Nowe zasady dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej oraz pracy zdalnej za granicą

Już niedługo zacznie obowiązywać najnowsza nowelizacja kodeksu pracy (na podstawie ustawy z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw), dotycząca wprowadzenia zasad pracy zdalnej oraz badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie. Nowelizacja ta wprowadza między innymi zasady okazjonalnej pracy zdalnej oraz reguluje jej wykonywanie poza granicami Polski.

Jakie są zatem zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej?

Zasadniczo, ze względu na swój odmienny charakter, okazjonalna praca zdalna w nowelizacji kodeksu pracy uregulowana została inaczej w stosunku do pracy zdalnej świadczonej całkowicie lub też częściowo w sposób stały. Zgodnie z jej brzmieniem, okazjonalna praca zdalna będzie mogła być wykonywana jedynie incydentalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym i wyłącznie z uwagi na indywidualną potrzebę jej wykonywania przez pracownika.

Tym samym wniosek o okazjonalną pracę zdalną będzie mógł złożyć jedynie pracownik, a inicjatywy w tym zakresie nie będzie mógł zgłosić pracodawca. W uzasadnieniu do projektu nowelizacji kodeksu pracy, jako przykłady indywidualnej potrzeby wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, wskazano konieczność sprawowania doraźnej opieki nad członkiem rodziny bądź też wyjazdu poza stałe miejsce wykonywania pracy, celem załatwienia spraw osobistych.

Samo uzależnienie zastosowania okazjonalnej pracy zdalnej od doraźnych i indywidualnych potrzeb pracownika, umożliwia wystąpienie z odrębnym wnioskiem o jej wykonywanie również przez pracowników pracujących hybrydowo. Dla nich bowiem okazjonalna praca zdalna będzie pewnym dodatkiem do pracy zdalnej świadczonej zwyczajowo przez część tygodnia.

Wartym zastanowienia w tym kontekście jest to, czy pracownik będzie mógł wykorzystać cały limit okazjonalnej pracy zdalnej za jednym razem. Analizując brzmienie nowych przepisów wydaje się, iż nie ma ku temu przeszkód i rozwiązanie takie jest dopuszczalne, co znajduje swe uzasadnienie chociażby w tym, iż mając na uwadze wskazane przykłady wykorzystania okazjonalnej pracy zdalnej, można założyć, iż może być ona wykorzystana w całości jednorazowo. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie chociażby potrzebę zaopiekowania się dzieckiem ze złamaną nogą, co może wymagać właśnie stałej obecności pracownika w domu przez dłuższy czas, pozostającej przy tym zdarzeniem incydentalnym.

Z uwagi na szczególny charakter okazjonalnej pracy zdalnej, część przepisów mających zastosowanie do pracy zdalnej na zasadach ogólnych została wyłączona. Zatem pracodawca, w stosunku do takiego pracownika, nie będzie zobowiązany między innymi do:

• przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika
• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• pokrycia kosztów pracy zdalnej
• zapewnienia pomocy technicznej
• zapewnienia niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy

W tym kontekście ewentualny zwrot kosztów pracy zdalnej zależeć będzie jedynie od woli pracodawcy, a poza tym okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba będzie również uregulować w porozumieniu ze związkami zawodowymi, ani też w regulaminie pracy zdalnej.

W tym aspekcie zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej oraz jej kontroli będą mogły być ustalane indywidualnie z pracownikiem, a fakt jej wykonywania nie wpłynie na obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

A co zatem powinniśmy wiedzieć o wykonywaniu pracy zdalnej z zagranicy?

Generalnie wielu pracodawców, wychodząc naprzeciw potrzebom pracowników, już w czasie epidemii zdecydowało się wprowadzić specyficzny benefit w postaci możliwości świadczenia pracy zdalnej zza granicy (tak zwany workation). Jednakowoż praca zdalna z zagranicy wiąże się z szerszym katalogiem obowiązków, które powinien spełnić pracodawca, by nie narazić się na konsekwencje finansowe.

W tym kontekście nowelizacja kodeksu pracy nie stoi na przeszkodzie dalszemu oferowaniu przez pracodawców takiej możliwości i ustawodawca w żaden sposób nie wypowiedział się w tym zakresie, pozostawiając stronom stosunku pracy możliwość ustalenia, iż pracownik będzie mógł w pewnym zakresie świadczyć pracę zdalną również spoza terenu kraju.

