Które czynności z zakresu prawa pracy można wykonywać zdalnie

W dobie panującej epidemii związanej z koronawirusem COVID-19 coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji decyduje się na przejście na system pracy zdalnej. I w tym kontekście niezwykle istotnym jest uświadomienie sobie, które z elementów prawa pracy można obecnie wykonywać zdalnie. Okazuje się bowiem, iż można zdalnie zawrzeć umowę o pracę, ale już wypowiedzieć jej nie można w ten sposób. Dopuszczalnym jest natomiast zawarcie w ten sposób porozumienia ze związkami zawodowymi, dotyczącego zmian warunków zatrudnienia.

Co dziś można powiedzieć o pracy zdalnej w kontekście polskiej gospodarki?

Generalnie praca zdalna wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374, zwana dalej „specustawa”).

I ta nagła zmiana tak naprawdę zaskoczyła wszystkich, tak pracodawców, jak i pracowników, będąc nowością w polskim porządku prawnym. Pomimo, iż praca zdalna, zwana potocznie home office, była stosowana już od dłuższego czasu, to jednak nie doczekała się nadal odpowiednich regulacji w kodeksie pracy (KP). Jest tam tylko unormowana telepraca, będąca jednak nieco innym rozwiązaniem.

Wprowadzona obecnie w życie specustawa tak naprawdę tylko w jednym punkcie odnosi się do pracy zdalnej. Zgodnie z nim pracodawca może powierzyć pracownikowi pracę zdalną poza miejscem jej stałego wykonywania, przez czas oznaczony, w celu przeciwdziałania COVID-19. Regulacja ta jednak nasuwa szereg wątpliwości w tematyce do czego pracodawca i pracownik są zobowiązani, do czego uprawnieni, a czego powinni się wystrzegać.

Co ważne w tym kontekście, to fakt, iż praca zdalna to możliwość zmiany wyłącznie miejsca świadczenia pracy, bez wpływu na inne warunki zatrudnienia. Świadczenie pracy właśnie w sposób zdalny nie ogranicza bowiem ani nie wyłącza przepisów KP.

Jak obecne unormowania odnoszą się do kwestii zawierania i rozwiązywania umów o pracę?

Obecnie wielu pracodawców zdecydowało się na powierzenie wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Dotyczy to zwłaszcza wszelkich pracowników biurowych. Zatem również osoby odpowiedzialne za pracę w działach HR pracują zdalnie, nie mając możliwości kontaktu bezpośredniego z pracownikami lub kandydatami do pracy. W tej sytuacji istotną sprawą są zasady podpisywania dokumentów, jak i zawierania oraz rozwiązywania umów o pracę.

Specustawa nie zmieniła w tym względzie nic, więc te kwestie należy oprzeć o KP. Zgodnie z art. 29 par. 2 KP umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli jednak umowa nie została zawarta na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy, wówczas pracodawca potwierdza na piśmie ustalenia stron co do rodzaju umowy i jej warunków. Zatem forma pisemna umowy jest potrzebna do celów dowodowych, a nie pod rygorem nieważności. Jest to zresztą zgodne ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (SN). W wyroku z 4 listopada 2009 roku (sygn. akt I PK 105/09) sędziowie wskazali wprost, iż „do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności.”

Zatem w obecnej sytuacji pracodawca może zawrzeć nową umowę o pracę z kandydatem bądź kolejną z dotychczasowym pracownikiem poprzez zdalne ustalenie warunków zatrudnienia. Po takim ustaleniu pracodawca może:

• podpisać umowę i wysłać ją pocztą w dwóch egzemplarzach do pracownika, a ten ją również podpisze i odeśle
• popisać umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłać drogą elektroniczną, a pracownik umowę wydrukuje, podpisze i odeśle
• dokonać uzgodnienia warunków w formie zdalnej, potwierdzić te warunki na piśmie i skan wysłać pracownikowi, ewentualnie poprosić też o mailowe lub za pomocą SMS potwierdzenie zapoznania się z warunkami i ich przyjęcia

Tego typu metody będą skuteczne też w przypadku dokonywania zmian w warunkach zawartej już umowy o pracę. W tej kwestii SN w wyroku z dnia 25 lutego 2009 roku (sygn. akt II PK 176/08) stwierdził, iż zmiana warunków umowy o pracę może być dokonana w drodze porozumienia stron.

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Należy wówczas zadbać o spełnienie wszystkich wymogów, a jednym z nich jest forma pisemna oświadczenia. Nie można tego dokonać w formie zdalnej, czy to poprzez e-mail jak i rozmowę video. Zatem jeśli pracodawca nie chce narazić się na roszczenia ze strony pracownika, wówczas musi, pomimo trudnych warunków panujących w związku z epidemią, wypowiedzenie lub oświadczenie o rozwiązaniu umowy wysłać mu pocztą, kurierem lub przez innego pracownika.

Jest też jeszcze inna możliwość skutecznego rozwiązania umowy o pracę. Pracodawca, posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny, może wypowiedzenie podpisać w ten właśnie sposób i dostarczyć pracownikowi za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Tego typu rozwiązanie obowiązuje też w sprawie wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy.

