Bonusy dla pracowników z Ukrainy niedyskryminujące

W ostatnim czasie coraz więcej pracodawców decyduje się na wypłaty specjalnych dodatków dla swych ukraińskich pracowników oraz oferuje dni wolne z uwagi na chęć pomocy rodzinom tych pracowników, których dotknęły skutki trwającej już ponad miesiąc wojny na Ukrainie.

Jakie działania podejmują polscy pracodawcy w celu pomocy ukraińskim pracownikom i czy są one dozwolone?

Wielu pracodawców dokonuje wypłat specjalnych dodatków finansowych dla swoich pracowników z Ukrainy w związku z możliwymi skutkami wojny, głównie w celu pomocy im w sprowadzeniu do naszego kraju rodziny, czy wsparciu tych bliskich, którzy z różnych powodów nie zdecydowali się na ewakuację z ogarniętego działaniami wojennymi kraju.

Prekursorem takich działań była sieć Biedronka przyznając swym etatowym, ukraińskim pracownikom (których jest ponad 1,8 tys.) bezzwrotnego wsparcia w wysokości 1 tys. zł.

Są także pracodawcy, którzy zdecydowali się na udzielenie dni wolnych swym pracownikom, niezależnie od narodowości, na wolontariat, traktując ten czas jako usprawiedliwioną i płatną nieobecność w pracy. 

Opisane działania są oczywiście dozwolone, jednakże ważne jest, by pracodawcy wypłacający swym pracownikom wsparcie finansowe, prawidłowo określili kryteria udzielania tegoż wsparcia, by nie zaistniały przesłanki dyskryminacji, natomiast pracodawcy udzielający dni wolne muszą mieć wzgląd na to, by nadmiernie nie weryfikować, czy zatrudniony rzeczywiście przeznaczył czas wolny na pomaganie uchodźcom, by nie przekraczać granic określonych w zapisach RODO.

Jakie kryteria są dozwolone w celu przyznawania pracownikom wsparcia finansowego?

Pracodawca udzielający wsparcia finansowego swoim pracownikom musi być w stanie wykazać się obiektywnymi i zasadnymi powodami, które bezspornie uzasadniają przyznanie świadczenia i określić stosowne kryteria. Wydaje się, że najprostszym kryterium zasadności wypłaty tegoż świadczenia finansowego, jest posiadanie ukraińskiego obywatelstwa. W praktyce zastosowanie wyłącznie tego jednego kryterium jest dość ryzykowne dla przedsiębiorstwa, gdyż jest grono osób, które tego obywatelstwa nie posiadają, lecz mają bliskich na Ukrainie (np. żona pracownika jest Ukrainką i mieszka z nim w Polsce, a jej rodzice na Ukrainie). Wówczas, gdyby kierować się wyłącznie kryterium posiadania obywatelstwa ukraińskiego, taki zatrudniony nie otrzymałby wsparcia nawet gdyby już był w takiej potrzebie, gdyż na własny koszt ściągnął do swojego mieszkania teściów z Ukrainy i jego koszty utrzymania znacznie wzrosły. Takie działanie może być odbierane jako dyskryminacja.

Z tego wynika, że udzielanie świadczenia finansowego tylko na podstawie obywatelstwa ukraińskiego i trwającej na Ukrainie wojny jest niewystarczającym kryterium. Rozsądniejszym wydaje się oparcie kryterium na względach społecznych i wypłacanie świadczenia pracownikom w celu sprowadzenia członków swych rodzin do Polski lub wsparcia finansowego dla pozostających mimo wojny na Ukrainie bliskich. A zatem im kryteria są szersze, tym lepiej, czyli np. wskazanie, że pomoc finansowa przysługuje pracownikom, których pośrednio dotyczą skutki trwającej wojny w innym państwie.

Dość problematyczne okazuje się posiłkowanie się rozwiązaniami przyjętymi w specustawie ukraińskiej, a więc pomocy publicznej dla uchodźców wojennych z Ukrainy, gdzie bierze się pod uwagę osoby przybyłe do naszego kraju od 24 lutego 2022 roku, czyli od chwili rozpoczęcia szerokiej inwazji Rosji na Ukrainę. Wtedy wsparcia nie otrzymaliby pracownicy, którzy sprowadzili swoją rodzinę do Polski nieco wcześniej, już podczas realnej groźby wojny.