Ważnym jest jednak, by pracodawcy, przed kontynuowaniem oferowania pracownikom wspomnianego powyżej benefitu i wyrażeniem zgody na tego rodzaju formę wykonywania pracy, w należyty sposób zabezpieczyli swe interesy oraz pamiętali o spełnieniu dodatkowych wymogów wynikających z nowych przepisów krajowych. Gdy tego nie uczynią, mogą ryzykować poniesieniem kar, które wynosić mogą w nawet kilkaset tysięcy euro oraz ewentualnymi konsekwencjami na gruncie polskiego prawa.

Najważniejszą kwestią jest sama weryfikacja warunków pracy za granicą, bowiem pracodawcy powinni mieć świadomość, że ich obowiązki będą różnić się w zależności od państwa, z terenu którego pracownik będzie wykonywał tę pracę. Pracodawca zatem powinien zweryfikować przede wszystkim formalności, jakich winien dopełnić oraz oszacować koszty i realną datę, od której pracownik będzie mógł rozpocząć świadczenie pracy z zagranicy. Pracodawcy powinni zweryfikować przepisy imigracyjne oraz swoje obowiązki w zakresie:

• obowiązków podatkowych
• obowiązków składkowych
• właściwego prawa

W kwestii weryfikacji formalności imigracyjnych należy pamiętać, iż wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z terenu konkretnego państwa wymagać może uzyskania dla niego stosownego zezwolenia. Kolejną kwestią jest również i to, że regulacje dotyczące pracowników będących obywatelami Unii Europejskiej co do zasady nie będą stosowały się do pracowników nieposiadających unijnego obywatelstwa. Tym samym wystąpić może sytuacja, gdzie możliwość skorzystania przez niektórych pracowników z workation w konkretnej destynacji będzie znacznie utrudniona.

O czym jeszcze powinni pamiętać pracodawcy w kontekście wykonywania pracy zdalnej przez pracownika z zagranicy?

Co do zasady pracodawcy muszą być świadomi kwestii podatkowych związanych z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej za granicą. W sytuacji, gdy Polskę i kraj, w którym pracownik będzie wykonywał pracę, wiąże umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, pracownik będzie zobowiązany do opłacania podatków wyłącznie w Polsce. Jednak często ów brak obowiązku opłacania podatków w kraju destynacji będzie skorelowany z okresem świadczenia z jego terenu pracy przez pracownika. Zwolnienie z obowiązku płacenia podatków nie będzie przysługiwało chociażby wówczas, gdy pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego w kraju destynacji lub też, gdy wynagrodzenie pracownika wypłacane mu będzie przez zakład podatkowy pracodawcy z Polski, funkcjonujący w kraju destynacji.

Pracodawcy nie mogą też zapominać o swych zobowiązaniach z tytułu ubezpieczeń społecznych. W przypadku niektórych państw wystąpić może bowiem sytuacja, gdzie niezbędne będzie zarejestrowanie pracownika w zagranicznym organie rentowym i opłacanie za niego składek już od pierwszego dnia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. W przypadku państw należących do Unii Europejskiej zasadniczo wystarczy w tym względzie uzyskanie w ZUS zaświadczenie A1, co jest równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania składek za granicą.

Kolejną ważną kwestią jest dodatkowa weryfikacja warunków pracy pracownika, przed udaniem się przez niego na workation. Wobec pracownika świadczącego pracę zdalną za granicą w ograniczonym zakresie stosowane będą bowiem przepisy kraju, w którym wykonywał będzie on pracę zdalną. W szczególności mowa jest w tym kontekście o przepisach dotyczących:

• minimalnego wynagrodzenia
• okresów odpoczynku
• wymiaru urlopu
• limitu nadgodzin
• zasad bhp

Niezbędnym będzie również zbadanie czy przepisy prawa kraju destynacji nie nakładają na pracodawcę dodatkowych obowiązków, związanych chociażby z ewentualnym wypadkiem pracownika przy pracy.

Jak zatem w praktyce podejść do zagadnienia wdrożenia zasad pracy zdalnej świadczonej z zagranicy?

