Kasy zapomogowo-pożyczkowe funkcjonują po nowemu, lecz z błędami

Kasy zapomogowo-pożyczkowe do 11 kwietnia 2023 roku musiały dostosować się do nowych przepisów. Praktyka pokazuje jednak, iż wiele z tych instytucji nadal odwołuje się do starych i niekoniecznie prawidłowych rozwiązań. Tymczasem konsekwencje takowych zaniedbań ponosić mogą nie tylko zarządy owych kas, lecz również wszyscy członkowie.

Co zatem wiemy o praktycznych aspektach nowych zasad funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w Polsce?

W praktyce okazuje się, iż znaczna część kas zapomogowo-pożyczkowych (KZP) jedynie pozornie przeprowadziła reformę, mianowicie wykonując dwie wymagane czynności, czyli uzyskując numer REGON i dostosowując statut do nowych zasad. Z analizy wynika jednak, iż mamy do czynienia jedynie z teoretycznym reformowaniem statutów, bowiem wiele zarządów kas nie dochowało staranności i pozostawiło sprzeczne bądź też niedopuszczalne rozwiązania organizacyjne, prawne czy też finansowe, które nadal wymagają korekty.

Niestety jednak nikt tego nie weryfikuje i w wielu kasach panuje przekonanie, że nawet jeśli przygotowane zapisy są skrajnie niepoprawne czy też niekorzystne bądź nawet niebezpieczne dla członków, to walne zgromadzenie i tak je przyjmie. Bezkarność taka będzie miała jednak taki swój finał, iż w przypadku losowej kontroli bądź też ujawnionych innych nieprawidłowości i wejścia w spór sądowy, zostanie przeprowadzona realna analiza istniejących zapisów i porównanie ich ze standardami wymaganymi ustawą. Tymczasem za ujawnienie nieprawidłowości konsekwencje poniosą twórcy takowych zapisów, a ucierpią wszyscy członkowie kasy.

Jakie zatem błędy są najczęściej popełniane w kontekście niedostosowania do nowych przepisów o KZP?

Nowe przepisy odnośnie do funkcjonowania KZP wprowadziła ustawa z 11 sierpnia 2021 roku o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666, zwana dalej ustawą o KZP). W tym kontekście jednym z elementarnych błędów jest nadal różnicowanie pracowników ze względu na formę zatrudnienia. Niestety wielu kadrowym wciąż nie mieści się w głowie, iż członkiem KZP mogłaby zostać osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, czego wynikiem jest to, iż w licznych statutach KZP katalog członków ograniczony jest jedynie do osób pracujących na umowę o pracę na czas nieokreślony. Tymczasem przepisy nowej ustawy o KZP zrównały pod względem praw wszystkie osoby fizyczne wykonujące pracę za wynagrodzeniem, bez względu na formę i rodzaj zatrudnienia.

Zatem zgodnie z obecnym prawem nie ma możliwości ograniczenia członkostwa w KZP jedynie dla pracowników etatowych. Należy jednoznacznie podkreślić, iż bezpodstawne ograniczenia zawarte w statusach KZP odnośnie do członkostwa jedynie dla pracowników etatowych, nie ma uzasadnienia ani w ustawach, ani w Konstytucji RP, ani w umowach międzynarodowych, a wręcz przeciwnie, jest mniej korzystne od obowiązujących przepisów, co powoduje, że jest sprzeczne z zasadami kodeksu pracy. Jeżeli nawet zatem w praktyce taki zapis umieszczony zostałby w statucie KZP (bowiem tych statutów żaden urząd czy też sąd nie czyta bądź nie rejestruje, ani nie zatwierdza) to będzie on bezprawny, nieskuteczny i traktowany jako niebyły. Zatem prawidłowo należałoby taki zapis usunąć, bądź też dostosować, stosując właściwe brzmienie wynikające z art. 2 ustawy o KZP.

Kolejną istotną kwestią jest odwrócenie obowiązków samych członków i sposób pozyskiwania środków przez KZP. Niegdyś bowiem podstawowym kanałem transferowania środków były wpłaty bądź przelewy wykonywane przez pracodawcę z potrąconych wcześniej wynagrodzeń członków KZP, a członkowie zaś nie mieli możliwości nie zgodzić się na owe potrącenia. Było to niewątpliwie wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i dla samej kasy, a jedynie w przypadku emerytów i rencistów, bądź w przypadku braku środków spowodowanych zajęciami bądź zdarzeniami losowymi, to członek kasy samodzielnie był obowiązany wpłacić zadeklarowaną kwotę składki.

