Zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców problemem polskich pracodawców

Okazuje się, iż mamy obecnie do czynienia z istotnymi zmianami dotyczącymi zatrudniania w Polsce cudzoziemców. Dotyczy to szczególnie tych z nich będących studentami, bowiem gdy przedsiębiorcy nie zweryfikują dość szybko statusu swoich pracowników i uczelni, na których ci się kształcą, ryzykują niestety utratę kadry oraz dotkliwe kary finansowe.

O czym zatem warto wiedzieć w kontekście zmiany dotyczącej zatrudniania cudzoziemców, którzy uczą się w Polsce?

Generalnie istotnym jest, iż 1 grudnia bieżącego roku weszło w życie rozporządzenie z 20 listopada 2025 roku w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1620). Wywołało to niemałą konsternację na rynku, bowiem okazało się, iż preferencyjne warunki zatrudnienia, do których przywykli już przedsiębiorcy, nie są już tak powszechne.

Zgodnie bowiem z nowymi przepisami pracodawcy mogą zatrudniać studentów bez dodatkowych zezwoleń tylko wtedy, gdy są oni studentami uczelni publicznych lub tych widniejących na specjalnej liście, zatwierdzonej przez urzędników Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

W tym kontekście bowiem obecnie minister spraw wewnętrznych zatwierdza jednostkę prowadzącą studia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w drodze decyzji administracyjnej. Aby taka uczelnia mogła znaleźć się na takiej liście, musi spełnić łącznie wiele rygorystycznych warunków, gdzie przede wszystkim uczelnia taka musi istnieć od co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku i w tym czasie prowadzić na terytorium Polski kształcenie, tworząc system szkolnictwa wyższego i nauki. Kolejnym wymogiem jest również dostosowanie warunków rekrutacji, gdzie procedury przyjmowania cudzoziemców na studia pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolite studia magisterskie muszą uwzględniać szczegółowe wymogi określone w ustawie – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. A dodatkowo wniosek takiej uczelni jest weryfikowany pod kątem bezpieczeństwa, gdzie wpis na listę jest możliwy tylko wtedy, gdy nie ma zagrożenia dla obronności, bezpieczeństwa państwa, ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także dla interesu Polski.

Niestety dla przedsiębiorców ostateczny kształt przepisów wprowadzonych rozporządzeniem z początku grudnia bieżącego roku jest niespodzianką. Jak bowiem dostrzega Karolina Schiffter, partner w Kancelarii Fragomen, nowy zapis stanowi znaczne ograniczenie w stosunku do wcześniejszego brzmienia rozporządzenia, a co gorsza, nie było go w pierwotnej wersji projektu. W tym kontekście bowiem urzędnicy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie opublikowali nowej wersji projektu w trakcie prac legislacyjnych, a o tej kluczowej zmianie można było dowiedzieć się jedynie z umieszczonej na stronie rządowej odpowiedzi do skierowanej przez przedstawicieli resortu pracy do urzędników Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, z której wynikało, że uwaga tego resortu zostanie uwzględniona. Stąd też w praktyce tak istotna zmiana pojawiła się zatem dopiero na etapie opiniowania, co uniemożliwiło przedstawicielom rynku pracy wcześniejsze przygotowanie się do nowych realiów.

Jak zatem podkreślają eksperci, powiązanie prawa do pracy z urzędowym wykazem uczelni wyższych, jest niewątpliwie precedensem. W tym kontekście dr Michał Kacprzyk, partner oraz radca prawny kierujący działem imigracyjnym w Kancelarii Prawnej Raczkowski, podkreśla, iż jest to faktyczne zaskoczenie, aby uzależnić dostęp do rynku pracy od obecności szkoły wyższej w ministerialnym wykazie. Ekspert ten podkreśla, że mamy też czynienia z istotnym ryzykiem, który dotyczy studentów mniej popularnych uczelni prywatnych. Jeżeli bowiem dana placówka nie znajdzie się w wykazie ministerialnym, to student z automatu straci swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce, a jego pracodawca staje przed koniecznością uzyskania dla niego zezwolenia na pracę.

O czym zatem jeszcze warto wiedzieć w kontekście zmian dotyczących zatrudniania cudzoziemców będących studentami?

Zdaniem ekspertów obecny kształt przepisów rozporządzenia jest w pewnym sensie logiczny pod kątem działań polskiego ustawodawcy. Tutaj bowiem, jak zauważa Rafał Rogala, starszy manager w Zespole Imigracyjnym EY Polska, jest to niejako kontynuacja dotychczasowej polityki rządu wobec cudzoziemców będących studentami. W ocenie bowiem władz naszego kraju wielu z nich de facto realizuje w Polsce inny cel, aniżeli edukacja, a mianowicie wykonuje pracę zarobkową. Stąd też rządzący wyszli z założenia, że jeśli ktoś deklaruje chęć studiowania, to nauka powinna być jego głównym celem pobytu.

W powyższym aspekcie Rafał Rogala podkreśla ponadto, iż w przypadku zatwierdzania uczelni wyższych celem jest niewątpliwie wyeliminowanie z rynku edukacji podmiotów, które często pod pozorem kształcenia stanowiły swoiste huby dla cudzoziemców podejmujących pracę bez zezwolenia. Stąd też właśnie z tego powodu wprowadzono model zatwierdzania jednostek edukacyjnych oraz limity cudzoziemców na uczelniach wyższych.

