Aktualizacja stanowiska UODO odnośnie do spraw pracowniczych

W najbliższym czasie spodziewać się należy zmian odnośnie do uaktualnienia stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odniesieniu do spraw pracowniczych. Owo uaktualnienie dotyczyć będzie poradnika dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy. Zdaniem ekspertów powinny zostać tutaj uwzględnione również chociażby nowinki technologiczne, jak przykładowo stosowanie w zatrudnieniu rozwiązań sztucznej inteligencji oraz algorytmów.

Jakie zatem zmiany spodziewane są w odniesieniu do ochrony danych osobowych w miejscu pracy?

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) zebrał już uwagi dotyczące tego co powinno znaleźć się w poradniku dla pracodawców, dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy w wersji zaktualizowanej. Urzędnicy zapewniają, iż zebrane głosy zostaną poddane analizie i mogą realnie wpłynąć na kształt owego dokumentu. W ramach prac nad aktualizacją tegoż dokumentu prezesa UODO wspierać ma Społeczny Zespół Ekspertów.

Zdaniem ekspertów nikt już nie ma wątpliwości, iż obowiązujący obecnie poradnik jest już przestarzały, bowiem pochodzi z października 2018 roku i wymaga gruntownej aktualizacji bądź nawet przygotowania całkowicie nowego dokumentu. Jak podkreśla dr Mirosław Gumularz, radca prawny, przewodniczący Społecznego Zespołu Ekspertów przy prezesie UODO, rewizja poradnika dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy jest ważna z kilku względów. Należy pamiętać, iż od czasu jego wprowadzenia mamy do czynienia z przyjęciem wielu nowych regulacji, chociażby dotyczących pracy zdalnej czy badania trzeźwości pracowników. Jednocześnie jeszcze w roku obecnym przewiduje się wprowadzenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, które również wymagają uwzględnienia tego w owym poradniku. A poza tym pojawiły się też w ostatnich latach istotne orzeczenia sądów, które odnoszą się chociażby do zasad przechowywania danych związanych z rekrutacją.

W powyższym kontekście również inni eksperci postulują bardzo poważne uaktualnienie zasad ochrony danych osobowych w odniesieniu chociażby do dalszego przechowywania danych osobowych po zakończonych rekrutacjach. Tutaj bowiem właściwe postępowanie może uchronić pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu dyskryminacji kandydatów, którzy nie zostali wybrani.

W tym kontekście warto zauważyć, iż w poradniku obecnie obowiązującym zaprezentowano stanowisko, iż powyższy cel nie uzasadnia dalszego przetwarzania danych osobowych i że po zakończonym procesie rekrutacji powinny one zostać niezwłocznie usunięte. To stanowisko było jednak krytykowane, gdzie chociażby w wyroku z 20 lutego 2024 roku (sygn. akt III OSK 2700/22) Naczelny Sąd Administracyjny zaprezentował pogląd odmienny. Jak bowiem podkreśla dr hab. Małgorzata Mędrala, radca prawny, profesor Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, według sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego podstawą przetwarzania danych osobowych w takiej sytuacji może być art. 6 ust. 1 lit. f ustawy o RODO, a zatem prawnie uzasadniony interes administratora danych lub osoby trzeciej.

Poza tym wszystkim poradnik wymaga również aktualizacji, gdy mamy do czynienia z określeniem okresu retencji takich danych, czyli określeniem czasu, przez który jej przechowywanie jest niezbędne dla pracodawcy. Tutaj sędziowie Naczelnego Sądu Administracyjnego uznali, iż może to trwać nie dłużej niż wynosi okres przedawnienia roszczeń kandydatów do pracy, a zatem 3 lata.

Co jeszcze powinno ulec zmianie w zakresie aktualizacji poradnika dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy?

Eksperci są zdania, iż w nowym poradniku powinny znaleźć się również nowinki technologiczne, które coraz częściej pojawiają się w miejscu pracy. Dotyczy to przede wszystkim wykorzystania nowych technologii w zatrudnieniu, co dziś jest już obecne wręcz na każdym etapie, a zatem zarówno przy rekrutacji, w trakcie trwania zatrudnienia, aż po podejmowanie decyzji o zwolnieniu. W tym zakresie poradnik UODO winien wyjaśniać, kiedy mogą być stosowane takie rozwiązania, jak:

• profilowanie
• zautomatyzowane podejmowanie decyzji
• sztuczna inteligencja
• inne narzędzia oparte na działaniu algorytmów

Jak bowiem zauważa Paweł Sych, radca prawny, partner w kancelarii PCS/Littler, niewątpliwie wszystkie te elementy są już obecnie wykorzystywane przez pracodawców, jednak ze względu na brak wyraźnych, zrozumiałych i zgodnych z przepisami wytycznych, wielu z nich ma wątpliwości czy w ogóle mogą z nich korzystać i w jakim zakresie.