W praktyce prowadziło to niestety do absurdów, bowiem pracownik nie mógł odzyskać własnych pieniędzy, dopóki nie odszedł z kasy lub od danego pracodawcy, jeśli miał przejściowe kłopoty finansowe, którym mógłby zaradzić wypłacając środki przez siebie zgromadzone bez konieczności opuszczania kasy. Takie zasady oznaczały całkowite niezrozumienie idei organizacji służącej pomocy finansowej i wspieraniu oszczędności, bowiem członek KZP oszczędza poprzez deponowanie środków w kasie w sposób usystematyzowany, lecz pozostaje ich właścicielem i decydentem.

W powyższym kontekście obecny art. 12 ust. 1 i 2 ustanawia zasadę, że to członek kasy ma obowiązek uiścić wpłatę w wybranej przez siebie formie i może on zdecydować, czy chce tego dokonywać w postaci wpłat samodzielnych w kasie gotówkowej prowadzonej przez pracodawcę czy też poprzez przelew z wykorzystaniem któregoś z instrumentów bankowych, typu polecenie zapłaty, stałe zlecenie, BLIK czy też przekaz pieniężny. Pozostawiona została również możliwość potrącania składki przez pracodawcę. Zmiana ta jest niewątpliwie istotna i potrzebna, podkreślając, że za KZP odpowiadają członkowie, a nie, jak wyobrażają sobie to niektórzy, pracodawca.

W myśl zatem obecnych przepisów kasa jest niezależnym, opartym na ustawie zrzeszeniem osób fizycznych, pierwotnie spełniających wspólny warunek – bycia osobą zatrudnioną przez wspólnego pracodawcę, a wtórnie, dokonujących deponowania swych środków finansowych. Tym samym należy przestać porównywać KZP chociażby do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, za który odpowiada już pracodawca.

Jakie jeszcze problemy w praktyce stwarza stosowanie nowych zapisów o KZP?

Istotnym zagadnieniem w kontekście funkcjonowania KZP jest dyskryminacja. W tym kontekście konwencja numer 111, dotycząca dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu, przyjęta w Genewie 25 czerwca 1958 roku, a ratyfikowana jeszcze w okresie istnienia Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej, w art. 1 ust. 1 definiuje czym jest owa dyskryminacja i w jakich okolicznościach może występować. Gdyby zatem zgodnie z zasadą wolności działalności organizacji, u danego pracodawcy mogło funkcjonować wiele zrzeszeń typu KZP, wówczas można byłoby ograniczyć uprawnionych jedynie do pracowników etatowych, bowiem pozostali nadal posiadaliby prawo do stworzenia własnego zrzeszenia i organizacji, jak to ma miejsce w przypadku chociażby związków zawodowych.

Jednakże prawodawca wyraźnie zastrzegł, iż u jednego pracodawcy może funkcjonować jedynie jedna KZP, stąd też nie wolno dopuszczać do tego, by w statusie KZP znalazł się zapis wyłączający zleceniobiorców z możliwości członkostwa w kasie. Celem każdej kasy powinno być zrzeszenie jak największej liczby członków, co skutkuje obniżeniem ryzyka indywidualnego przez rozłożenie jego na jak największą liczbę uczestników oraz zebranie jak najwięcej środków, co pozwala z kolei zarówno na podniesienie wysokości udzielanych pożyczek, jak i na wtórne lokowanie nadwyżek, celem wypracowania zysku.

W powyższym kontekście podkreślić należy, iż stare przepisy dotyczące funkcjonowania KZP kładły nacisk na wskazanie, czy dana osoba jest pracownikiem czy też emerytem bądź rencistą i ze względu na to różnicowały uprawnienia członka kasy. Jednakże dla funkcjonowania KZP jest to niebezpieczne, nieprzemyślane i nieadekwatne, bowiem o ile ustawodawca obecnie ograniczył możliwość bycia poręczycielem przez emerytów i rencistów, sugerując, że nie posiadają oni stałego dochodu wypłacanego przez pracodawcę, co utrudnia odzyskanie niespłaconej kwoty, to we wszystkich innych kwestiach nierówne traktowanie nie może mieć miejsca, a każdy członek kasy jest równy.

W aspekcie ograniczenia możliwości poręczenia przez emerytów i rencistów należy również uświadomić sobie, iż zdolność poręczeniowa chociażby dwóch emerytów, posiadających zebrany kilkudziesięcioletni wkład, przekraczający zobowiązanie zaciągnięte przez pracownika, któremu poręczają, nie stanowi tak naprawdę ryzyka dla żadnej ze stron. Warto również podkreślić, że prawdopodobnie w przyszłości w kasach pojawią się obecne w innych sektorach rynku usług finansowych narzędzia, jak gwarancje, zapisy, lokaty zabezpieczające, ubezpieczenia czy weksle, to jednak dziś nie może być jeszcze o nich mowy.

