Bałagan przy zatrudnianiu cudzoziemców

Zatrudnianiu cudzoziemców w obecnym stanie prawnym towarzyszy dość spory bałagan, a wszystko przez to, iż mamy do czynienia z brakiem rozporządzeń wykonawczych oraz dodatkowo nieprawidłową informacją na stronach sejmowych. Niestety zatem jest to istotny problem zarówno dla urzędów, jak i również pracodawców zatrudniających cudzoziemców.

O czym zatem powinniśmy wiedzieć w kontekście bałaganu dotyczącego zatrudniania cudzoziemców?

Istotnym jest, iż ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r. poz. 621) weszła w życie 1 czerwca 2025 roku. Jednocześnie do 6 miesięcy od tej daty zachowują swoją moc przepisy wykonawcze, wydane na podstawie poprzedniej ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Taki stan prawny oznacza, iż sporo obowiązujących dziś ministerialnych rozporządzeń, które mają za zadanie uszczegóławiać oraz doprecyzowywać przepisy ustawowe, odnosi się do uchylonej już ustawy.

Stąd też pracodawcy potrzebują obecnie pilnego doprecyzowania aktami wykonawczymi przepisów nowej, obowiązującej już ustawy, bo nie wiedzą chociażby jakie dokumenty mają dołączać do wniosku o zezwolenie na pracę i poruszają się niejako po omacku. Jest to szczególnie uciążliwe, iż na stronach Sejmu RP oraz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych widnieje informacja, że dotychczasowe akty wykonawcze wygasły.

Niewątpliwie też problem ten jest spotęgowany przez to, iż same urzędy wojewódzkie oczekują od pracodawców dodatkowych dokumentów ponad te, które określone zostały w wykazie znajdującym się w poprzednim rozporządzeniu z dnia 18 lipca 2022 roku, w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

W tym kontekście bowiem z dotychczasowej praktyki wynika, iż często przedstawiciele urzędów wojewódzkich żądają od pracodawców przedstawienia dodatkowych dokumentów, jak chociażby:

• zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz Fundusz Solidarnościowy
• zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez pracodawcę
• zaświadczenia właściwego urzędu skarbowego o niezaleganiu pracodawcy z uiszczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych lub podatku dochodowego od osób prawnych
• oświadczenia podmiotu powierzającego pracę o zatrudnieniu cudzoziemca zgodnie z ustawą o pracownikach tymczasowych lub kierowaniu do innego podmiotu, w celu wykonywania outsourcingu pracowniczego/procesowego
• oświadczenia podmiotu powierzającego pracę o prowadzeniu rzeczywistej działalności gospodarczej, uzasadniającej powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi

Niestety w tym kontekście niejasne wymagania sprawiają, iż pracodawcy często mają problem z tym, by udowodnić urzędnikom, iż przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą, która uzasadnia powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie.

Jak dostrzega ponadto Michał Wysłocki, senior manager zespołu immigration EY Polska, ekspert Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych ABSL, bywa też niestety przykładowo, iż jeden z urzędów dopuszcza możliwość podpisania oświadczenia o niekaralności przez pracodawcę odręcznie i złożenia go elektronicznie wraz z wnioskiem, podczas gdy inny urząd respektuje na takim oświadczeniu wyłącznie podpis elektroniczny.

Jak zatem należałoby podejść do rozwiązania istniejącego bałaganu w zakresie zatrudniania cudzoziemców?

Pracodawcy oczekują obecnie na nowe rozporządzenia, które będą zawierać nowy wzór wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz wykaz dokumentów dołączanych do takiego formularza. Taka sytuacja niewątpliwie pomoże przedsiębiorcom prawidłowo kompletować wnioski, dostarczając urzędnikom wszelkich informacji potrzebnych do sprawnego prowadzenia postępowania i potwierdzenia wskazanych okoliczności, uzasadniających wydanie zezwolenia na pracę.

Obecnie bowiem brak nowego wzoru wniosku sprawia, iż pracodawcy muszą wybrać konkretny typ zezwolenia, chociażby typ A, w przypadku pracy na rzecz polskiego podmiotu, podczas gdy stary podział zezwoleń na typy niespecjalnie wynika z nowych przepisów, przez co wojewodowie gubią się w tytułowaniu wydawanych zezwoleń.