Ważnym jest też, iż umowa o pracę może być rozwiązana na mocy zgodnych oświadczeń pracownika i pracodawcy, czyli za porozumieniem stron. Wówczas nie obowiązują ograniczenia mówiące o konieczności zachowania formy pisemnej, zatem można tego dokonać zdalnie.

Jak praca zdalna odnosi się do kwestii udzielania urlopów?

Otóż nie ma żadnych przeszkód, by pracodawca udzielił pracownikowi urlopu na podstawie rozmowy video, telefonicznej bądź za pomocą e-maila. Przepisy prawa pracy nie wymagają bowiem w tym względzie zachowania formy pisemnej.

Pracodawca musi jedynie odnotować fakt udzielenia urlopu w dokumentacji pracowniczej w celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika.

A jak w warunkach pracy zdalnej można zmienić system i rozkład czasu pracy?

Zmiana systemu i rozkładu czasu pracy wymaga najczęściej zmiany regulaminu pracy. Zgodnie z przepisami pracodawca może wprowadzić aneks do regulaminu i ogłosić go w sposób zwyczajowo u niego przyjęty. Stąd też nic nie stoi na przeszkodzie, by zrobić to w sposób zdalny.

Gdy pracodawca nie ma regulaminu pracy, wówczas o systemach i rozkładach czasu pracy informuje pracowników przy zatrudnieniu i to najczęściej w formie ustnej. Stąd też wówczas również nie ma przeszkód, by można tutaj było zastosować jakąkolwiek formę zdalnej komunikacji.

Czy w warunkach pracy zdalnej można polecić pracownikowi wykonywanie pracy w nadgodzinach?

W tym względzie przepisy prawa pracy nie wymagają wydawania poleceń w formie pisemnej. Zatem nie ma przeszkód, by takie polecenie pracodawca wydawał w formie zdalnej. Wówczas pracownik jest zobowiązany do wykonania takiego polecenia.

Jak w sposób zdalny zawierać porozumienia ze związkami zawodowymi bądź reprezentantami załogi?

Epidemia koronawirusa spowodowała, poza czysto zdrowotnymi perturbacjami, również masę kłopotów gospodarczych. Spora część pracodawców jest zmuszona do zawierania ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami załogi porozumień dotyczących stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia. Jednakże spotkanie się osobiście ze związkowcami bądź też przedstawicielami częstokroć jest niemożliwe.

W tej sytuacji przyjaznym okazuje się być KP. Otóż dla skuteczności takich porozumień nie wymaga on składania podpisów stron pod zawartym porozumieniem. Jeśli z okoliczności sprawy wynika, iż obie strony uzgodniły warunki porozumienia, wówczas staje się ono źródłem prawa pracy. Dla celów dowodowych warto, by członkowie związków zawodowych lub przedstawiciele załogi otrzymali od pracodawcy e-mail z treścią porozumienia, a następnie w ten sam sposób potwierdzili, iż wyrażają zgodę na jego treść.

Jak potwierdzać obecność w przypadku pracy zdalnej?

Prowadzenie ewidencji pracy jest obowiązkiem pracodawcy, niezbędnym do ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń ze stosunku pracy. Obejmuje ona między innymi informację o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy. By z tego obowiązku się wywiązać każdy pracodawca we własnym zakresie ustala obowiązujący u niego sposób potwierdzenia przybycia do pracy i jej zakończenia.

Jeżeli jednak pracownicy pracują zdalnie, wówczas podpisywanie list obecności czy też odbijanie kart jest niemożliwe. W tej sytuacji rozwiązaniem jest dopuszczenie możliwości potwierdzania obecności w sposób zdalny. Może się to odbywać poprzez chociażby wysyłanie przełożonemu e-maila o rozpoczęciu i zakończeniu pracy bądź poprzez specjalne oprogramowanie, które będzie rejestrowało pierwszą i ostatnią czynność wykonywaną na komputerze danego dnia. Jednocześnie można też ustanowić inne rozwiązania w tym zakresie, jak potwierdzanie telefoniczne lub za pomocą SMS. Przepisy prawa pracy nie wprowadzają tutaj żadnych ograniczeń i wszystko zależy od woli pracodawcy.

Czy w warunkach pracy zdalnej można pracownikowi powierzyć wykonywanie innej pracy?

W zgodzie z art. 42 par. 4 KP w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy może on powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

W obecnej sytuacji pracodawcy chętnie korzystają z tej możliwości. Powierzenie wykonywania innej pracy można bowiem dokonać zdalnie, w drodze polecenia pracodawcy.

Podsumowując, sytuacja zagrożenia epidemicznego oraz wprowadzona w życie specustawa spowodowała, iż praca zdalna stała się niezwykle powszechną formą pracy w polskiej gospodarce. Nie mając jednakże osobnych uregulowań w KP, jej stosowanie należy oprzeć na podstawowych zapisach prawa pracy w tym względzie. Dobrze zatem poznać odpowiednie zapisy z KP, by móc umiejętnie je zastosować w obecnych realiach, gdy praca zdalna zdominowała polską gospodarkę, szczególnie w odniesieniu do pracy biurowej.