Warto wiedzieć, iż zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o KZP emeryt i rencista pozostaje członkiem, zachowując wszystkie prawa i obowiązki określone w ustawie lub statucie. Oczywistym jest, iż nie może być już potrącane jego wynagrodzenie, jak i nie można wskazać jego wartości, lecz pod względem praw i obowiązków sytuacja tej grupy członków pozostaje niezmieniona. Tym samym praktyki niedostosowanych statutów kas, pozwalających emerytom i rencistom jak niegdyś na nie opłacanie składek bądź zastosowanie składki specjalnej, ale też stosowanie innych kryteriów udzielania pożyczek, są bezprawne i dyskryminujące. Zatem pozbawianie emerytów i rencistów członkostwa w kasie jest nie tylko niedopuszczalne, ale również sprzeczne z celami funkcjonowania kas. To bowiem wraz ze wzrostem liczby członków ryzyko spada, a możliwości operacyjne rosną, a tym samym każde działanie zmniejszające liczbę członków jest szkodliwe. Szczególnie w kasach, gdzie liczebność emerytów i rencistów przybiera procentowo dwucyfrowy wymiar, bo może to doprowadzić do niewypłacalności i upadłości całej kasy.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście niedostosowana statutów KZP do obecnego brzmienia ustawy?

Zasadniczo KZP powinna dostosować przepisy swego statutu zarówno do ustawy, jak i własnej specyfiki. W powyższym kontekście eliminacja emerytów i rencistów z kasy nie dość, że jest niedopuszczalna, to jeszcze pozbawić może kasę premiowych dochodów, które zgodnie z art. 32 ustawy o KZP stanowią zdeponowane i nie podjęte zwroty wkładów członkowskich. Co do zasady KZP ma obowiązek zwrócić środki zebrane przez członka kasy, jednak nie wchodzą one do spadku, a zatem nie stanowią masy spadkowej i nie podlegają przepisom mówiącym o prawie do zachowku. Jeśli zatem zmarły członek kasy nie dopełnił swych obowiązków i nie wskazał osób uprawnionych, środki te staną się własnością kasy.

Kolejnym niewygodnym przepisem dla zarządu kasy, komisji rewizyjnej, ale też i osób prowadzących obsługę ze strony pracodawcy, jest zapis, którego odzwierciedlenia nie znajdziemy w większości pozornie zreformowanych statutów KZP. Ów zapis powinien nawiązywać do art 12. Ust. 2 pkt 7 ustawy o KZP, zgodnie z którym członek KZP ma prawo zaznajamiać się z:

• uchwałami organów KZP
• protokołami z posiedzeń organów KZP
• protokołami z kontroli przeprowadzanych przez komisję rewizyjną
• sprawozdaniami finansowymi, o których mowa w art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości

Bardzo mocno podkreślić należy, iż tak silne prawo kontroli jest uzasadnione i nie może być pomijane w statutach współczesnych KZP. Co do zasady prawo do bezpośredniego sprawowania nadzoru nad własnym mieniem powierzonym organizacji, będącej faktycznym jej posiadaczem, prawo do kontroli procedur zapisanych w uchwałach organów, kontroli samego istnienia wymaganych dokumentów, prawidłowego ich sporządzania czy realizowania poprzez nie powierzonych zarządowi i komisji rewizyjnej zadań, jest podstawowym elementem budowania zaufania do kasy jako instytucji, ale też jedyną realną miarą kontroli bezpieczeństwa własnych danych osobowych i wpłaconych pieniędzy, możliwych do zadysponowania przez ich deponentów.

Z praktycznego punktu widzenia kontrola działalności KZP jest niezwykle ważna, bowiem nieprawidłowych praktyk było i niestety nadal jest tutaj wiele. W tym zakresie można wymienić niesporządzanie żadnej czy prowadzenie jedynie szczątkowej dokumentacji, korzystanie z przestarzałych wzorów dokumentów, antydatowanie dokumentów bądź też sporządzanie ich dopiero na żądanie zainteresowanego. Niestety w działalności kas spotyka się również kompletną ignorancję w dziedzinie ochrony danych osobowych, przy jednoczesnym ukrywaniu kluczowych informacji, podejmowanie decyzji przez nieuprawnionych członków organów, manipulowanie środkami finansowymi, dokumentami, zapisami księgowymi przez pracodawcę bądź też zarządy kas oraz niestety jednoosobowe zarządzanie kasą przez księgową, kadrową przewodniczącego bądź też sekretarza.