Pracodawca na pewno powinni rozważyć wdrożenie w swych organizacjach procedur związanych z udzielaniem zgód na świadczenie pracy zdalnej z zagranicy. W tym kontekście na pewno dobrym rozwiązaniem będzie uzupełnienie o te zagadnienia regulaminu pracy zdalnej. W dokumencie odnoszącym się do pracy zdalnej pracodawcy na pewno powinni uregulować między innymi takie zagadnienia, jak:

• określenie sposobu w jaki pracownicy powinni wnioskować o wykonywanie pracy z zagranicy oraz poinformowanie o procedurze i terminie rozpoznania wniosku
• uregulowanie kwestii zasad korzystania ze sprzętu służbowego
• określenie zasad porozumiewania się z pracownikiem oraz potwierdzania jego obecności na stanowisku pracy w razie pracy z zagranicy
• określenie procedury ochrony danych osobowych oraz sposobu odebrania od pracownika potwierdzenia zapoznania się z jej treścią
• określenie odrębnej procedury dotyczącej rozliczania kosztów pracy zdalnej

Pracodawcy na pewno powinni również upewnić się, iż na pracowników świadczących pracę zdalną, wykonujących ją za granicą, nałożony został obowiązek wskazania pracodawcy konkretnego adresu, pod którym przebywają. Jest to ważne nie tylko ze względu na istnienie takiego wymogu w nowych przepisach kodeksu pracy, lecz również z uwagi na to, że pracodawca powinien o tym wiedzieć chociażby na potrzeby postępowania po wypadku przy pracy.

Kolejne ważne zagadnienie w tym temacie dotyczy bezpieczeństwa i higieny pracy. Tak jak bowiem w przypadku klasycznej pracy zdalnej, w wewnętrznych dokumentach odnoszących się do pracy zdalnej z zagranicy, powinno zostać określone zobowiązanie pracownika do zorganizowania stanowiska pracy z uwzględnieniem przedstawionych wymagań ergonomii, a także do dbania we własnym zakresie o przestrzeganie zasad bhp w miejscu świadczenia przez niego pracy zdalnej. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien podpisać oświadczenie, gdzie potwierdza on zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie do ich przestrzegania.

Na jakie jeszcze aspekty wykonywania pracy powinien zwrócić uwagę pracodawca w kontekście zdalnego wykonywania obowiązków z zagranicy?

Kolejną istotną kwestią w odniesieniu do wykonywania pracy zdalnej z zagranicy jest zadbanie o to, by pracownicy tacy posiadali ubezpieczenie, które pokryje koszty leczenia oraz ewentualnych hospitalizacji w kraju, z terenu którego wykonują oni pracę zdalną. To rozwiązanie jest szczególnie istotne w kontekście wyjazdu pracownika do kraju znajdującego się poza Unią Europejską, a więc takiego, gdzie uzyskanie karty EKUZ jest niemożliwe.

W każdym jednak przypadku warto zadbać o to, by pracownik świadczący praca zdalną za granicą, posiadał kompleksowe ubezpieczenie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca zobowiązał swych pracowników do wykupienia takiego ubezpieczenia na własny koszt.

Jeszcze inna kwestia dotyczy możliwości świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej z zagranicy. Na podstawie analizy nowelizacji kodeksu pracy uznać należy, iż rozwiązanie takie jest dopuszczalne, o ile pracodawca faktycznie będzie kontrolował przestrzegania przez pracowników maksymalnych dopuszczalnych terminów świadczenia pracy zdalnej w formule okazjonalnej. Jednak nawet okazjonalna praca zdalna nie zwalnia pracodawców ze wskazanych już powyżej obowiązków dotyczących bhp.

Podsumowując, nowelizacja kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku wprowadza na stałe do polskiego porządku prawnego zasady wykonywania pracy w sposób zdalny oraz dodatkowo możliwość badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie. W ramach wprowadzonych nowych przepisów mamy do czynienia chociażby z okazjonalną pracą zdalną, która może być wykonywana w wymiarze do 24 dni kalendarzowych w ciągu roku i bez większych dodatkowych obowiązków ze strony pracodawcy. Poza tym nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawcy mogli oferować zatrudnionym możliwość wykonywania pracy zdalnej z zagranicy. Tutaj jednak należy zapoznać się z szeregiem wymogów i obowiązków, dotyczących takich zagadnień, jak kwestie podatkowe, ubezpieczeń społecznych czy też stosowania prawa właściwego dla kraju, z którego terenu praca zdalna będzie świadczona. Nie zapoznanie się z tymi wymogami i dodatkowymi przepisami oraz obowiązkami stanowić może bardzo poważne ryzyko dla pracodawcy.