Aktualne wytyczne odnośnie dokumentacji pracowniczej.

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie rozporządzenie zmieniające zasady postępowania z dokumentacją pracowniczą. Jak zwykle w takiej sytuacji, często wymagane są już w trakcie jego obowiązywania dodatkowe interpretacje, ukazujące jak poszczególne przepisy stosować w praktyce gospodarczej. W dniu 8 marca 2019 roku swoje stanowisko interpretacyjne zaprezentowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, dotyczące spraw związanych z dokumentacją pracowniczą i stosunkiem pracy. Poniżej omówienie kilku najważniejszych wątpliwości interpretacyjnych.

Jak wyglądają obecne standardy odnośnie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

W wielu przedsiębiorstwach dokumentacja urlopowa, czy też dotycząca przydziału odzieży i obuwia roboczego nie była do tej pory przyporządkowana do poszczególnego pracownika. W zasadzie stosowane było tylko kryterium niezbędnego czasu jej przechowywania.

Natomiast zgodnie z najnowszym stanowiskiem ministerstwa, o którym mowa powyżej, istnieje obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji przyporządkowanej do każdego pracownika.

Co ważne, ministerstwo wyjaśnia, iż przepis w tej wersji obowiązywał również w poprzedniej wersji obowiązujących przepisów. Tymczasem w praktyce gospodarczej, urzędnicy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) nie kwestionowali braku takich dokumentów w indywidualnej dokumentacji pracownika.

Czy wniosek wysłany elektronicznie musi być podpisany?

Wiele przedsiębiorstw zezwala swym pracownikom na dostarczanie wniosków urlopowych w postaci e-maila wysłanego do przełożonego. Jest to jak najbardziej prawidłowe rozwiązanie, gdyż kodeks pracy nie precyzuje sposobu dostarczenia tego dokumentu, dzięki czemu decydują o tym wewnętrzne regulaminy danego przedsiębiorstwa.

Nowe przepisy wprowadzają pojęcie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej i elektronicznej. Wniosek urlopowy przesłany w formie e-maila zdecydowanie potraktujemy jako dokument w postaci elektronicznej. W swej interpretacji z dnia 8 marca 2019 roku ministerstwo stoi na stanowisku, iż przed dołączeniem go do dokumentacji elektronicznej nie musi on być podpisywany podpisem elektronicznym. To słuszne stanowisko, gdyż ilekroć mowa jest o wymogu podpisu elektronicznego, dotyczy to zawsze dokumentów, które pierwotnie były papierowe, a następnie uległy zeskanowaniu do formatu PDF.

Czy przerwa na karmienie dziecka piersią musi być wykazywana w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z art. 187 kodeksu pracy przerwa na karmienie dziecka piersią jest nieobecnością, która jest zaliczana do czasu pracy. Przyjmuje się więc w tym zakresie pewnego rodzaju fikcję prawną, gdyż za taką przerwę nie wypłaca się odrębnego wynagrodzenia. Mając to na względzie, ministerstwo uznało, że nie trzeba ich w ogóle wykazywać w ewidencji czasu pracy. Tam powinny znaleźć się tylko takie nieobecności, które nie są rozliczane w ramach czasu pracy.

Brak czasu na prowadzenie dokumentacji pracowników? Skorzystaj z usług Agencji Zatrudnienia KS Service. Przejdź na cyfrową wersję dokumentów. Usługa digitalizacji dokumentów pracowników.