Zasady obliczania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach

Zasadniczo pracodawca może rekompensować pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych zarówno dodatkowym wynagrodzeniem, jak i również w niektórych sytuacjach czasem wolnym od pracy. Gdy w grę wchodzi ta pierwsza opcja, powinno to być normalne wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem. Natomiast wyjątkowo, w przypadku osób stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, ustawodawca przewidział możliwość zastąpienia wynagrodzenia i dodatku ryczałtem.

O czym zatem warto wiedzieć w kontekście obliczania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach?

Co do zasady kwota wypłacana z tytułu nadgodzin jest zmienna i nie stanowi stałego składnika wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Wynika to z tego, iż zawsze praca w godzinach nadliczbowych jest czymś nadzwyczajnym, wynikającym ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Obowiązuje tutaj zasada jednorazowego liczenia godzin nadliczbowych, co oznacza, iż w przypadku, gdy jednocześnie przekroczone zostały norma dobowa i tygodniowa, po zrekompensowaniu godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia norm dobowych, nie uwzględnia się ich przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

W powyższym aspekcie przedstawiciele Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy wskazali, iż o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy tygodniowej powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle nadgodziny wynikające z przekroczenia normy dobowej powstają w dniu, w którym one wystąpiły. Wówczas pracownik nabywa prawo do zrekompensowania tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia stosownym dodatkiem.

Pracodawca może być zwolniony z konieczności wypłaty dodatku jedynie wówczas, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej, pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego, bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151.2 par. 2 kodeksu pracy, wyznaczając w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym, niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W tym aspekcie działania pracownika w postaci złożenia wniosku czy też pracodawcy poprzez wskazanie terminu odbioru czasu wolnego, zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową, nastąpić powinny przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca będzie zobowiązany wypłacić dodatek, pomimo, że okres rozliczeniowy się nie skończył.

Istotnym jest, iż kodeks pracy przewiduje dwa sposoby zapłaty za godziny nadliczbowe, a mianowicie w postaci dodatkowego wynagrodzenia na zasadach ogólnych albo w ściśle określonych przypadkach, w postaci ryczałtu za godziny nadliczbowe. Tym samym nie można płacić pod innym tytułem za nadgodziny, a zatem uzgodnienie z pracownikiem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w formie premii uznaniowej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty za pracę faktycznie wykonaną w tychże godzinach.

Samo orzecznictwo sądowe dopuszcza możliwość zastąpienia określonego świadczenia innym, jednak świadczenie to musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w tych godzinach. Stąd też wypłacenie świadczenia znacznie odbiegającego od świadczenia należnego na ogólnych zasadach jest nieprawidłowe, co w konsekwencji nie pozbawia pracownika roszczenia o ewentualne wyrównanie należności.

O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny?

Istotne jest, iż w sytuacji rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w formie pieniężnej, pracownikowi przysługuje przede wszystkim normalne wynagrodzenie, czyli takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące:

• wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz
• dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, gdy na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takowych składników

Z kolei za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości:

• 100,0% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, przypadających w:

– nocy

– niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy

– dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, będące dla pracownika dniem pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy

lub

• 50,0% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, przypadających w każdym innym dniu niż określone powyżej

Zasadniczo dodatek 100,0% przysługuje również za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. Chyba, że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do 50,0% czy też 100,0% dodatku.

Jednocześnie przez normalne wynagrodzenie rozumieć należy wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. Stąd też wliczają się do niego również dodatkowe składniki o charakterze stałym, gdy na podstawie obowiązujących przepisów pracownik ma do nich prawo. W skład normalnego wynagrodzenia wchodzić może również premia, jeśli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Analizując z kolei orzecznictwo sądowe uznać należy, iż pojęcie stałości dodatkowych składników wynagrodzenia rozumiemy jako regularność i przewidywalność tych składników w strukturze wynagrodzenia pracownika. Oznacza to, iż nie chodzi wyłącznie o składniki wypłacane w cyklu miesięcznym, lecz również te wypłacane w innych cyklach, takich jak cykl roczny, o ile są one charakterystyczne dla danego stosunku pracy i pracownik może na nie liczyć w ramach normalnych warunków zatrudnienia. Stąd też stała premia roczna czy też nagroda z zysku wypłacana raz w roku może być uznana za część normalnego wynagrodzenia, gdy jest ona regularnie przyznawana, a jej wypłata nie jest zależna od spełnienia dodatkowych szczególnych warunków. Stąd też takimi dodatkowymi składnikami mogą być chociażby:

• dodatek stażowy
• dodatek funkcyjny
• dodatek za pracę w warunkach szkodliwych
• stała premia

Ustalając zatem normalne wynagrodzenie za godzinę pracy nadliczbowej należy zsumować składniki wynagrodzenia i podzielić je przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu. Nie dotyczy to jednak pensji zasadniczej określonej w stawkach godzinowych. Z kolei podczas ustalania dodatkowych składników wynagrodzenia, które wchodzą w zakres normalnego wynagrodzenia, nie ma znaczenia czy dany składnik wypłacany jest faktycznie za wykonaną pracę czy też nie. Istotnym jest, aby te składniki były charakterystyczne dla regularnego i systematycznego wynagrodzenia pracownika, wypłacanego w normalnych warunkach pracy.

