Czas na rozliczenie zaległych urlopów

Wraz z końcem września mija termin na wykorzystanie zaległych urlopów przez pracowników z poprzedniego roku. Jednakże w roku 2020 jest z tym problem o tyle, iż nie ma pewności w jakim zakresie tarcza antykryzysowa im na to pozwala. Jest to istotna kwestia, szczególnie w kontekście narażenia się na potencjalne sankcje w razie kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Jak obecnie wygląda sytuacja z wykorzystaniem zaległych urlopów?

W zgodzie z art. 168 kodeksu pracy (KP) pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego. I w zasadzie wszystko w tym względzie byłoby jasne, gdyby nie fakt, iż 24 czerwca bieżącego roku wszedł w życie art. 15gc specustawy z dnia 2 marca 2020 roku.

Ten właśnie artykuł upoważnia bowiem pracodawcę w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii do udzielenia w terminie przez siebie wskazanym zaległych urlopów wypoczynkowych bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopowego, w wymiarze do 30 dni.

Niestety jednak, jak zauważa Bartosz Tomanek, adwokat, senior associate w SSW Pragmatic Solutions, ustawodawca nie wyjaśnił skąd w nowym przepisie wzięło się ograniczenie do 30 dni oraz czy dotyczy ono całego okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego czy też epidemii, jak i czy ów limit odnosi się do danego roku kalendarzowego. Generalnie jedynym zapisem niebudzącym wątpliwości jest to, iż owego zaległego urlopu pracodawca może udzielić pracownikowi bez jego zgody.

W zasadzie specustawa doprecyzowała kwestie możliwości wysyłania pracowników na zaległe urlopy w drodze polecenia pracodawcy. Jednakże zdaniem prawników, taka możliwość istniała i do tej pory, co potwierdzało orzecznictwo Sądu Najwyższego, jak i stanowisko PIP. Poważne problemy jednak zaczynają się w chwili, gdy pragniemy wskazać liczbę dni urlopu zaległego udzielanego w tym trybie. Stąd też, jak przyznaje Bartosz Tomanek, ów artykuł 15gc specustawy powoduje spore zamieszanie. Pracodawcy bowiem zastanawiają się co zrobić, czyli który przepis tak naprawdę stosować przy udzielaniu zaległego urlopu.

Taki problem dotyczyć może zwłaszcza sytuacji z dłuższymi okresami nieobecności. Pojawiają się już bowiem sygnały o problemach z wykorzystaniem zaległego urlopu w branżach, w których odnotowane są liczne absencje pracowników, jak chociażby zwolnienia chorobowe przy zwiększającej się obecnie intensywności działalności.

Jak zatem podejść do rozwiązania problemu interpretacji przepisów o zaległych urlopach?

Zdaniem prawników przepis specustawy ma charakter szczególny względem kodeksu pracy i jako taki korzysta z pierwszeństwa. Jednakże, na co zwraca uwagę doktor Magdalena Zwolińska, partner w kancelarii NGL Wiater, dotychczasowa praktyka nie limitowała ilości dni zaległego urlopu, a obecne doprecyzowanie wynikające ze specustawy już je ogranicza do 30 dni. Efekt jest taki, iż obecnie pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop maksymalnie na 30 dni.

Tym samym rozwiązanie wprowadzone przez specustawę jest generalnie mniej korzystne dla pracodawców, aniżeli obecna wykładnia przepisów, gdzie Sąd Najwyższy nie ograniczał możliwości zobowiązania pracownika przez pracodawcę do skorzystania z zaległego urlopu jedynie do 30 dni. Jeśli bowiem pracodawca ma przykładowo 35 dni zaległego urlopu, to obecnie pracodawca, opierając się na specustawie, będzie mógł wysłać pracownika na zaległy urlop jedynie w wymiarze 30 dni.

Z kolei pozytywnym aspektem rozwiązań wprowadzonych w życie na bazie specustawy jest możliwość wyznaczenia przez pracodawcę jednostronnie terminu wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu, niezależnie od ustaleń w planie urlopów.

Podobnie uważa też Bartosz Tomanek, rekomendując pracodawcom najpierw skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w specustawie (czyli wysłanie na zaległy urlop w wymiarze 30 dni). Natomiast ewentualne dalsze wykorzystywanie zaległego urlopu (powyżej 30 dni), powinno odbyć się w uzgodnieniu z pracownikiem.

