Problemy agencji zatrudnienia z tymczasowymi rozwiązaniami

Okazuje się, iż obecnie w Polsce agencje zatrudnienia świadczące usługi pracy na rzecz cudzoziemców mają czas raptem tylko do końca sierpnia bieżącego roku na aktualizację danych w rejestrze. A tymczasem jest to niezbędne, by mogły one dalej oferować swoje usługi w tym zakresie po 1 września 2025 roku. Jednocześnie przedstawiciele agencji zatrudnienia trafiają obecnie na istotne przeszkody, bowiem nie tylko nie ma jeszcze nowego formularza w systemie, lecz są również sprzeczne informacje co do dodatkowych dokumentów, które należy dołączyć.

Jakie są zatem podstawowe problemy agencji zatrudnienia w kontekście tymczasowych rozwiązań prawnych?

Co do zasady agencjom zatrudnienia, które świadczą swoje usługi pracy na rzecz cudzoziemców, pozostało niewiele czasu na spełnienie nowego obowiązku, czyli dokonanie aktualizacji ich danych w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Problem w tym, iż jeszcze niestety system teleinformatyczny na portalu praca.gov.pl, który miał im umożliwić szybką elektroniczną ścieżkę, wciąż nie został dostosowany do obowiązującej od 1 czerwca bieżącego roku ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025 r. poz. 620). Tym samym wiele agencji zatrudnienia może mieć problem w realizacji nowego obowiązku.

Jednocześnie przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej informują, iż brak dostosowania systemu nie stanowi przeszkody, a od czerwca 2025 roku istnieje tymczasowe rozwiązanie, które pozwala na przesłanie agencjom zatrudnienia do właściwych wojewódzkich urzędów pracy dodatkowych informacji, wymaganych w związku z wejściem w życie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a w tym danych dotyczących nowych rodzajów świadczonych usług, a zatem pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców.

Przedstawiciele tegoż resortu tłumaczą ponadto, iż w systemie praca.gov.pl udostępniona została funkcjonalność umożliwiająca dołączenie do wniosku „O wpis do Rejestru Podmiotów Prowadzących Agencje Zatrudnienia” lub „O zmianę danych w Rejestrze Podmiotów Prowadzących Agencje Zatrudnienia” składanego elektronicznie w dotychczasowej formie nowych załączników. W tym aspekcie chodzi o wypełniony oraz podpisany plik nowego formularza wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia lub odpowiednio nowego formularza wniosku o zmianę wpisu w rejestrze wraz z wymaganymi oświadczeniami oraz załącznikami. A ponadto również na stronie KRAZ widnieje informacja na ten temat, wraz z dokładną instrukcją postępowania.

W tym kontekście jednak przedstawiciele agencji zatrudnienia wyjaśniają, iż nie została w tym temacie przeprowadzona wystarczająca kampania informacyjna, szczególnie, iż z zamieszczonych informacji na stronie KRAZ nie wynika wprost, że chodzi o realizację obowiązków w zakresie nowych rodzajów świadczeń. A poza tym trudno również odnaleźć formularz, którego złożenie jest obecnie wymagane.

Jak podkreśla Nadia Winiarska ekspertka do spraw zatrudnienia w departamencie pracy w Konfederacji Lewiatan, przedstawiciele agencji zatrudnienia kontaktują się z ich reprezentantami, skarżąc się ponadto na brak wytycznych w zakresie dokumentów, które należy dołączać do wniosków. W tym aspekcie niestety należy dzwonić do wojewódzkich urzędów pracy, by zapoznać się z listą, a do tego lista ta różni się w zależności od regionu kraju.

W tym zakresie Michał Podulski, wiceprezes Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia, podkreśla, iż tak naprawdę jest obecnie duży bałagan, a czasu nie zostało wiele. Co prawda zdarza się, iż przedstawiciele urzędów pracy sami dokładnie instruują w zakresie procedury jak podejść do nowych obowiązków, jednak nie wszyscy mogą liczyć na taki komfort, a co za tym idzie, przedstawiciele agencji zatrudnienia muszą na własną rękę kontaktować się z urzędnikami, celem uściślenia wymagań.

O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście problemów przedstawicieli agencji zatrudnienia?

Generalnie zaktualizować dane w rejestrze można za pośrednictwem Centrum Informacyjnego Służb Zatrudnienia i Zielonej Linii 19524. Samo dodzwonienie się w tym względzie nie jest problemem, a pracownik dokładnie instruuje, jak poprawnie złożyć wniosek o aktualizację danych. Jednakże już na pytania o dokumenty, jakie trzeba dołączyć do wniosku, jest informacja, iż nie ma konieczności dołączenia żadnych, chyba, że wnioski będą podpisane przez pełnomocników, bo wówczas konieczne jest przedstawienie stosownego upoważnienia.

