Algorytmy pomocne dla działów HR, lecz wymagają kontroli

Generalnie przedsiębiorcy korzystają z aplikacji i programów w przeróżnych sytuacjach, szczególnie związanych z gospodarowaniem zasobami ludzkimi. Niewielu jednak z nich skupia się na skutkach stosowania takich rozwiązań i odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości. Poniżej uwagi i spostrzeżenia jakie w tym temacie prezentuje doktor Maciej Chakowski, partner zarządzający w Kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.

Kto wykorzystuje w swych procesach decyzyjnych skomplikowane algorytmy?

Sporo osób uważa, iż zaawansowane algorytmy wykorzystywane są tylko przez wielkie korporacje, jednak to nieprawda. Bowiem tam, gdzie do procesów związanych z prawem pracy wykorzystywane jest oprogramowanie komputerowe, tam przecież konieczny jest jakiś wzór. Jednym słowem można tak ustawić program czy aplikację, by wykonywała ona określone zadanie.

Dobrym przykładem w tym względzie są zwolnienia grupowe. Otóż typowanie konkretnych zatrudnionych, którzy mają stracić pracę, odbywa się przy zastosowaniu kryteriów doboru ustalonych w przedsiębiorstwie. I takimi kryteriami mogą być chociażby:

• staż pracy w danym przedsiębiorstwie
• wykształcenie
• absencje w pracy
• odbyte szkolenia

Jeżeli takie dane wprowadzone zostaną do systemu i poszczególnym kryteriom przypiszemy odpowiednie wagi, wówczas taki program czy aplikacja może automatycznie porównać wszystkich zatrudnionych, wskazując tych, którzy powinni być objęci zwolnieniem.

W tym względzie pamiętać należy, iż w powyższym przykładzie nie mamy do czynienia z jakąś skomplikowaną technologicznie aplikacją, gdyż wystarczy do tego zwykły arkusz kalkulacyjny z programu Excel. Działy kadrowe wielu przedsiębiorstw od lat już dokonują takich analiz, nazywając to po prostu analityką HR.

Czy stosowanie takich rozwiązań i algorytmów ma wpływ na przestrzeganie prawa pracy?

Generalnie z prawnego punktu widzenia stosowanie takich rozwiązań nie jest neutralne. W tym kontekście należy zwrócić szczególnie uwagę na możliwość naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu, gdyż przez stosowanie algorytmów przedsiębiorca może doprowadzić do dyskryminacji.

Przykładowo, planując zwolnienia grupowe, pracodawca może tak ustalić wagi przy poszczególnych kryteriach doboru do zwolnienia, by największe znaczenie miały absencje chorobowe, chcąc pozbyć się osób, które w jego odczuciu zbyt często są nieobecne w przedsiębiorstwie.

Tyle jednak, że te absencje mogą mieć różnorakie przyczyny, jak chociażby zwolnienia lekarskie w okresie ciąży lub na dzieci. Jeżeli algorytm nie będzie różnicował absencji, wówczas wskaże do zwolnienia osoby z największą liczbą absencji. I wtedy, przykładowo zatrudniona matka może zarzucić pracodawcy dyskryminację ze względu na płeć.

Zresztą do nierównego traktowania może też dochodzić na podstawie innych kryteriów, jak chociażby wiek, narodowość, itd. Generalnie zależy to od zakresu danych o pracownikach, które są wprowadzone do programu komputerowego i wykorzystywane następnie do oceny zatrudnionych poprzez algorytm. Ma to obecnie coraz większe znaczenie, gdyż rozwój nowoczesnych technologii umożliwia pozyskiwanie coraz szerszych informacji o pracownikach i ich efektywności pracy.

Czy zatem ważne jest staranne dobieranie danych, które następnie przetworzy algorytm?

Otóż zdecydowanie tak, gdyż przecież mamy do czynienia z automatycznymi działaniami, które należy prawidłowo ustalić. Problemem jednak często jest to, iż w owym ustalaniu danych nie bierze udziału dział HR, mający z kolei dużą wiedzę w tym zakresie. A algorytmy wykorzystywane przy realizacji zadań dotyczących zatrudnienia tworzą działy IT.

Owszem, pracownicy IT posiadają kwalifikacje techniczne do stworzenia programów czy aplikacji, jednakże często nie muszą przecież wiedzieć o skutkach z zakresu prawa pracy, jakie może wywołać niewłaściwe zaprogramowanie (czyli chociażby ujęcia jako kryterium oceny pracownika jego absencji bez wyszczególnienia jej powodów).

W rezultacie wnioski wyciągnięte na podstawie działania algorytmu mogą być niezgodne z prawem pracy, gdyż przykładowo algorytm wytypuje do zwolnienia kobietę, która niedawno była w ciąży. I takie sytuacje dzieją się już z wielu przedsiębiorstwach, przy czym niewiele osób skupia się na skutkach stosowania algorytmów i odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości.

Na co zatem działy HR powinny zwracać szczególną uwagę?