Z kolei dr hab. Małgorzata Mędrala podkreśla, iż poradnik warto byłoby uzupełnić również o kwestie przetwarzania danych osobowych na potrzeby wewnątrzzakładowych postępowań wyjaśniających, jak chociażby antymobbingowych czy też antydyskryminacyjnych. Tutaj bowiem istnieją przesłanki do ograniczenia obowiązków informacyjnych z zakresu RODO, ze względu na cele owych postępowań.

Jednocześnie z poradnika należałoby wyeliminować liczne błędy, nieścisłości czy też pominięcia, które tam się znalazły. Całkowitej zmianie wymaga chociażby podejście do podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych oraz zakresu danych, które pracodawca może przetwarzać.

W powyższym aspekcie, na co zwraca uwagę Paweł Sych, z obecnego brzmienia poradnika wysunąć można wniosek, iż co do zasady pracodawca może opierać się jedynie na dwóch podstawach prawnych przetwarzania danych, a zatem albo wówczas, gdy przepis kodeksu pracy lub innej ustawy wprost wskazuje, że zbieranie i dalsze przetwarzanie danych jest możliwe, albo wówczas, gdy pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych. Niestety w tym zakresie poradnik pomija wszelkie inne podstawy przetwarzania danych wynikające z RODO, a przede wszystkim prawnie uzasadniony interes pracodawcy.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście aktualizacji poradnika dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy?

Jak zauważa Paweł Sych, nowy poradnik warto byłoby zmodyfikować w kwestii pozyskiwania informacji o kandydacie lub pracowniku, gdyż obecnie, zdaniem UODO, jedynym źródłem informacji może być sam kandydat czy pracownik, a pracodawcy nie mają możliwości weryfikacji przedstawianych informacji ani też gromadzenia ich na własną rękę, chociażby z otwartych źródeł internetowych.

Warto byłoby również zweryfikować definicję administratorów przy zatrudnieniu tymczasowym, bowiem według obecnego poradnika, status administratora ma tylko pracodawca użytkownik. Zatem z poradnika w obecnym brzmieniu wywnioskować można, iż agencja pracy tymczasowej powinna zawrzeć z pracodawcą użytkownikiem umowę powierzenia przetwarzania danych pracowników tymczasowych, która określa cały zakres i cel przetwarzania. Niestety istnieje wiele argumentów za tym, iż w przypadku pracodawcy użytkownika agencji pracy tymczasowej mamy do czynienia z dwoma odrębnymi administratorami danych osobowych, a w takim przypadku nie ma na ogół potrzeby zawierania umowy powierzenia.

Jak z kolei zauważa dr Dominika Dorre-Kolasa, radca prawny oraz partner w Kancelarii Raczkowski, członkini Społecznego Zespołu Ekspertów przy prezesie UODO, niewątpliwie poradnik dla pracodawców należałoby zweryfikować w odniesieniu chociażby do wszystkich tych kwestii, które zostały rozstrzygnięte w orzeczeniach sądowych inaczej, aniżeli brzmi stanowisko organu nadzorczego.

Niewątpliwie też w ostatnich latach znacznie zwiększyły się zarówno wiedza, jak i świadomość podmiotów stosujących przepisy o ochronie danych osobowych. W związku z tym zagadnienia, które były poruszone w początkowym okresie stosowania przepisów RODO, obecnie nie wywołują już takich wątpliwości lub są wręcz oczywiste. Obecnie natomiast problemy są w tym względzie o wiele bardziej złożone, co nie oznacza, że w tym nowym wydaniu poradnika kwestie fundamentalne powinny zostać pominięte.

Przewiduje się, iż zaktualizowany poradnik ma być użyteczny dla pracodawców i odpowiadać współczesnym wyzwaniom, z którymi muszą się oni mierzyć. Praca nad poradnikiem będzie miała charakter zespołowy i w znacznie większym niż dotychczas stopniu będą tutaj poruszone kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych osób świadczących pracę na innych podstawach prawnych, niż umowa o pracę. Poradnik będzie poza tym znacznie unowocześniony, aby ułatwić samo korzystanie z niego. Jednocześnie przewiduje się, iż w określonych odstępach czasu poradnik będzie weryfikowany pod kątem aktualności i w miarę potrzeb zmieniany. W tym względzie niewątpliwie życie uczy nas, iż co chwilę mamy do czynienia z nowym materiałem, a gdy spojrzymy na rozwój technologiczny, trudno nie oprzeć się wrażeniu, iż wczorajsze nowości i związane z tym dylematy, już jutro stają się po prostu przeżytkiem. To jest niewątpliwie największe wyzwanie dla osób tworzących przepisy oraz interpretujących ich brzmienie.

Podsumowując, w najbliższym czasie spodziewać się należy istotnej nowelizacji bądź też być może nawet stworzenia nowego dokumentu, dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy. W tym względzie ze strony urzędników Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz ekspertów spodziewać się należy opracowania nowych zasad, uwzględniających chociażby dotychczasowe orzecznictwo sądowe. W tym względzie niewątpliwie też w nowym dokumencie powinny znaleźć się odniesienia do przeróżnych różnych nowinek technologicznych, jak chociażby dotyczących stosowania w zatrudnieniu sztucznej inteligencji czy też algorytmów.