Pracodawcy bez utworzonego programu PPK mogą spodziewać się konieczności wyjaśnień tego faktu

Na przełomie października i listopada bieżącego roku przedstawiciele Polskiego Funduszu Rozwoju skierują wezwania do około 165 tysięcy przedsiębiorstw. Dotyczy to tych przedsiębiorstw, które dotychczas nie przystąpiły do systemu Pracowniczych Planów Kapitałowych. W tym względzie warto zachować czujność, bowiem korespondencja nie przyjdzie zwykłą pocztą, lecz wyłącznie drogą elektroniczną.

Co zatem jest istotne w kontekście wezwań ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju na temat niestworzenia programu Pracowniczych Planów Kapitałowych?

Jak podkreśla Bartosz Marczuk, wiceprezes zarządu Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR), odpowiedzialny między innymi za wdrożenie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), akcja wysyłania wezwań jest realizacją prawnego obowiązku. W tym względzie bowiem ustawa o PPK zobowiązuje do wzywania podmiotów zatrudniających, które nie zawarły umów o zarządzanie PPK, by wypełniły one to obligo.

Wysyłka wezwań planowana jest na przełomie października i listopada bieżącego roku, a wezwania te trafią pierwszy raz do podmiotów, które powstały w ubiegłym roku i pomimo tego, iż powinny podpisać umowy o zarządzanie PPK, to do tej pory tego nie zrobiły. Ponowne wezwania natomiast, których będzie zdecydowana mniejszość, skierowane zostaną do pracodawców, którzy zatrudniają ponad 10 osób i dotychczas również nie uruchomili programu PPK. W ich przypadku w roku poprzednim mogły być to bowiem mikrofirmy, a teraz zwiększyły zatrudnienie.

Zasadniczo ważne jest to, że dla każdego podmiotu termin zawarcia umowy jest inny i zależy to od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika. Co do zasady obowiązek ten spoczywa na pracodawcach i zleceniodawcach mających choćby jedną osobę zatrudnioną w przedziale pomiędzy 18-ym, a 55-ym rokiem życia, za którą są opłacane obowiązkowe składki na rzecz ZUS.

W roku obecnym, w odróżnieniu od lat poprzednich, wysyłka odbywać ma się w zasadzie wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wynika to z tego, iż od początku bieżącego roku wszyscy przedsiębiorcy mają już obowiązek utrzymywania profilu na Platformie Usług Publicznych organu rentowego. Jak zauważa dr Marcin Wojewódka, ekspert Instytutu Emerytalnego, na dostarczenie wezwań za pomocą PUE ZUS pozwala jedna z regulacji specustawy covidowej, która może być stosowana jeszcze przez rok od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, ogłoszonego z powodu epidemii COVID-19. Tym samym przedstawiciele PFR ograniczając wysyłkę wezwań do formy elektronicznej, czynią to zgodnie z prawem.

Co jeszcze jest istotne w kontekście potencjalnych wezwań ze strony PFR?

Zasadniczo podmioty, które nie dopełniły obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w wyznaczonym terminie będą wzywane przez przedstawicieli PFR, by takową umowę podpisały z Polskim Funduszem Rozwoju Towarzystwem Funduszy Inwestycyjnych SA, bądź też przekazały informacje o zawarciu takiej umowy z inną instytucją finansową. Termin na udzielenie odpowiedzi to 30 dni od otrzymania korespondencji.

Jednocześnie w wezwaniu będzie również dodatkowy aspekt w postaci prośby o zalogowanie się na stronie wezwania-ppk.pfr.pl za pomocą danych do logowania i wypełnienie zamieszczonego tam formularza. Ów formularz wypełniony być powinien również przez tych, którzy korzystają z ustawowych zwolnień od obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, gdzie muszą oni przekazać do PFR oświadczenie o spełnianiu warunków, które zwalniają z konieczności jej podpisania. Dotyczy to:

• mikroprzedsiębiorców, u których wszyscy zatrudnieni złożyli deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK
• osób fizycznych zatrudniających osoby fizyczne
• podmiotów gospodarczych prowadzących Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) na określonych w ustawie zasadach.