Zdarzają się również nieuprawnione umorzenia bądź wypłaty, niedopuszczalny obrót środkami na rzecz osób nieuprawnionych, jak i przywłaszczanie bądź czasowe bezprawne użytkowanie środków przywłaszczonych przez decydentów. Niestety w skrajnych przypadkach prowadzi to do działania kasy jak piramidy finansowej, która była wypłacalna i zwracała wkłady i robiła to ze środków nowych. Gdyby bowiem w takiej sytuacji po odzyskaniu wszystkich udzielonych pożyczek spróbować zwrócić wkłady wszystkim właścicielom, okazałoby się, iż pieniędzy po prostu jest zbyt mało, choć zapisy pseudoksięgowe pozornie się bilansują.

W dotychczasowej praktyce niestety często rachunkowość kas realizowana była w zeszycie, w arkuszach kalkulacyjnych bądź przy użyciu programów do potrąceń składek, co generowało duże nieprawidłowości bądź rozbieżności. Członkowie kasy takich praktyk nie kontrolowali, często pozostały one nieujawnione, a gdy członek kasy zmarł, osoby uprawnione do wypłaty jego środków nawet nie miały pojęcia o tym, ile tak naprawdę owa wypłata powinna wynosić.

Jeszcze trudniejsze do wykrycia były malwersacje, w które zaangażowany był sam pracodawca, bowiem może on po prostu zwolnić pod byle pozorem osoby próbujące uporządkować finansowe kwestie dotyczące funkcjonowania kas. W ten sposób pracodawca pozbawia nie tylko wglądu, lecz także interesu prawnego w porządkowaniu bałaganu. Do nieprawidłowości należało też finansowanie zatrudnienia pracowników obsługujących kasy z pieniędzy członków, potrącane bezpodstawnie z ich wynagrodzeń przez pracodawcę. Tym samym niebywale ważna jest kontrola członkowska nad działaniem kas.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w kontekście funkcjonowania kas?

Generalnie porządkując kwestie dotyczące kontroli nad działaniem kas należy jeszcze zestawić przepis dotyczący prawa zapoznawania się z uchwałami i protokołami z obowiązkiem zarządu kasy odnośnie do ochrony przetwarzania danych osobowych. Aby zrzeszyć się w KZP, podobnie jak w przypadku zatrudnienia, sami członkowie dobrowolnie muszą przekazać własne dane osobowe do kasy. W tym kontekście nie ma mowy o posługiwaniu się pseudo anonimizacją, numerami pozyskanymi od pracodawcy bądź powoływaniem się na ochronę danych osobowych, jak i poufność kontaktów, wynikających z kodeksu pracy.

Kandydat na członka kasy przekazuje organizacji swe dane osobowe, czego wprost wymaga od niego ustawa o KZP. Kasa dokonuje weryfikacji podanych danych bezpośrednio u danego członka, a w zakresie niezbędnym również u pracodawcy, do czego uprawnia właśnie owa ustawa. Co do zasady jednak dysponentem danych, jako administrator danych osobowych, zawsze pozostaje kasa, a nie pracodawca, jak było to dotychczas.

Podkreślić należy również, iż o członkostwie danej osoby decyduje zarząd kasy, a nie księgowa, kadrowa czy też pracodawca. Stronami umów są bowiem w tym przypadku członek kasy i zarząd, a organy kasy przetwarzają dane i chronią pieniądze tego pierwszego. Na tym poziomie pracodawca jest zatem stroną trzecią.

Tym samym prawo do bezpośredniej kontroli członka wywodzi się z funkcji właścicielskich, a nie z praw pracowniczych. Członek kasy jest zatem jednocześnie współwłaścicielem, wierzycielem i deponentem wkładu, a jego uprawnienia kontrolne można wywodzić również wprost z przepisów kodeksu cywilnego o współwłasności i ochronie własności.

Podsumowując, do 11 kwietnia bieżącego roku kasy zapomogowo-pożyczkowe miały czas na dostosowanie się do nowych przepisów, wynikających z ustawy o KZP. Niestety, analizując nowe statuty kas widzimy, iż wiele z nich odwołuje się do starych i nieprawidłowych rozwiązań. Tymczasem konsekwencje owych zaniedbań ponieść może nie tylko zarząd danej kasy, lecz również wszyscy członkowie. Należałoby zatem dążyć do tego, aby statuty kas pozbawione były błędów i funkcjonowały w rzeczywistości zgodnie z nowymi zasadami wynikającymi z ustawy o KZP.