodawca, podejmując decyzje o umożliwieniu pracownikom korzystania z dokumentacji papierowej podczas wykonywania pracy w formie zdalnej, musi podjąć działania mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych. Powinien zatem dokonać oceny niezbędności wykorzystywania dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej, biorąc pod uwagę charakter danych, cele, dla których są przetwarzane, jak i dostępne środki. Ocenie należy też poddać to, czy do wykonania danej pracy koniecznym jest dostęp do danych osobowych, czy też można korzystać z dokumentów zanonimizowanych.

Zdaniem prezesa UODO w tym temacie, praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeśli pracodawca:

• wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej
• ma możliwość szybkiego, bezpiecznego i sprawnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
• może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów

Jeżeli jednak nie ma możliwości zastosowania żadnego z powyższych rozwiązań, wówczas warto rozważyć pracę na kopiach niezbędnych dokumentów. Takie podejście znacząco minimalizuje ryzyko naruszenia integralności danych, jak i ich utraty. Pracownik jednakże jest zobowiązany do chronienia kopii dokumentów tak samo, jak ich oryginałów.

Podsumowując, praca zdalna w dziale księgowości jest już dziś jak najbardziej możliwa i coraz powszechniejsza. Okazuje się, iż nawet wówczas, gdy do pracy wymagane jest posługiwanie się dokumentacją papierową. W zasadzie to zapewne już niedługo ten dział wielu przedsiębiorstw pracował będzie właśnie w ten sposób. Jedyną niewiadomą pozostają obecnie zasady tej pracy w przyszłości, gdyż aktualne jej zasady, na bazie specustawy, obowiązują tylko do określonego czasu. Należy zatem przyglądać się pracom trwającym w resorcie pracy, z których zapewne już niedługo wyłoni się propozycja zasad pracy zdalnej, która powinna być na stałe wpisana do kodeksu pracy.

Praca w Holandii? Sprawdź jak wyjechać do pracy https://szukampracy.pl/blog/wyjazd-do-holandii-z-agencja-pracy-czy-na-wlasna-reke/