Przede wszystkim powinny one współpracować z działami IT, które winny przekazywać dokładne informacje o zasadach działania danego algorytmu. Pracownicy HR z kolei powinni wskazywać na jakich informacjach im zależy, a następnie weryfikować otrzymane wyniki, zadając sobie pytanie czy zastosowanie takich algorytmów nie będzie prowadzić do działań niezgodnych z prawem.

Ważnym jest w tym względzie, iż nie chodzi wyłącznie o ewentualne naruszenie przepisów o dyskryminacji, lecz również o mobbing czy też ochronę dóbr osobistych. Przecież pozyskiwanie danych na potrzeby korzystania z algorytmów może prowadzić do przesadnej ingerencji w prywatność lub inne dobra pracowników.

Takim przykładem może być algorytm, który ma umożliwić sprawdzenie, jak często zatrudnieni korzystają z toalet w czasie pracy (oczywiście w celu lepszej organizacji pracy czy też efektywniejszego wykorzystania czasu.

Wiele wskazuje na to, iż taki algorytm byłby niezgodny z prawem z uwagi na konieczność ochrony prywatności zatrudnionych, ich poczucia godności czy też informacji o stanie zdrowia.

Co jeszcze jest istotne w kontekście algorytmów i oprogramowania?

Generalnie przeróżne dane pozyskują, gromadzą i analizują nie tylko duże przedsiębiorstwa, lecz również i te mniejsze. Coraz powszechniejsze jest bowiem weryfikowanie takich elementów związanych z pracą, jak:

• jak długo pracownik był zalogowany w danym programie
• ile razy klikał w klawiaturę
• ile e-maili odebrał i ile wysłał

Algorytmy pozwalają na wykorzystywanie tych danych do sprawdzania efektywności pracy i oceny zatrudnionych. W tym zakresie przedstawiciele HR nie mogą skupiać się jedynie na analizie danych końcowych. Otóż muszą oni bowiem wiedzieć, skąd takie dane się biorą, czyli rozumieć zasadę działania danego algorytmu oraz sposób, w jaki informacje zostały pozyskane. To dopiero pozwoli bowiem na odpowiedź na pytanie, czy dane są prawidłowe i czy można było zdobyć takie dane w sposób legalny.

Zrozumiałość całego procesu korzystania z algorytmów jest wręcz niezbędna, gdyż pracodawca musi umieć wytłumaczyć w jaki sposób uzyskał informacje, które uzasadniały przykładowo rozwiązanie umowy o pracę. Jest to szczególnie ważne na etapie ewentualnego postępowania sądowego, gdy pracownik wejdzie w tym zakresie w spór z pracodawcą.

Ważne jest to również pod kątem ewentualnej kontroli ze strony pracowników Państwowej Inspekcji Pracy, która ma prawo domagać się przedstawienia wyników, na podstawie których pracodawca podjął decyzję dotyczącą warunków zatrudnienia, czyli przykładowo dobierał pracowników do zwolnień lub przyznawał dodatkowe świadczenia pieniężne za efektywność pracy.

Czy zatem algorytmy mogą być wykorzystywane nie tylko do zwolnień, ale też i do premiowania pracowników?

Otóż jak najbardziej tak, a szczególnie w zakresie oceny efektywności pracy czy też oceny czasu pracy, są i będą one stosowane. Dzięki wagom przypisanym do danych wskaźników pracodawca może bowiem ustalać, co liczy się dla niego bardziej, mianowicie:

• jakość pracy
• ilość pracy
• terminowość wykonywania zadań
• brak nieobecności

Właśnie z wykorzystaniem powyższych danych tworzone są algorytmy premiowania. Oczywiście mogą być one zdecydowanie bardziej skomplikowane, uwzględniając jednocześnie wiele czynników.

Taka sytuacja może być jednak problematyczna dla pracowników, którzy chcieliby zweryfikować, czy na pewno nie spełnili w danym miesiącu kryteriów do wypłaty premii. Trzeba bowiem liczyć się z tym, iż pod ogólnymi kryteriami uwzględnianymi przez algorytm (jak chociażby dyscyplina pracy), może kryć się wiele czynników i danych zbieranych przez pracodawcę, jak chociażby wspomniana już częstotliwość korzystania z przerw na toaletę.

I rozszyfrowanie takiej sytuacji może nie być wcale takie łatwe przez zatrudnionego, przy czym pracodawcy muszą w tym zakresie również uważać. Pracownik może przecież kwestionować zarówno stosowanie danej informacji do oceny zatrudnionych, jak i samo prawdo do jej pozyskania, czyli to, czy pracodawca może premiować chociażby za rzadkie korzystanie z toalety i czy w ogóle ma prawo pozyskiwać informacje w tym aspekcie.

Podsumowując, rozwój technologiczny sprawia, iż algorytmy obecne w programach i aplikacjach są już czymś powszechnym. Wykorzystywane są one również przez działy HR, odpowiedzialne w przedsiębiorstwach za zarządzanie zasobami ludzkimi. I o ile samo ich działanie jest niezwykle pomocne, to uważać należy na to, by nie pozostawić owych rozwiązań i algorytmów bez nadzoru i zrozumienia ich zasady działania. To bowiem rodzić może obawy o naruszenie prawa w zakresie dyskryminacji, mobbingu czy też ochrony danych osobowych.