Inaczej te kwestie interpretuje natomiast Izabela Zawacka, radca prawny w Kancelarii Zawacka&Rdzeń Prawo Przedsiębiorstw i HR. Otóż jej zdaniem relacja art. 168 KP do art. 15gc specustawy wygląda tak, iż ustawa potwierdza i jednocześnie usuwa wątpliwości, że pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na każdy urlop zaległy, bez względu na to, którego roku taki urlop dotyczy (w tym względzie należy jedynie pamiętać o 3-letnim terminie przedawnienia urlopów).

I zdaniem Izabeli Zawackiej, rozwiązania zawarte w specustawie pozwalają pracodawcy na udzielenie zaległego urlopu również po 30 września. To jest zasadnicza różnica w porównaniu z zapisami KP, gdzie jest wyraźnie mowa o 30 września jako terminie końcowym wykorzystania zaległego urlopu.

Ponadto, Izabela Zawacka twierdzi, iż ograniczenie do 30 dni widniejące w zapisach specustawy ma zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy pracodawca zamierza udzielić pracownikowi urlopu zaległego po 30 września następnego roku kalendarzowego. Zaś do tej daty, na podstawie art. 168 KP, pracodawca może udzielić takiego urlopu w wymiarze dowolnym, a więc również i większym niż 30 dni, jeśli tyle wynosi wymiar zaległego urlopu pracownika.

A jakie jest stanowisko w tym temacie innych prawników?

Otóż podobne stanowisko do przedstawionego powyżej prezentuje Robert Stępień, radca prawny, partner w Kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter. Uważa on bowiem, iż przepisy specustawy z założenia mają stanowić ułatwienie, a nie utrudnienie dla pracodawców. I takie podejście oznacza, iż zatrudniający może w dalszym ciągu udzielać zaległego urlopu wypoczynkowego na dotychczasowych zasadach. Stąd też, jeśli zbliża się termin 30 września pracodawca może jednostronnie polecić wykorzystanie nawet całego zaległego urlopu, niezależnie od jego wymiaru pozostałego do wykorzystania. I takie podejście jest w pełni zgodne z interpretacją PIP sprzed wielu już lat.

Natomiast specustawa wprowadza dla pracodawcy uprawnienie dodatkowe, pozwalające mu na jednostronne udzielenie 30 dni zaległego urlopu niezależnie od tego, w jakim terminie to nastąpi. Tym samym zatrudniający może to zrobić chociażby na początku nowego roku, jeśli specustawa będzie w tym zakresie nadal obowiązywać.

Na kwestię ewentualnego zniesienia obowiązywania terminu udzielenia zaległego urlopu zwraca z kolei uwagę Bartosz Tomanek. Pytanie bowiem, czy w okresie trwania epidemii pracodawcy nadal są zobowiązani do przestrzegania przepisów KP odnośnie terminu wykorzystania zaległego urlopu. Niestety nie jest to wszystko takie jednoznaczne i dobrze byłoby poznać w tym zakresie stanowisko urzędników PIP. To oni bowiem decydują o ewentualnych sankcjach za nieprzestrzeganie tego terminu.

Ma to też duże znaczenie w praktyce, gdyż interpretacja, która mówiłaby o zniesieniu obowiązywania tego terminu na czas epidemii byłaby z pewnością korzystana dla zatrudniających. Może się bowiem tak zdarzyć, i to zapewne nierzadko, iż pracodawca dopiero po 30 wrześnie będzie wiedzieć, kiedy i komu można udzielić urlopu. Z kolei interpretacja niekorzystna dla pracodawców, podtrzymująca ważność owego terminu końcowego na udzielenie zaległych urlopów, oznaczać może, z chwilą jego niedotrzymania, zagrożenie sankcjami.

Podsumowując, sytuacja z udzielaniem zaległych urlopów nie jest jasna i jednoznaczna. Z jednej strony mamy bowiem art. 168 KP mówiący o 30 września kolejnego roku kalendarzowego jako granicznym w sensie wykorzystania zaległych dni urlopu wypoczynkowego, a z drugiej art. 15gd specustawy, mówiący o jednostronnym wysłaniu pracownika na zaległy urlop, niesprecyzowany jednak żadnym terminem. I w tym względzie nawet interpretacje prawników są odmienne, co tym bardziej utrudnia pracodawcom postępowanie w tym zakresie, Prawdopodobnie dopiero praktyka pokaże która interpretacja była właściwa i której należy przestrzegać, by nie narazić się na ewentualne sankcje karne.