Wszystko to powyższe dla pracodawców oznacza jednak wyzwanie, bo do tej pory procedura była stosunkowo prosta, albowiem wystarczyło otrzymać od cudzoziemca zaświadczenie z uczelni wyższej potwierdzającej status studenta studiów stacjonarnych, a teraz ten dokument nie będzie wystarczający. Jak bowiem podkreśla Karolina Schiffter, pracodawcy będą musieli obecnie dokonać weryfikacji, czy zaświadczenie pochodzi od uczelni wyższej, która spełnia wymogi z nowego rozporządzenia. Weryfikacja taka niestety nie będzie prosta i wymaga zapoznania się z wieloma przepisami, gdzie przykładem jest tutaj chociażby ustawa o cudzoziemcach, która przewiduje, że obowiązkowi zatwierdzania nie podlegają publiczne uczelnie akademickie. Dla działów HR wielu pracodawców powstaje zatem pytanie jak prawidłowo zweryfikować, czy dana uczelnia jest właśnie taką placówką. Można to niewątpliwie sprawdzić w oficjalnej bazie RAD-on, gdzie znajduje się baza danych dotycząca szkolnictwa wyższego, jednak wydaje się to procesem bardzo skomplikowanym i czasochłonnym.

Niewątpliwie też sytuacji nie ułatwia sposób publikacji danych, bowiem chociaż przepisy zobowiązują Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji do publikacji listy zatwierdzonych uczelni wyższych, to przedsiębiorcy mają kłopot z jej znalezieniem. Jak bowiem dostrzega Nadia Winiarska z departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, przedsiębiorcy mają problem z ustaleniem, czy pracownik będący studentem może być zatrudniony bez zezwolenia na pracę. W tym aspekcie wiele wskazuje tutaj na dość istotną skalę chaosu informacyjnego. Na liście Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji znajduje się obecnie 95 uczelni niepublicznych, podczas gdy w kraju działa ich ponad 200. A do tego dochodzi 135 uczelni publicznych, które nie wymagają takiego wpisu, co oznacza, iż bezpiecznie można zatrudnić studentów z 230 uczelni, spośród wszystkich funkcjonujących w Polsce.

Jak zatem podkreśla Karolina Schiffter, niewątpliwie znacznie lepszym rozwiązaniem byłoby tutaj zobowiązanie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do publikacji pełnej, scalonej listy, zarówno uczelni zatwierdzonych, jak i tych zwolnionych z obowiązku zatwierdzania, co znacznie ułatwiłoby całą weryfikację.

Jakie jeszcze aspekty są ważne w kontekście zatrudniania cudzoziemców będących studentami w Polsce?

Generalnie istotne jest, iż zlekceważenie obowiązku weryfikacji w kontekście zatrudnienia cudzoziemców będących studentami, rodzi poważne konsekwencje. W tym aspekcie bowiem brak sprawdzenia uczelni wyższej skutkować może tym, iż pracodawca nieświadomie zatrudnić może cudzoziemca, będącego studentem z placówki niespełniającej wymogów. A w świetle prawa zatrudnienie takie jest nielegalne, stąd też w takiej sytuacji pracodawcy grozi kara grzywny, w wysokości od 3,0 tys. zł do 50,0 tys. zł za każdą osobę zatrudnioną niezgodnie z przepisami.

Eksperci podkreślają ponadto, iż chociaż istnieje przepis przejściowy, pozwalający na kontynuację zatrudnienia na starych zasadach przez 6 miesięcy, to czasu w tym aspekcie jest niewiele. Należy bowiem pamiętać, iż same procedury administracyjne w Polsce są przewlekłe, a w wielu urzędach postępowanie trwa od 4 do 6 miesięcy. Rafał Rogala ostrzega, iż gdy urząd nie zdąży wydać zezwolenia w okresie przejściowym, to pracownik będzie musiał natychmiast zaprzestać pracy. Stąd też odpowiednie kroki warto podjąć w tym aspekcie jak najszybciej.

Również Karolina Schiffter rekomenduje jak najszybszą weryfikację czy uczelnia wyższa spełnia nowe wymogi. W sytuacji bowiem, gdy weryfikacja wypadnie negatywnie, należy bezzwłocznie rozpocząć starania o uzyskanie zezwolenia na pracę, by zdążyć przed upływem terminów, a zatem przed 1 czerwca 2026 roku.

Niewątpliwie też warto podkreślić, że nowe przepisy uderzą niejako rykoszetem w cały rynek edukacyjny. Jak bowiem dostrzega dr Michał Kacprzyk, problem dotknie wielu uczelni prywatnych, gdzie istotną część słuchaczy stanowią właśnie obecnie cudzoziemcy, a w obecnej sytuacji wielu z nich będzie zapewne poszukiwać alternatywy, w postaci uczenia się na uczelni wyższej, na której studia gwarantują swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce.

Podsumowując, kolejne zmiany czekają na pracodawców, którzy zatrudniają cudzoziemców będących studentami na uczelniach w Polsce. W tym aspekcie bowiem taki cudzoziemiec jest uprawniony do pobytu na terytorium naszego kraju i może on wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Jednakże zmiany dotyczą obecnie statusu uczelni wyższych, które spełniają wymogi, znajdując się na specjalnej liście przygotowanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. W sytuacji bowiem, gdy dana uczelnia wyższa na takiej liście się nie znajdzie, wówczas student takowej uczelni nie ma możliwości świadczenia pracy bez zezwolenia w naszym kraju. Jest to niewątpliwie kolejny obowiązek i wymóg stojący przed pracodawcami, którzy muszą w dość szybkim tempie zweryfikować, czy dana osoba zatrudniona u nich, a będąca studentem, studiuje na uczelni wyższej, która spełnia ustawowe wymogi.