W jakich obszarach należy zwracać szczególną uwagę odnośnie ewentualnego zarzutu dyskryminacji i jakie działania mogą być wskazane jako przesłanki dyskryminacji w zakładzie pracy?

W kwestii ewentualnego zarzutu dyskryminacji pracodawca zobowiązany jest do równego traktowana podwładnych mu pracowników w zakresie:

• nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy
• warunków zatrudnienia
• awansowania
• dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe

Co ważne, równe traktowanie pracowników powinno odbywać się bez względu na:

• płeć i wiek
• rasę
• narodowość
• pochodzenie etniczne
• orientację seksualną
• niepełnosprawność
• przekonania polityczne
• formę zatrudnienia (umowa na czas określony lub nieokreślony, cały etat lub część etatu)
• przynależność związkową

Istotne jest, by zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie naruszały działania podejmowanego w celu wyrównywania szans pracowników wyróżnionych z jednej lub kilku wskazanych powyżej przyczyn.

Dla przykładu, naruszeniem zasady równego traktowania w zakładzie pracy jest:

• odmowa nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy
• niewspółmierne ukształtowanie wynagrodzeń za pracę lub innych warunków zatrudnienia
• pominięcie przy awansowaniu lub premiowaniu pracowników lub typowaniu do udziału w szkoleniach lub kursach zawodowych

Oczywiście, jeśli w obliczu zarzutu pracownika o dyskryminację, pracodawca posiada sensowne argumenty potwierdzające zasadność dokonania swojego wyboru czy zaniechania jakiegoś działania, wówczas działania te nie będą stanowiły naruszenia.

Jeśli natomiast działanie pracodawcy rzeczywiście będzie uznane za akt dyskryminacji, to minimalne odszkodowanie dla osoby pokrzywdzonej wynosi równowartość minimalnego wynagrodzenia, a zatem w 2022 roku jest to kwota 3.010 zł.

Jak pracodawca może weryfikować celowość udzielenia pracownikowi urlopu na wolontariat?

Wielu pracodawców oferuje zatrudnionym możliwość skorzystania z dnia wolnego na wolontariat w związku z toczącą się wojną w Ukrainie i napływem uchodźców wojennych. Bardzo ważne jest, by mieć wiedzę czy i jak można weryfikować aktywność społeczną podwładnego, by nie działać wbrew przepisom RODO.

Pracodawca może także przygotować pakiet działań pomocowych, z którego pracownicy sami zadecydują, z której aktywności skorzystają, wówczas w opisie poszczególnych działań można wskazać sposób potwierdzania faktycznego udziału. Co ważne, nie chodzi o wymóg udostępniania zdjęć z miejsc świadczenia pomocy, lecz o przedłożenie przez pracownika oświadczenia o rodzaju aktywności i jej formie lub o potwierdzenie przez koordynatora aktywności pracownika w pracach wolontariatu.

Jeśli natomiast pracownik chciałby jednorazowo skorzystać z dnia wolnego w celu wspomagania pomocy uchodźcom, to najbezpieczniejsze dla pracodawcy jest udzielenie tegoż urlopu bez weryfikowania faktycznej aktywności pracownika, ponieważ nie ma żadnych wytycznych odnośnie dozwolonego sposobu przechowywania dokumentów przedłożonych pracodawcy przez pracownika w ramach udokumentowania swojego udziału w wolontariacie.

Podsumowując, w obliczu trwającej już ponad miesiąc wojny na Ukrainie, spora część pracodawców przyznaje świadczenia finansowe dla swoich ukraińskich pracowników. Są też i tacy, którzy bez problemu udzielają pracownikom dni wolnych w celu ich aktywności w wolontariacie na rzecz uchodźców. To oczywiście dopuszczalna forma pomocy w obecnym czasie, lecz ważnym jest w tym zakresie, by szczegółowo określone zostały kryteria wypłat świadczeń finansowych, by nie dochodziło do zarzutów dyskryminacji, a weryfikacja aktywności społecznej podwładnych nie naruszała obowiązujących przepisów RODO.