Dokumentacja pracownicza i sposoby jej przechowywania

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie rozporządzenie stanowiące nowelizację art.94 kodeksu pracy. Dotyczy ono sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej, leżącego po stronie pracodawcy. Jest to kolejny element procesu cyfryzacji polskiej gospodarki.

Czym jest dokumentacja pracownicza i jak należy ją obecnie prowadzić?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą wszystkie sprawy i dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać powyżej wymienioną dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej. W ostatnim czasie pojawiły się wątpliwości, czy tę dokumentację można przechowywać tylko na jeden z wymienionych sposobów oraz kto o tym decyduje. Odpowiedź jest dość jednoznaczna. Pracodawca decyduje o tym jaka forma będzie obowiązywać. Może być zatem tak, iż przechowywana dokumentacja pracownicza będzie tylko w formie papierowej, tylko w formie elektronicznej lub zastosuje on system mieszany. Nie ma w tym względzie żadnych ustawowych ograniczeń. Zdecydowana większość pracodawców prowadzi obecnie dokumentację w systemie mieszanym, posiadając często akta osobowe w wersji papierowej, a już ewidencję czasu pracy czy dokumentację urlopową w wersji elektronicznej.

Czy sposób prowadzenia dokumentacji musi być jednolity dla wszystkich ich rodzajów?

Nie ma żadnych przeciwwskazań, by różnicować formę prowadzenia dokumentacji na poziomie ich rodzaju. Pracodawca może postanowić, iż niektóre dokumenty składające się na ewidencję czasu pracy, czy dokumentację urlopową, będą prowadzone w wersji papierowej, a inne w wersji elektronicznej. Zatem może się zdarzyć, że wniosek urlopowy może być złożony elektronicznie, a już decyzja o jego przyznaniu wymaga formy papierowej. Ta zasada różnicowania nie dotyczy jednak akt osobowych. One muszą być w całości prowadzone albo w wersji elektronicznej, albo papierowej. Ma tu zastosowanie zasada integralności akt i ich numerowania.

Czy nowelizacja nakłada obowiązek informacyjny pracodawcy wobec pracowników?

To zależy od tego, czy dotychczasowy system prowadzenia dokumentacji pracowniczej ulegnie zmianie. Jeżeli pracodawca prowadził dokumentacją pracowniczą w wersji przykładowo mieszanej, wówczas kontynuacja prowadzenia takiego systemu nie powoduje żadnych dodatkowych wymogów informacyjnych.

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej?

Powołana powyżej nowelizacja nakłada na pracodawcę pewne wymogi, by można uznać ją za prawidłowo prowadzoną. Dokumenty elektroniczne, wchodzące w skład dokumentacji, muszą być opisane metadanymi. Jedną z nich jest identyfikator dokumentacji, osobny dla każdego zatrudnionego pracownika. Ważne, by wszystkie dokumenty dotyczące danego pracownika posiadały ten sam identyfikator. Może nim być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego. Dany pracownik musi posiadać ten sam identyfikator przy ewentualnej zmianie systemu informatycznego u pracodawcy, ale już niekoniecznie przy kolejnym angażu po zaprzestaniu świadczenia pracy. Tutaj możliwym jest utworzenie nowego identyfikatora, pod warunkiem zapewnienia skutecznego wyszukiwania dokumentacji przed przerwą w zatrudnieniu i po niej.

Jakie są jeszcze ważne dane w dokumentacji elektronicznej?

Bardzo istotną kwestią jest data powstania dokumentacji. Jej jednoznaczne określenie wcale nie jest takie oczywiste, jak choćby przy dokumentacji papierowej, bo wówczas jest nią data podpisu. Przy dokumentacji elektronicznej Ministerstwo Cyfryzacji w swojej interpretacji uznało, iż powinna to być data ostatecznego utworzenia, po której dokument nie podlegał już modyfikacjom. Jako dobrą praktykę resort wskazał przyjmowanie daty zawartej w treści dokumentu, a gdy takowej nie ma – daty utworzenia zapisanej w metadanych.

Co jeszcze zawiera powołana na wstępie nowelizacja?

Opisana jest tam jeszcze procedura dołączania do dokumentacji elektronicznej dokumentów papierowych. Okazało się jednak, iż zabrakło opisu procedury odwrotnej, co jest luką w przepisach. Urzędnicy Ministerstwa Cyfryzacji tę lukę dostrzegli i w swojej interpretacji proponują zastosowanie dobrej praktyki w postaci użycia zasady analogicznej do opisanej procedury zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne. Wskazane byłoby zatem podpisanie wydruku dokumentu, co miałoby zaświadczać jego oryginalność. Brak takiego podpisu nie może być jednak uznany przez Inspekcję Pracy za błąd z uwagi na brak wyraźnej regulacji w tym zakresie.