Praca zdalna i jej mankamenty

Praca zdalna na stałe już wrosła w polski krajobraz rynku pracy. I wraz z jej upowszechnieniem, pomimo braku jeszcze unormowań w polskim kodeksie pracy w tym zakresie, zaczyna ona stwarzać pewne problemy. Pojawiają się bowiem pierwsze roszczenia pracowników, którzy w ten właśnie sposób świadczą pracę wobec swego pracodawcy. Roszczenia te dotyczą nieszczęśliwych zdarzeń podczas pracy, jak i rekompensat za ponoszone koszty.

Jak dziś funkcjonuje praca zdalna?

Otóż stała się ona jednym z podstawowych remediów na problemy przedsiębiorstw związane z kryzysem gospodarczym i wprowadzanymi obostrzeniami. I jej stosowanie jest cenione u coraz większej ilości przedsiębiorców, jednakże wiąże się też z dodatkowym ryzykiem.

Eksperci prawa pracy wskazują, iż do prawników zaczynają zgłaszać się osoby, które w trakcie zdalnego wykonywania obowiązków doznały wypadków (chociażby poparzenia gorącym napojem lub upadku spowodowanego nieprawidłowym rozmieszczeniem sprzętu i okablowania w domu). Jak zauważa Małgorzata Lorenc z przedsiębiorstwa Lorenc – Doradztwo Kadrowe i Personalne, zna na przykład pracownika, który poparzył się wrzątkiem, robiąc herbatę i jednocześnie prowadząc służbową rozmowę telefoniczną. Taka sytuacja jest bez wątpienia wypadkiem przy pracy, chociaż do zdarzenia doszło w domu pracownika. Jednakże inne przypadku nie są już tak jednoznaczne w ocenie.

Tymczasem przepisy specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, które umożliwiły pracodawcom polecenie wykonywania pracy zdalnej pracownikom nie regulują w sposób szczególny odpowiedzialności za bhp. Zatem należy przyjąć, iż ponosi ją nadal pracodawca na podstawie przepisów kodeksu cywilnego, a na dodatek musi on liczyć się z jeszcze innego rodzaju roszczeniami.

Jak bowiem zauważa Alina Giżejowska, radca prawny i partner w Kancelarii A.Sobczyk i Współpracownicy, już w okresie letnim osoby zatrudnione zaczęły kierować do pracodawców wnioski o wypłatę ryczałtów, które zrekompensowałyby im podwyższone koszty, jakie ponoszą one w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych w domu. Generalnie chodzi tutaj chociażby o wyższe rachunki za energię, wodę czy też inne media. I zatrudniający muszą poważnie liczyć się z takimi roszczeniami, szczególnie, iż po zmianie przepisów praca zdalna może być polecana przez dłuższy czas, a nie jak pierwotnie wynikało ze specustawy, czyli do 4 września 2020 roku.

Jak zatem na te problemy i roszczenia spojrzeć powinni pracodawcy?

Otóż nade wszystko pracodawcy powinni pamiętać, iż zgodnie z art. 94 kodeksu pracy (KP) muszą oni zaznajomić zatrudnionych z zasadami wykonywania pracy na danych stanowiskach, organizować ją w sposób zmniejszający jej uciążliwość oraz zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Generalnie bowiem specustawa ich z tych obowiązków nie zwolniła.

Jeżeli zatem dojdzie do wypadku przy pracy, obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie jego okoliczności i przyczyn oraz zastosowanie odpowiednich środków zapobiegających. Pracownikowi zaś przysługują świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego wypłacanego przez ZUS.

Dla pracodawcy ważne jest też, iż ponosi on w takim przypadku odpowiedzialność uzupełniającą (chociażby cywilną, gdy szkoda poniesiona w wyniku nieszczęśliwego wypadku przewyższa świadczenia z ZUS). Ma to szczególnie ważne znaczenie w przypadku kierowania do wykonywania pracy w formie zdalnej, gdyż zatrudniający w praktyce ma ograniczony wpływ na możliwość kształtowania warunków pracy. A od tego, czy pracodawca dochował dbałości o zapewnienie bhp zależy zakres jego odpowiedzialności.

Stąd też, jak zauważa Alina Giżejowska, pracodawcy powinni podejmować działania, które ograniczą ryzyko wypadków, a jednocześnie potwierdzą, iż zadbali oni o bezpieczeństwo. I w tej sytuacji nawet jeśli do zdalnego wykonywania obowiązków najczęściej kierowani są pracownicy biurowi, nie będący już zobowiązani do odbywania okresowych szkoleń bhp, to warte zadbać o to, by im takie szkolenie zorganizować. Dobrym rozwiązaniem jest też przygotowanie im przystępnie napisanej instrukcji pracy zdalnej, gdzie określone zostaną choćby takie kwestie, jak prawidłowe ustawienie oświetlenia, monitora czy też miejsca do siedzenia.

