Elastyczna organizacja pracy kłopotliwa dla pracodawców

Okazuje się, że elastyczna organizacja pracy jest pełna pułapek dla pracodawców. Generalnie bowiem zatrudniający w zasadzie nie może cofnąć zgody na nią, a pozwala ona również na korzystanie z przerywanego czasu pracy na wniosek pracownika. W efekcie powstaje konieczność zapłaty połowy stawki za 5 godzin przerwy od pracy.

Co zatem jest problematyczne w kontekście elastycznej organizacji pracy?

Eksperci oceniają, iż elastyczna organizacja pracy jest kolejną miną zastawioną na pracodawców w ostatniej nowelizacji kodeksu pracy, szczególnie w kontekście korzystania z systemu przerywanego czasu pracy.

Należy bowiem pamiętać, iż nowelizacja kodeksu pracy zmienia dotychczasowe reguły dotyczące właśnie przerywanego czasu pracy. Do tej pory system ten był stosowany ze względu na potrzeby pracodawcy, a więc na jego warunkach. Pozwala on na wprowadzenie dłuższej przerwy w ciągu dnia pracy, nawet 5-godzinnej. To dla pracownika wiązać się może ze sporą niedogodnością, stąd też rodziców dzieci do lat 8 nie można zatrudniać w tym systemie bez jego zgody. Kodeks pracy przewidywał, iż przerwa ta jest odpłatna w wysokości połowy stawki wynagrodzenia.

Po wejściu w życie nowelizacji kodeksu pracy pracownik może sam zawnioskować o pracę w systemie przerywanego czasu pracy. Dla niektórych rodziców podzielenie dnia pracy na pół może okazać się korzystne i ułatwić opiekę nad dzieckiem. Poza tym może okazać się ono również korzystne finansowo, bowiem pracodawca będzie musiał zapłacić za przerwę, czyli de facto za czas opieki nad dzieckiem, połowę wynagrodzenia i to nawet za przerwę trwającą 5 godzin. Eksperci podkreślają, iż jest to niedopatrzenie ustawodawcy, a w trakcie trwania procesu legislacyjnego nikt nie pomyślał o tym, aby to wynagrodzenie wyłączyć.

Jak zatem obecnie wygląda brzmienie przepisów kodeksu pracy w odniesieniu do elastycznej organizacji pracy?

Generalnie poprzez elastyczną organizację pracy rozumie się:

• obniżenie wymiaru czasu pracy
• pracę zdalną
• rozkłady czasu pracy: ruchomy i indywidualny, a także systemy: przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej

W powyższym kontekście pracownik może złożyć o wniosek o elastyczną organizację pracy, jeśli jest rodzicem dziecka do lat 8, w formie papierowej lub elektronicznej, co najmniej na 21 dni przez planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Jednocześnie pracownik może w każdym czasie zawnioskować, również w postaci papierowej lub elektronicznej, o powrót do poprzedniej organizacji pracy, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności.

Z kolei pracodawca jest zobowiązany rozpatrzyć wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, a w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Obowiązkiem pracodawcy jest również w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku w sprawie elastycznej organizacji pracy, poinformowanie pracownika o jego uwzględnieniu, o przyczynie odmowy jego uwzględnienia albo o innym możliwym terminie uwzględnienia.

Ważne jest również to, iż wiążące wnioski o wykonywanie pracy między innymi w systemie przerywanego czasu pracy, od 6 czerwca 2018 roku składać mogą pracownicy wskazani w art. 142.1 kodeksu pracy. Dotyczy to między innymi rodzica, którego dziecko jest w fazie prenatalnej ciąży powikłanej bądź posiada zaświadczenie z ustawy „Za życiem” albo ma orzeczenie o niepełnosprawności.

Na co zatem warto zwrócić uwagę w kontekście elastycznej organizacji pracy?

Otóż jak podkreśla dr Agata Miętek, adwokat w WKB Wierciński Kwieciński Baehr, za czas takiej przerwy pracownik ma prawo do połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju, a w praktyce, połowy wynagrodzenia zasadniczego. Generalnie nie budzi to wątpliwości w sytuacji, gdy system przerywanego czasu jest wprowadzany decyzją pracodawcy, bowiem w takim przypadku jest to system istotnie niekorzystny dla pracownika, na którego wprowadzenie pracownik nie miał wpływu. Niejednokrotnie wówczas pracodawca decyduje się na wprowadzenie takiego systemu, uwzględniając potrzeby zakładu pracy i pomijając potrzeby indywidualne pracownika. Jeżeli jednak system ten jest wprowadzany na wniosek zatrudnionego, wówczas wydaje się, że nie powinien być on uprawniony do wynagrodzenia za czas przerwy. Niestety ustawodawca nie wprowadził żadnego wyjątku w tym zakresie i jeśli pracownik wykonuje pracę w tym systemie, bez względu na sposób jego wprowadzenia, przysługuje mu wynagrodzenie za czas przerwy.

Podobnego zdania jest również dr Marcin Wojewódka, radca prawny z kancelarii Wojewódka i Wspólnicy, podkreślając, iż prawo do połowy wynagrodzenia postojowego za czas przerwy, to regulacja logiczna i sprawiedliwa, jednak pod warunkiem, że system przerywany stosuje się z inicjatywy pracodawcy ze względu na interes zakładu pracy, do którego pracownik musi dostosować swoje życie pozazawodowe. W sytuacji jednakże, gdy system ten jest stosowany z inicjatywy pracownika po to, by umożliwić mu załatwienie w czasie przerwy prywatnych spraw związanych z posiadaniem dziecka, wówczas wypłata wynagrodzenia za ten czas wydaje się wielce nieuzasadniona. Generalnie przerywany czas pracy jest swego rodzaju mieczem obosiecznym, bowiem zazwyczaj jest on niekorzystny dla strony, której ten system został narzucony.