Tym samym składnik wynagrodzenia może być uznany za część normalnego wynagrodzenia nawet wtedy, gdy jest zależny od ilości wykonanej pracy, pod warunkiem, iż regularnie jest on  wypłacany i pracownik można na niego liczyć jako na stały element swojego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, iż w zakres normalnego wynagrodzenia pracownika wchodzić mogą nie tylko dodatki o stałym charakterze, niezależnym od liczby przeprowadzanych godzin. W Tym aspekcie bowiem również inne składniki, które są regularnie przyznawane i stanowią stabilny element wynagrodzenia pracownika mogą być traktowane jako ele,ment normalnego wynagrodzenia. Istotnym jest jedynie, by były one przewidywalne i wypłacane w regularnych odstępach czasu, co pozwala na ich zaliczenie do normalnego wynagrodzenia.

Samo wynagrodzenie zasadnicze obejmuje również dodatek funkcyjny, dodatek dla brygadzisty oraz inne dodatkowe składniki zwiększające stawkę zasadniczą bez względu na przypisywaną im nazwę. Tym samym do składników takich należą chociażby:

• dodatek za pracę w porze nocnej
• dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia
• premia o charakterze stałym.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście wynagrodzenia za nadgodziny?

Pamiętać należy, iż składniki wynagrodzenia wypłacane sporadycznie i nieregularnie, bądź też zależące od spełnienia przez pracownika dodatkowych warunków, nie wchodzą w skład normalnego wynagrodzenia. Tym samym charakter stały premii na potrzeby jej wyliczania do normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, rozumieć należy w ten sposób, iż chodzi o składnik pensji wypłacany regularnie, przykładowo miesięcznie czy też kwartalnie, co oznacza, że nie jest on jednorazowym czy też sporadycznym świadczeniem. A zatem premia taka nie może być uzależniona od spełnienia konkretnych celów czy też osiągnięć, które wykraczają poza standardowe zadania wykonywane przez pracownika.

Jednocześnie różnica pomiędzy nagrodą, a premią polega na tym, iż nagroda nie jest uzależniona od spełnienia konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy. W tym aspekcie decydujące jest to, czy odpowiednie akty prawne przewidują z góry skonkretyzowane oraz zobiektywizowane przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub przesłanki prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia. W sytuacji, gdy warunki przyznania świadczenia są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły one podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii, a ich spełnienie jest źródłem praw pracownika do premii.

Zatem pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika warunków podlegających ocenie w kontekście przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą. Nie jest przy tym ważne czy świadczenie nazywa się premią czy też nagrodą, ale istotne jest to, czy w regulaminie zostały ustalone konkretne, sprawdzane przesłanki uzyskania tego świadczenia. Wówczas bowiem, bez względu na nazwę, chodzi o premię.

Warto pamiętać ponadto, iż nagroda jubileuszowa jest świadczeniem wynagrodzeniowym oraz roszczeniowym, a zatem ma charakter należnej pracownikowi premii, a nie nagrody. Jeżeli bowiem jest już ona przyznana, to można jej dochodzić przed sądem. Jednakże nagroda tego typu nie wchodzi w skład normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, albowiem nie ma ona charakteru stałego oraz regularnego i jest świadczeniem jednorazowym czy też sporadycznym.

Jednocześnie z kolei premia uznaniowa nie jest wliczana do normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, jeżeli jej wypłata faktycznie zależy od uznania pracodawcy. Tutaj bowiem pamiętać należy, iż premia uznaniowa jest świadczeniem nieobowiązkowym i pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję komu ją przyznać, za co i w jakiej wysokości. Decyzja ta nie jest uzależniona od żadnych sformalizowanych warunków i nie podlega kontroli, a pracownik nie ma roszczenia o przyznanie nagrody i to pomimo tego, że w kodeksie pracy zostały określone ogólne przesłanki przyznawania nagród. Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatyw w pracy, poprzez podnoszenie wydajności oraz jakości, przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy, mogą być przyznane nagrody i wyróżnienia. Jeżeli jednak z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, że pracownikowi należy się świadczenie po spełnieniu określonych przesłanek, wówczas świadczenie takie jest premią, nawet jeżeli zostało nazwane nagrodą.

Podsumowując, co do zasady pracodawca może rekompensować pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych dodatkowym wynagrodzeniem bądź też czasem wolnym od pracy. W przypadku dodatkowego wynagrodzenia powinno to być normalne wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem, natomiast wyjątkowo, w przypadku osób stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, istnieje możliwość zastąpienia wynagrodzenia i dodatku ryczałtem. Niewątpliwie bardzo istotnym jest to, co może wchodzić w skład wynagrodzenia zasadniczego, od którego zależna jest wysokość wynagrodzenia za nadgodziny.