Generalnie istotnym zagadnieniem w kontekście wysyłki wezwań w sposób elektroniczny jest to, czy adresaci rzeczywiście muszą je odebrać i czy brak odbioru będzie dla nich miał jakiekolwiek niekorzystne skutki. Jak podkreśla dr Marcin Wojewódka, formalnie nie ma obowiązku odbioru takiego wezwania, jednakże podkreślić należy, iż bierność przedsiębiorcy dużo mu nie da, bowiem może tylko wydłużyć czas reakcji na wezwanie o 14 dni.

W przypadku bowiem wysyłki korespondencji prowadzonej za pomocą portalu PUE ZUS wezwanie uznaje się bowiem za skuteczne nie tylko w momencie jego odbioru przez pracodawcę na profilu informacyjnym w portalu, lecz również, w przypadku nieodebrania takowego wezwania, po upływie 14 dni od dnia umieszczenia takiego wezwania na tym profilu.

Ciekawostką jest to, iż formularz przesyłany do PFR zawiera również prośbę o podanie powodu nie zawarcia umowy o prowadzenie PPK i choć nie ulega wątpliwości, że zgodnie z przepisami z przyczyn braku umowy muszą się wytłumaczyć ci, którzy korzystają ze zwolnień ustawowych, to brak podania jakiegokolwiek powodu niesie ryzyko kontroli i postępowania ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście akcji wysyłania wezwań ze strony PFR odnoszących się do programu PPK?

Otóż, jak podkreśla Bartosz Marczuk, odpowiedzi udzielone przez przedsiębiorców porównane będą z danymi zawartymi w różnych bazach, jak chociażby z tymi przekazywanymi przez ZUS na temat przedsiębiorstw zatrudniających osoby, które płacą obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne, co jest warunkiem objęcia takich osób programem PPK. W powyższym kontekście przypadki budzące szczególne wątpliwości, a zwłaszcza tam, gdzie pracodawcy nie odpowiedzą na wezwanie, przekazywane będą do wiadomości Państwowej Inspekcji Pracy.

Warto wiedzieć, iż zgodnie z ustawą o PPK za nie zawarcie umowy o zarządzanie PPK grozi kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym niedopełnienie tego obowiązku. O ryzyku wymierzenia takowej kary przedstawiciele PFR poinformują w swych wezwaniach.

Jak zauważa zatem dr Marcin Wojewódka, gdy ktoś zignorował przepisy o PPK, wówczas po otrzymaniu wezwania powinien naprawić swoje błędy, lecz niewątpliwie przedsiębiorca nie powinien bać się aparatu swego państwa.

Jak z kolei zauważa Oskar Sobolewski, ekspert emerytalny oraz do spraw rynku pracy HRK Payroll Consulting, na pewno obawiać winni się nowi pracodawcy zatrudniający chociażby kilkanaście osób, którzy zaczęli prowadzić działalność przykładowo w marcu bieżącego roku i nadal nie utworzyli programu PPK, a powinni już go mieć.

Warto podkreślić, że kontrolę odnośnie do przestrzegania obowiązków wynikających z ustawy o PPK przedstawiciele inspekcji pracy prowadzą dopiero od połowy ubiegłego roku i dla przykładu w roku ubiegłym stwierdzono 3 wykroczenia w zakresie braku umowy o zarządzanie PPK oraz 2 wykroczenia dotyczące uchybienia terminom zawarcia takowych umów. Z kolei w roku obecnym stwierdzono już łącznie 21 takich wykroczeń, przy czym 7 dotyczyło zawarcia umowy po terminie, a 14 braku takiej umowy.

Podsumowując, na przełomie października i listopada bieżącego roku przedstawiciele Polskiego Funduszu Rozwoju wyślą wezwania do pracodawców zatrudniających pracowników, którzy nie zawarli umowy o zarządzanie PPK. Wezwania takie skierowane będą głównie do przedsiębiorstw nowo założonych, jak i również do tych, którzy w porównaniu z rokiem poprzednim zwiększyli zatrudnienie. Przedsiębiorcy winni uważać w tym względzie, bowiem wezwania te skierowane będą wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu PUE ZUS, a warto pamiętać, iż każdy przedsiębiorca ma już obowiązek na takowej platformie posiadać swój profil. Niewątpliwie warto, by przedsiębiorcy mieli na uwadze to, iż ustawa o PPK nakłada na nich obowiązek prowadzenia takowego programu, chyba, że wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z wpłat na rzecz PPK, bądź też zachodzą inne ustawowo określone okoliczności, dla których prowadzenie tegoż programu nie jest dla pracodawcy obowiązkowe.