Tymczasem w praktyce, jak zauważa Michał Podulski, oprócz zaświadczenia z ZUS o niezaleganiu ze składkami należy dołączyć też zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych. W tym kontekście Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny Trenkwalder, wspomina jeszcze o zaświadczeniu o niekaralności członków zarządu z KRK, oświadczeniu członków zarządu o niekaralności za wykroczenie lub nawet nadmiarowych dokumentach, jak chociażby zaświadczeniu o niezaleganiu ze składkami w KRUS. A ponadto niektóre urzędy pozwalają na składanie dokumentów przez pełnomocników, ale są też i takie, które wymagają, by były one podpisane osobiście przez członków zarządu danego przedsiębiorstwa.

Takie wymogi mogą rodzić nie lada wyzwanie, zwłaszcza w sezonie wakacyjnym. Stąd też wysoce rekomendowanym rozwiązaniem byłoby niezwlekanie ze składaniem wniosków o aktualizację danych w rejestrze. Samo złożenie wniosku najlepiej poprzedzić rozmową z przedstawicielami urzędu pracy, by poznać przyjętą przez dany urząd praktykę oraz dokładną listę oczekiwań, co do dodatkowych dokumentów. Jest to o tyle ważne, iż niektóre dokumenty, jak chociażby zaświadczenie z urzędu skarbowego, wymaga czasu oczekiwania, który niekoniecznie liczy się w dniach, lecz nawet niekiedy w tygodniach. A tymczasem jak się okaże, że agencja zatrudnienia będzie zmuszona dołączyć takie zaświadczenie, to wówczas może ona w praktyce nie zdążyć z aktualizacją danych w rejestrze.

Jak zauważa z kolei Andrzej Przybylak z Alton Job, Agencja Pracy Dorywczej i Czasowej, niekiedy czas oczekiwania, jak chociażby na dokument o niezaleganiu ze składkami na rzecz ZUS, również przekracza tydzień, co może być problematyczne. Dominika Domiańska-Drzazga podkreśla ponadto, iż niebywale istotnym jest, że oba wnioski, czyli ten składany elektronicznie w dotychczasowej formie, a także ten pobrany ze strony i dołączony w formie formularza, muszą być tożsame pod względem treści, bowiem inaczej można narazić się na odmowę zmiany wpisu w rejestrze. Tymczasem zadanie to wcale nie jest takie proste i jednoznaczne.

Dlaczego problemy agencji zatrudnienia są dla nich tak niebywale ważne?

Generalnie tak naprawdę gra toczy się o wysoką stawkę, bowiem agencje zatrudnienia, które nie będą spełniały formalności, po 1 września bieżącego roku nie będą mogły świadczyć usług na rzecz cudzoziemców. I jak zauważa Dominika Domiańska-Drzazga, agencje takie po tym czasie nie będą mogły również skorzystać z uproszczonej procedury w zakresie zmiany wpisu, a co za tym idzie, będą musiały mierzyć się z dodatkowymi formalnościami, w postaci złożenia wymaganych oświadczeń oraz wpadną w obligatoryjny obowiązek ponownego sprawdzenia przez właściwego marszałka województwa warunków prowadzenia agencji zatrudnienia.

Stąd też eksperci doradzają, aby nie czekać na nowy system teleinformatyczny i składać wnioski aktualizacyjne już teraz, korzystając z tymczasowego rozwiązania. Szczególnie, iż tak naprawdę nie wiadomo, kiedy nowy system powstanie, a ryzyko nie zmieszczenia się w czasie z aktualizacją jest tutaj zbyt duże.

Eksperci podkreślają ponadto, iż niewątpliwie może również dojść do zakorkowania się nowego systemu czy też nieprawidłowego jego działania, co opóźni składanie i przesyłanie wniosków. A tymczasem należy mieć przecież świadomość, iż w Polsce działa ponad 8.500 agencja zatrudnienia i większość z nich obsługuje właśnie cudzoziemców.

Podsumowując, nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 20 marca 2025 roku, która obowiązuje w Polsce od 1 czerwca bieżącego roku, wprowadziła nowe rozwiązania, a w tym również te dotyczące agencji zatrudnienia. W tym kontekście bowiem takie podmioty mają czas do końca sierpnia bieżącego roku, aby dokonać aktualizacji danych w rejestrze agencji zatrudnienia. Jest to bowiem niezbędne, by mogły one dalej oferować swoje usługi w zakresie pracy na rzecz cudzoziemców, a tymczasem w praktyce natrafiają one na dość istotne przeszkody. W tym aspekcie bowiem mamy nadal do czynienia z tymczasowym rozwiązaniem, brakiem nowego formularza w systemie, a poza tym są też sprzeczne informacje co do dodatkowo wymaganych dokumentów przez urzędy pracy, które należy załączyć do formularza aktualizacyjnego. A tymczasem czasu jest coraz mniej.