Dobrze byłoby też, gdyby pracodawcy umożliwili zatrudnionym kierowanie pytań w sprawie organizacji obowiązków poza siedzibą przedsiębiorstwa. Generalnie bowiem im więcej takich działań podejmie pracodawca, tym łatwiej będzie, w razie sporu sądowego z pracownikiem, wykazać, iż jego odpowiedzialność za nieszczęśliwe zdarzenie jest ograniczona, gdyż pracownik został odpowiednio przeszkolony i poinstruowany.

Jakie jeszcze roszczenia kierować mogą pracownicy zdalni wobec pracodawcy?

Kolejną kwestią, z którą muszą się liczyć pracodawcy polecający wykonywanie pracy w formie zdalnej, są żądania rekompensaty podwyższonych kosztów domowych. Teoretycznie specustawa ich do tego nie zobowiązuje, a sami pracodawcy często podkreślają, iż pracownicy też odnoszą korzyści z takiej formy świadczenia pracy, gdyż przykładowo nie ponoszą kosztów dojazdu do siedziby przedsiębiorstwa.

Jednakże zatrudniony wykonuje zadania nie dla siebie, ale dla pracodawcy. A ten przecież także oszczędza, chociażby na wynajmie powierzchni biurowych, opłat za energię, wodę itp. I jeśli pracodawca nie wypłaci pracownikowi żadnej rekompensaty z tego tytułu, to musi liczyć się z tym, iż w razie zakończenia zatrudnienia pracownik zwróci się do sądu o rekompensatę na podstawie przepisów kodeksu cywilnego (KC).

W tej sytuacji istotne jest bowiem, iż pracodawcy płacą pracownikowi za uzasadnione koszty podróży lub też zwracają pieniądze, które wydał na rzecz przedsiębiorstwa, jak chociażby w razie konieczności szybkiej naprawy służbowego auta. Zatem jeśli pracodawca zleca wykonywanie pracy w formie zdalnej, dobrze byłoby, gdyby ustalił pewną kwotę ryczałtu, odzwierciedlającego rzeczywiste koszty ponoszone przez pracowników.

Kolejnym problemem w związku z wykonywaniem pracy w formie zdalnej może okazać się depresja. Należy bowiem pamiętać, iż długotrwałe wykonywanie pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa może negatywnie wpływać na stan psychofizyczny zatrudnionego. W tym kontekście pojawiają się jednak wątpliwości, czy jeśli pracownik będzie miał depresję (gdyż przykładowo mieszka sam i ograniczono mu w ten sposób kontakty międzyludzkie), może domagać się od pracodawcy rekompensaty, chociażby za koszty wizyt u psychologa.

Jak zauważa profesor Monika Gładoch, radca prawny w Kancelarii M.Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, raczej takich podstaw nie ma. Po pierwsze sama depresja ma bowiem wielopłaszczyznowe przyczyny i trudno jednoznacznie wskazać, iż wynika wyłącznie z konieczności wykonywania obowiązków poza siedzibą przedsiębiorstwa. Po drugie zaś, by domagać się zadośćuczynienia, należałoby wykazać bezprawność jego działania. Tymczasem kierowanie do wykonywania pracy w formie zdalnej wynika wprost ze specustawy uchwalonej jako przeciwdziałanie rozprzestrzeniającej się epidemii.

Z drugiej jednak strony powyższe nie oznacza, iż pracodawcy nie powinni w ogóle interesować się zdrowiem psychofizycznym pracownika, gdyż jest to przecież szerszym elementem dbania o higienę pracy. W tym względzie pracodawcy mogą zapewnić zatrudnionym możliwość korzystania z usług psychologa, jak i zgłaszania skutków, jakie wywołuje u nich wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą przedsiębiorstwa.

W tym względzie dobrym rozwiązaniem wydaje się też być przeprowadzanie cyklicznej ankiety wśród zatrudnionych na temat ich funkcjonowania podczas pracy zdalnej. A takie działania, w przypadku sporu chociażby o rekompensatę, będą potwierdzały, iż pracodawca dochował należytej staranności w zakresie dbałości o bhp.

Podsumowując, kierując pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie może poprzestać na wręczeniu mu komputera. To wymaga znacznie szerszego podejścia, a już na pewno interesowania się zdrowiem i samopoczuciem pracownika. Istotne w tym względzie są kwestie poinformowania i przeszkolenia z zakresu podstawowych zasad bhp, ustalenia ewentualnych rekompensat, jak i zadbania o jego stan psychofizyczny. Dopiero zainteresowanie się w tym wszystkimi aspektami sprawia, iż można będzie stwierdzić, że pracodawca odpowiednio zadbał o bezpieczeństwo i higienę pracy pracowników wykonujących pracę w formie zdalnej.