Delegacje służbowe w czasach epidemii

Zasadniczo działalność gospodarcza niektórych pracodawców wiąże się z częstym odbywaniem podróży służbowych przez zatrudnionych u nich pracowników. Jednakże obowiązujący stan epidemii spowodował wprowadzenie do przestrzeni publicznej wielu ograniczeń i obostrzeń, utrudniających bądź wręcz uniemożliwiających prowadzenie działalności gospodarczej. Przepisy jednak nader często są nieprecyzyjne bądź zmieniają się, co powoduje, iż odnalezienie się w tej sytuacji jest niezwykle trudne.

Jak zatem w takiej sytuacji odnaleźć się w temacie odbywania podróży służbowych?

Generalnie przedsiębiorcy nie wiedzą obecnie czy możliwe jest samo odbywanie podróży służbowych, jak i ewentualnie na jakich zasadach. By ten temat zgłębić, należy wyjść od pojęcia delegacji służbowej, znajdującej się w art. 77.5 par. 1 kodeksu pracy.

Z powołanego wyżej przepisu wynika, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością (lub poza stałym miejscem pracy) przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróż służbowa powinna spełniać 3 warunki, mianowicie:

• pracownik jedzie na polecenie pracodawcy
• pracownik wykonuje zadanie służbowe
• miejsce świadczenia usług przez pracownika ulega zmianie

W tym kontekście panujący stan epidemii spowodował wprowadzenie wielu ograniczeń w prowadzeniu działalności, jednak samo podróżowanie nadal jest możliwe, choć trzeba się dostosować do panujących reżimów sanitarnych. Dla przykładu w przypadku podróży środkami transportu publicznego zostały wprowadzone ograniczenie w ilości osób podróżujących (par. 25 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii; Dz.U. z 2020 r. poz. 2316 ze zm., zwane dalej rozporządzeniem w sprawie ograniczeń).

Gdy w okresie przedświątecznym rząd postanowił zmienić termin ferii zimowych dla dzieci i dodatkowo zasugerował brak możliwości przemieszczania się, wówczas część osób wpadła na pomysł, iż udadzą się one w podróż służbową. Jednak i ta możliwość została przez rządzących ograniczona, co ma wpływ na obecne możliwości odbywania takowych podróży. Mianowicie nie wprowadzono zakazu podróżowania, jednak wprowadzono zakaz świadczenia usług hotelarskich.

Jakie zatem wprowadzono ograniczenia w zakresie prowadzenia usług hotelarskich?

Otóż do 31 stycznia 2021 roku prowadzenie usług hotelarskich, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2211) jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach określonych w par. 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ograniczeń.

Tym samym czynne są obecnie jedynie hotele robotnicze, a zwykłe hotele mogą gościć jedynie osoby wykonujące zawód medyczny, członków załogi statku powietrznego, kierowców wykonujących transport drogowy, kontrolerów Najwyższej Izby Kontroli, pracowników Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej (FRONTEX) i tym podobnych.

Natomiast usługi hotelarskie obejmują krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych. Tym samym w praktyce obecnie (poza określonymi szczególnymi sytuacjami) nie można korzystać z noclegów w hotelach, pensjonatach czy nawet kwaterach prywatnych.

Jak zatem obecnie zorganizować podróż służbową?

Co do zasady można nadal podróżować służbowo i dotyczy to podróży służbowych zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców. Problemem jednak jest mianowicie to, jak podróżować bez noclegów. W ograniczonym zakresie zapewne jest to możliwe, choć mało komfortowe.

W tym aspekcie jednodniowe podróże służbowe (wyjazd rano i powrót wieczorem) są w pełni legalne, jednak w przypadku dłuższych wyjazdów może okazać się to problematyczne. Niskie temperatury raczej zniechęcają do nocowania w aucie, a hotele są przecież zamknięte. Wynajęcie apartamentu jest z kolei nielegalne, a w hotelach pracowniczych jakość obsługi, delikatnie mówiąc, nie jest najwyższa, a i tak trudno znaleźć tam wolne miejsce.

Z opcji noclegowych dopuszczalnych i zgodnych z prawem pozostaje nocowanie u rodziny bądź znajomych, jednak trudno mieć ich wszędzie. Jeżeli jednak pracownikowi uda się z takiego noclegu skorzystać, wówczas pracownikowi przysługuje ryczałt noclegowy, wynoszący 150% diety, czyli obecnie 45 zł (zgodnie z par. 8 ust.3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz.U. z 2020 r. poz. 167; zwane dalej rozporządzenie w sprawie podróży).

Generalnie też wykluczyć nie można przenocowania u nowo poznanych „znajomych”, a to zapewne wiązać będzie się z jakąś formą odpłatności. Takich właśnie przypadków w praktyce wykluczyć nie można, choć zapewne uznane byłoby to za złamanie obostrzeń. Zgodnie bowiem z par. 8 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie podróży, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ww. limit.

Jeżeli jednak będziemy mieć do czynienia z sytuacją noclegu u nowo poznanego „znajomego”, zapewne nie będzie on chciał jednak wystawić rachunku w obawie przed zarzutem złamania obostrzeń. Zresztą, nawet gdyby doszło do wystawienia rachunku to zachodzi pytanie, czy możliwe byłoby wykazanie wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Mielibyśmy bowiem do czynienia z rachunkiem za usługę objętą obostrzeniami, czyli nielegalną. Jednak nawet i wówczas zwrot kosztów takiego noclegu stanowiłby świadczenie z tytułu podróży służbowej, a tym samym jako świadczenie na rzecz pracownika, stanowiące koszt uzyskania przychodu.

W przypadku, gdyby w podróży służbowej uczestniczył sam przedsiębiorca, wątpliwości będzie zdecydowanie więcej. Wprawdzie wprost przepisy podatkowe nie zawierają takiego wyłączenia, jednak organy podatkowe mogłyby podważać zasadność zaliczenia w koszty takich wydatków.

Podsumowując, wprowadzone obostrzenia powiązane z epidemią wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 spowodowały, iż odbywanie podróży służbowych jest mocno utrudnione. Wprawdzie nikt nie zabrania samego podróżowania, jednak nie ma możliwości skorzystania z usług hotelowych. To zaś sprawia, iż trudno jest obecnie zorganizować dłuższy wyjazd w celach służbowych. Wprawdzie można myśleć o nocowaniu wśród rodziny czy też znajomych, jednakże nie zawsze i nie wszędzie będzie to możliwe. Niewątpliwie dla przedsiębiorców często korzystających z podróży służbowych swych pracowników, jest to spore utrudnienie w prowadzeniu działalności gospodarczej.