Kolejny problem dotyczy sytuacji, gdy pracodawca wyrazi zgodę na przerywany czas pracy w ramach elastycznej organizacji pracy i wówczas swojej zgody nie będzie mógł odwołać. Jak bowiem podkreśla dr Marcin Wojewódka, o wcześniejsze zakończenie elastycznej organizacji pracy starać się może jedynie pracownik. Z kolei dr Agata Miętek zaznacza, iż jednostronne cofnięcie zgody przez pracodawcę w tym zakresie nie będzie możliwe, jednak nie ma przeszkód, by to pracodawca wyszedł do pracownika z inicjatywą zmiany okresu korzystania z elastycznej organizacji pracy. Zgoda taka bowiem jest wydawana na czas określony, wskazany we wniosku pracownika, a jednocześnie przepisy przyznają wyłącznie pracownikowi możliwość złożenia wniosku o skrócenie okresu zastosowania takiej organizacji pracy. Tym samym ustawodawca nie przewidział analogicznego uprawnienia dla pracodawcy, a zamiast tego, na etapie wyrażenia zgody na elastyczną organizację pracy, pracodawca może rozważyć, czy okres zaproponowany przez pracownika nie jest zbyt długi, a jeśli tak uzna, wówczas zaproponować pracownikowi inny termin zastosowania elastycznej organizacji pracy.

W powyższym kontekście Paweł Sych, radca prawny i partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz / Littler podkreśla, iż mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie okoliczności ulegną zmianie i pracodawca będzie potrzebował, aby pracownik wrócił do wcześniejszego sposobu wykonywania pracy. Jego zdaniem, jeśli zaistnieją uzasadnione okoliczności bądź na przykład pracownik nie będzie wykonywał prawidłowo swoich obowiązków przy elastycznej organizacji pracy, wówczas pracodawca jest uprawniony do cofnięcia takiej zgody i przywrócenia dotychczasowych warunków.

O czym jeszcze powinni pamiętać pracodawcy w kontekście elastycznej organizacji pracy?

Eksperci przestrzegają pracodawców przed nierozważnymi zgodami na wykonywanie pracy w formie elastycznej, a zwłaszcza w sytuacji, gdy w grę wchodzić miałby przerywany czas pracy. Podkreślić bowiem należy, iż pracodawca wcale nie musi się zgodzić na elastyczną organizację pracy, lecz odmowę musi odpowiednio uzasadnić. Zwłaszcza, iż naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy stanowi obecnie wykroczenie.

Jak podkreśla dr Agata Miętek, popełnienie wykroczenia polegać może na naruszeniu obowiązków, które na pracodawcę nakłada art. 188.1 kodeksu pracy, przykładowo polegając na odmowie korzystania z elastycznej organizacji pracy bez podania pracownikowi przyczyny odmowy.

W odniesieniu do systemu przerywanego czasu pracy do wykroczenia dojść może wówczas, gdy pracodawca po wyrażeniu zgody na elastyczną organizację pracy, nie będzie wypłacał pracownikowi wynagrodzenia za czas przerwy. Jednocześnie problematyczne może być stwierdzenie popełnienia wykroczenia, gdy pracodawca wskazał przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy. W powyższym kontekście pracodawcy wiedzieć powinni, iż zgodnie z art. 188.1 par. 4 kodeksu pracy, podstawą odmowy mogą być potrzeby i możliwości pracodawcy, a w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jeżeli zatem pracodawca wskaże na te wyżej wymienione przesłanki, wówczas ocena przez podmiot zewnętrzny na ile prawidłowo je zastosował, może być w praktyce bardzo trudna.

Jednocześnie podkreśla, iż przepisy o wykroczeniach przeciwko prawom pracowniczym, nie mogą być interpretowane zbyt szeroko. Zatem nowe wykroczenie dotyczyć będzie jedynie sytuacji ewidentnie rażących, czyli gdy pracownik zostaje zwolniony z powodu wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy bądź gdy pracodawca odmawia uwzględnienia wniosku, tak naprawdę nie mając ku temu absolutnie żadnych podstaw. To musi być jednak ewidentne i widoczne na pierwszy rzut oka. Trudno zatem dostrzec możliwość ukarania pracodawcy w sytuacji, gdy odmowa wynikała z uzasadnionych potrzeb pracodawcy i to nawet wówczas, gdy w ocenie pracownika jego wniosek powinien zostać uwzględniony.

Podsumowując, najnowsza nowelizacja kodeksu pracy wprowadza między innymi możliwość wnioskowania przez pracownika o zastosowanie elastycznej organizacji pracy, która polega na obniżeniu wymiaru czasu pracy, na pracy zdalnej bądź też na zastosowaniu ruchomego czy też indywidualnego rozkładu czasu pracy oraz systemu przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy bądź pracy weekendowej. Niestety owa elastyczna organizacja pracy pełna jest pułapek i niedociągnięć, których koszty zapewne poniosą pracodawcy. Okazuje się bowiem, iż w praktyce pracodawca nie może cofnąć zgody na elastyczną organizację pracy, a poza tym zastosowanie przerywanego czasu pracy na skutek wniosku pracownika sprawia, iż powstaje konieczność zapłaty połowy stawki wynagrodzenia zasadniczego za nawet 5 godzin przerwy od pracy. O ile bowiem jest to zrozumiałe w sytuacji, gdy przewidywany czas pracy jest narzucony przez pracodawcę, o tyle już trudno zrozumieć, dlaczego takie prawo zostało zastosowane wówczas, gdy z wnioskiem takim występuje pracownik. Traktować należy to jako ewidentne niedopatrzenie ustawodawcy, którego koszty poniosą pracodawcy.