Jednocześnie pracodawcy czekają również na nowe rozporządzenie, które określi przypadki, gdzie cudzoziemiec może wykonywać pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. W tym kontekście pojawiają się jednak wątpliwości pośród pracodawców, mianowicie czy urzędnicy ministerialni nie zdecydują się na ograniczenie takich sytuacji.

Jak bowiem podkreśla Michał Wysłocki, w praktyce jest obawa o to, czy cudzoziemiec dzisiaj planujący zatrudnienie bez zezwolenia na pracę, według nowego rozporządzenia będzie mógł ją kontynuować. Pożądane byłoby również nowe rozporządzenie w sprawie wysokości opłat, chociażby za wydanie zezwolenia na pracę, bowiem obecnie stawka ta wynosi 100,00 zł, lecz w nowym rozporządzeniu przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej teoretycznie mogą te opłaty określić na nowo.

W powyższym aspekcie Nadia Winiarska, ekspertka departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, podkreśla, iż już ponad miesiąc temu organizacja ta zwróciła się o interwencję do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, co jest szczególnie istotne z tego względu, iż przedsiębiorcy sygnalizują nieprzewidywalność procedur oraz wydłużenie czasu oczekiwania na decyzję, co generuje niepewność zarówno po stronie pracodawców, jak i oczywiście zatrudnianych cudzoziemców.

Jak bowiem zauważają przedstawiciele pracodawców, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, decyzja o wydaniu zezwolenia na pracę dla cudzoziemca powinna zapaść w ciągu 30 dni. Czas ten jednak niestety biegnie na nowo za każdym razem, gdy dochodzi do konieczności naprawienia błędów formalnych we wniosku. I w efekcie robi się już z tego kilka miesięcy, szczególnie, że pozyskiwanie dokumentów z urzędów trwa dość długo.

Tym samym przedstawiciele Konfederacji Lewiatan zaapelowali do ministerialnych urzędników o ujednolicenie i ustandaryzowane praktyk stosowanych przez urzędy wojewódzkie w całym kraju. Związek ten domaga się dostosowania ich do dotychczasowych przepisów wykonawczych do momentu opublikowania nowych rozporządzeń oraz ograniczenia nadmiernych obowiązków dowodowych nakładanych na pracodawców w sytuacjach, gdzie organy mogą pozyskać takie informacje samodzielnie.

Jak bowiem dostrzega Nadia Winiarska, zgodnie z art. 75 nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, organy prowadzące postępowania mają możliwość pozyskiwania niezbędnych danych bezpośrednio z instytucji publicznych, w tym chociażby z:

• Państwowej Inspekcji Pracy
• Straży Granicznej
• Krajowej Administracji Skarbowej
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Co ważne, urzędnicy mogą to obecnie czynić bez potrzeby obciążania tym obowiązkiem stron postępowania.

W tym aspekcie przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapewniają, iż systematycznie publikują oni nowe projekty rozporządzeń. W tym aspekcie do konsultacji, uzgodnień oraz opiniowania został już przekazany projekt rozporządzenia dotyczący działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową. Podobnie zresztą jak i projekty rozporządzeń dotyczące państw, których obywatele mogą pracować na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz szczególnych przypadków wykonywania pracy bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Przedstawiciele tegoż resortu przyznają jednocześnie, iż trwają też prace nad pozostałymi projektami rozporządzeń, obejmującymi chociażby kwestie opłat dołączanych do wniosków o zezwolenie na pracę i oświadczenia, dokumentów wymaganych od podmiotów powierzających pracę, a także wyjątków dotyczących stosowania przepisów o liście zawodów. W tym kontekście urzędnicy tegoż resortu podkreślają, iż mają oni na to 6 miesięcy, a to i tak jest okresem krótszym, bowiem zgodnie z przepisami może taki okres sięgać nawet 12 miesięcy.

Podsumowując, od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje w Polsce nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Niestety wraz z wejściem w życie nowej ustawy nie weszły w życie przepisy wykonawcze, które są bardzo istotne zarówno dla pracodawców, dla cudzoziemców, jak i również dla urzędników rozpatrujących wnioski. W tym kontekście mamy bowiem do czynienia z bałaganem odnośnie do wymogów, albowiem różne urzędy różnie podchodzą do niektórych aspektów, a wszystko to wskutek tego, iż nie ma jednoznacznych wytycznych w tym zakresie. Należy zatem mieć nadzieję, że w najbliższym czasie owe rozporządzenia wykonawcze się pojawią, co pozwoli usystematyzować proces wydawania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców.