Praca zdalna i jej wpływ na produktywność i innowacyjność

Okazuje się, iż dzięki oddelegowaniu do pracy zdalnej zwiększeniu uległa produktywność, lecz niestety spadła innowacyjność. Ograniczona liczba kontaktów osobistych ma na to duży wpływ i jakiekolwiek konferencje on-line nie są w stanie tego naprawić.

Co już dziś można powiedzieć o wykonywaniu pracy w formie zdalnej?

Już ponad rok temu, gdy w marcu 2020 roku świat zamykał się w ramach pierwszego lockdownu, ekonomista Nicholas Bloom z Uniwersytetu Stanforda przewidywał, iż będziemy mieć do czynienia z katastrofą w zakresie produktywności przedsiębiorstw, gdyż praca zdalna wiązała się z pracą w domach w towarzystwie dzieci, w niedopasowanej do tego przestrzeni.

Obecnie stwierdzić można, iż prognoza ta nie sprawdziła się. Badania przeprowadzone przez Boston Consulting Group (BCG) wskazują, iż przytłaczająca większość europejskich menedżerów uważa, że produktywność ich zespołów na pracy zdalnej pozostała stabilna lub nawet wzrosła.

Z kolei portal Appollotechnical.com pokazuje badania, z których wynika, iż nasza produktywność rośnie dzięki zdalnej formie świadczenia pracy aż o 47%. Zatem zupełnie realnym jest, iż w wyniku epidemii gospodarka odkryła łatwy sposób na skokowe zwiększenie produktywności, jakim jest zamkniecie biur i wysłanie pracowników na pracę zdalną (według szacunków w USA zdalnie pracować będzie w obecnym roku na stałe około 26% całej siły roboczej, a w Polsce około 10%).

Jednak wzrost produktywności to jeden odcień pracy zdalnej, a drugim jest spadek innowacyjności. I to jest całkiem poważny problem, gdyż to właśnie innowacyjność jest źródłem rozwoju.

Z raportu BCG wynika, iż odsetek menedżerów uznających swoje przedsiębiorstwa za innowacyjne w dziedzinie produktów i usług spadł z 56% w roku 2019 do 40% w roku 2020. Jeszcze surowsze oceny wystawiają sami pracownicy, gdyż tylko 28% z nich uznawało swe przedsiębiorstwa za innowacyjne, gdzie rok wcześniej było to 40%.

Jak zatem podnieść innowacyjność na pracy zdalnej?

Otóż do roli wybawców innowacyjności typuje się aplikacje do rozmów video, jak chociażby Zoom czy Microsoft Teams. Obecnie intuicyjnie każdy z nas wyobraża sobie, iż wykorzystanie tego typu komunikatorów jest duże, lecz dopiero poznanie liczb robi wrażenie.

Przykładowo z aplikacji Zoom przed epidemią korzystało około 10 mln osób dziennie, obecnie zaś jest to około 300 mln osób dziennie. Dziś aplikacja Zoom ma 0,5 mln klientów biznesowych i generuje kwartalne przychody na poziomie 300 mln USD, a według prognoz w IV kwartale bieżącego roku obrót ma wynieść 900 mln USD (czyli więcej, niż Zoom osiągnął łącznie w latach 2017-2019).

Imponujące wzrosty notuje też Microsoft Teams, gdzie przed epidemią z aplikacji korzystało około 20 mln osób dziennie, a dziś jest to 115 mln. Natomiast wartościowo przychody wzrosły z poziomu 0,8 mld USD w roku 2019 do 6,8 mld USD w roku 2020. Rosną też obroty i popularność innych komunikatorów, jak chociażby Skype, Google Meet czy Slack.

Powodem, dla którego zdaniem ekspertów, innowacyjność uratować mają komunikatory jest to, iż oferują one nam to, co zabiera praca zdalna, mianowicie kontakt z drugim człowiekiem. Wbrew bowiem romantycznemu wizerunkowi wynalazcy-samotnika, to intensywna socjalizacja i bezpośrednia współpraca są warunkami koniecznymi innowacyjności. Idee, a więc ludzie (będący ich twórcami i nośnikami) muszą się nieustannie ze sobą zderzać, krzyżować i łączyć.

W przeciwnym wypadku nie powstanie nic nowego ani nic starego nie zostanie ulepszone. Co najwyżej może się okazać, iż będziemy robić to co zawsze, tyle, że szybciej. I właśnie prawdopodobnie do tego sprowadza się wzrost produktywności wywołany epidemią, gdyż wykonywanie pracy w domu pozwala pozbyć się czasochłonnych rytuałów społecznych i skupić się na meritum wykonywanego zadania.

Obecnie bowiem nie mamy do czynienia ze zmianami procedur, nie wynaleziono lepszych procesów, a zadania są właściwie te same. Jedynymi elementami, które uległy zmianie są:

• okrojenie dnia roboczego z przypadkowych rozmów na korytarzu
• brak konieczności wczesnej pobudki, by zdążyć do pracy
• brak wspólnych wypadów na lunch do knajpki za rogiem
• brak przerwy na dymka
• brak pracowniczych plotek i kłótni

Według szacunków podczas wykonywania pracy w formie zdalnej w domu na zajęcia nieproduktywne marnujemy średnio około 10 minut dziennie mniej. Dla przykładu dla przedsiębiorstwa Accenture, zatrudniającego 537 tys. ludzi na całym świecie, taka zmiana oznacza, iż jej pracownicy codziennie oszczędzają czas odpowiadający jednej dekadzie. Wzrost produktywności jest zatem kolosalny i aż trudny do uwierzenia, bo chociaż pracując zdalnie nie odrywa nas od pracy kichnięcie współpracownika, to jednak dom oferuje całkiem sporo innych przerywników, jak chociażby remont u sąsiada, nagła pokusa umycia szyb bądź chęć przyrządzenia spaghetti.

Problemem jest w tej sytuacji to, iż te domowe przerywniki nie są społeczne i innowacyjność na nich nie wyrośnie. Bowiem to na bazie tych niezdrowych dla produktywności przerywników podczas pracy tradycyjnie wykonywanej, sprzyjających socjalizacji kalorii około biurowego rytuału, rozwija się przestrzeń dla nowych idei, czyli rozmowa.

Dlaczego ta rozmowa jest tak ważna dla innowacyjności?

Generalnie praca zdalna jest domeną „białych kołnierzyków”, a nie robotników czy mechaników. I właśnie praca w biurze odpowiada za innowacyjność, gdyż myśląc o niej mamy w głowie nie tylko sekretarki i księgowe, lecz także projektantów produktowych, inżynierów, programistów, marketingowców, specjalistów sprzedaży czy też menedżerów i kierowników oraz nawet naukowców.

Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, iż w tradycyjnym modelu pracy osoby te przebywając ze sobą w ograniczonej przestrzeni, siłą rzeczy wchodzą w różnorakie interakcje, z których dla innowacyjności wcale nie najważniejsze są te formalne. Czasem bowiem na wspólnym dymku programista rzuci jakąś obserwację na banalny temat, co zaowocować może, iż w umyśle szefa marketingu pojawi się nowy pomysł, który połączy on z innym, jaki wpadł mu do głowy podczas porannej podróży do pracy, gdy obserwował w metrze ludzi wpatrzonych w smartfony. Taki łańcuch przypadków zaowocować może powstaniem produktu, który zmieni rynek.

Najistotniejsze w tym jest to, iż to nie jest czyste teoretyzowanie. Specjaliści badający źródła innowacyjności nie od dziś coraz silniej zwracają uwagę na twórczą rolę szczęśliwego trafu (fachowo nazywaną serendypnością wynalazków), jak i konieczność stworzenia najlepszych warunków, by do niego dochodziło.

Z tego też powodu siedziby takich korporacji jak Google LLC czy Apple Inc. są tak projektowane, by pracownicy różnych szczebli i specjalności nieustannie na siebie wpadali. Steve Jobs nie mógłby być pustelnikiem i nie był nim też Thomas Edison, którego największym odkryciem nie było wynalezienie żarówki, lecz stworzenie laboratorium i zatrudnienie w nim 200 pracowników różnych specjalizacji. Jak tłumaczy David Schrier, badacz nowych technologii z Uniwersytetu w Oxfordzie: „Badania pokazują, że skuteczni innowatorzy budują fundament zaufania wokół mikrointerakcji, które zachodzą w miejscu pracy. (…) Jeśli nie widzisz kogoś twarzą w twarz, nie współpracujesz z nim.”.

Tym samym obecnie, w dobie pracy zdalnej, właśnie zdalne spotkania video mają zastępować pogawędki w kolejce do WC i stwarzać poczucie wspólnoty, dając okazję do wzajemnego słuchania się, planowania pracy, jak i jej kontroli.

Czy zatem czaty i rozmowy video są w stanie uzupełnić lukę w kontaktach międzyludzkich powstałą wskutek wykonywania pracy w formie zdalnej?

Otóż odpowiedź nie jest ani prosta, ani jednoznaczna. Naukowcy z Uniwersytetu Leibniza w Hanowerze przekonują, że tak, podpierając się przeprowadzonym badaniem. Tyle, że jest to eksperyment laboratoryjny, nie operujący na danych z prawdziwej gospodarki.

Innowacyjność jednak jest bardzo trudna do zmierzenia. O ile bowiem produktywność można zmierzyć zestawiając ze sobą wykorzystywane zasoby, poświęcony czas i efekt finalny, to z innowacyjnością tak łatwo nie będzie. Nie ma w tym względzie dobrej metody badawczej.

Praca zdalna może niewątpliwie mocno zdusić innowacyjność, odbierając przestrzeń do prawdziwego, a więc fizycznego i angażującego wszystkie zmysły (trudno przepisać chociażby zapach na kod binarny) kontaktu międzyludzkiego. Tymczasem dla innowacyjności im go więcej, tym lepiej.

Do tej pory kanonem było regularne bywanie w miejscu pracy, a prowadzenie konferencji na video połączone z zamieszkaniem na sielskiej wsi pozostawało w sferze marzeń. Zatem środowiskiem ogniskującym relacje gospodarcze stawało się w coraz większym stopniu miasto. Jak zauważa Hyejin Youn, profesor zarządzania na Northwestern University: „Innowacja, tak jak wartość nieruchomości, zależy od lokalizacji. Moje badania wskazują, że przełomowe innowacje pojawiają się najczęściej w miastach liczących co najmniej 1 mln mieszkańców. Im większe miasto, tym bardziej zróżnicowane zasoby ludzkie, style myślenia, doświadczenia i perspektywy. W rezultacie ludzie są nieustannie eksponowani na twórcze pomysły w życiu prywatnym i zawodowym.”.

Gdy nowe idee są naprawdę przełomowe, wówczas z natury rzeczy jest niewiele słów, mogących je wyrazić. Wówczas do „wyrażania i przeżywania” ludzie potrzebują fizycznej interakcji i niewerbalnej komunikacji. Tymczasem komunikacja video nie odtwarza w pełni tego, jak ludzie oddziałują ze sobą osobiście, zwłaszcza w ramach burzy mózgów czy kolektywnego rozwiązywania problemów. Na Zoomie rozmowa umiera, a ludzie nie są skłonni do spontanicznych kontaktów poza godzinami pracy.

Wideokonferencje nie dość, że kompresują złożoną rzeczywistość do kodu binarnego, pozbawiając ją głębi (jesteśmy tylko jedną z gadających głów na ekranie komputera), to jeszcze tworzą nowe problemy, w postaci zmęczenia rozmowami video, na które składają się:

• nadmierna ilość bezpośredniego kontaktu wzrokowego
• nieustanne patrzenie na samego siebie
• zoomowanie redukuje naszą naturalną mobilność w porównaniu chociażby z rozmową telefoniczną
• przeładowanie kognitywne, gdyż nie dość, że nasze zdolności przetwarzania informacji są osłabione, to jeszcze musimy silnie je eksponować

Zatem ciągłe uczestniczenie w wideokonferencjach silnie przeciąża nasz mózg i zmusza do zwiększonego, w porównaniu z normalną rozmową, wysiłku woli.

Na co jeszcze oddziałuje wykonywanie pracy w formie zdalnej?

Zasadniczo praca zdalna oznacza więcej odpowiedzialności spoczywającej na barkach pracownika, gdyż tak naprawdę musi on sobie wszystko sam zorganizować. W tym kontekście ważna jest samodyscyplina, będąc pochodną indywidualnej siły woli, której mamy jednak skończony zasób.

Co prawda ćwiczenia z autosugestii mogą chwilowo pomóc, lecz generalnie nasz jednostkowy poziom siły woli jest uzależniony od uwarunkowań genetycznych, wychowania, przekonań i aktualnej kondycji zdrowotnej. Tymczasem używanie siły woli wyczerpuje.

Zgodnie z badaniami naukowców z Amerykańskiego Stowarzyszenia Psychologicznego, wykonywanie zadania wymagającego silnej samokontroli obniża aktywność mózgu w rejonie przedniej kory zakrętu obręczy, który jest odpowiedzialny za nasz aparat poznawczy. Tym samym po wideokonferencji wymagającej od nas silnej woli, nie dość, że jesteśmy psychicznie wyczerpani, to łatwiej poddajemy się impulsom, jak chociażby zakupowym czy nałogom, stając się przez jakiś czas bezwolnymi. Zatem wielce prawdopodobnym jest, iż praca zdalna z intensywnym użyciem video wyczerpuje bardziej nasz umysł niż praca w biurze.

Niewątpliwie wideokonferencje nie są idealnym rozwiązaniem i do ich wad zaliczyć można jeszcze takie elementy, jak:

• rozkojarzenie rozmówców (chociażby wskutek spadku siły woli)
• lekceważenie rozmówców (gdyż łatwiej to zrobić za pośrednictwem łączy, niż w realu)
• brak naturalnego rytmu rozmowy (w praktyce są to następujące po sobie monologi)
• braki techniczno-logistyczno-lokalowe

Czy zatem powinniśmy się obawiać spadku innowacyjności, którego wideokonferencje raczej nie powstrzymają?

Zdaniem Patricka Graya, konsultanta technologicznego koncernów z Doliny Krzemowej, obawy o to, iż praca zdalna zdusi innowacyjność nie są nowe. Występowały one już bowiem w chwili upowszechniania się outsourcingu i chociaż nie wolno ich bagatelizować, to raczej też nie ma powodu do paniki. Wystarczy bowiem zastosować odpowiednie techniki pracy.

Jak bowiem pisze Patrick Gray: „Kluczowym składnikiem innowacyjności zapewnianym przez fizyczną bliskość jest skupienie. Jeśli potrzebowałeś ludzi do wykonania danego zadania, było łatwo zebrać ich w jednym pokoju, zamknąć drzwi i siłą samego faktu, że znajdowali się fizycznie blisko siebie, mogłeś patrzeć, jak najlepsze umysły twojej organizacji zamykają laptopy, wyłączają komórki i przez 30-90 minut angażują się w pełną koncentracji sesję. W erze pracy zdalnej możesz liczyć na maksymalnie 10 minut skupienia. Reszta spotkania upływa na czekaniu, aż dołączą spóźnialscy albo aż wszyscy uporają się z problemami audiowizualnymi (…) „

Stąd niezmiernie ważnym jest obecnie, by unikać wydłużania spotkań, a zamiast tego lepiej je przygotować. Zatem warto wysłać krótką lekturę wstępną, poprosić o zamknięcie poczty mailowej, wyłączenie komórki, jak i pełne skupienie i uczestniczenie w spotkaniu.  

Zdaniem z kolei Emmy Brock, psychologa, warto zobowiązać pracowników, by podczas wykonywania pracy w sposób zdalny, dzwonili tygodniowo do 5 osób, z którymi spotkaliby się w biurze, gdyby pracowali w sposób tradycyjny. I chodzi tutaj o telefony bez celu, przypadkowe, by powiedzieć część i zapytać o samopoczucie. Bowiem właśnie podczas takich rozmów może się wykrzesać iskra nowych idei.

Pracodawcy próbują różnych rozwiązań, starając się, by pracownicy zdalni pozostali kreatywni. Zatem tworzą specjalne platformy do dzielenia się pomysłami bądź organizują wirtualne burze mózgów. Generalnie jednak żadne z tych rozwiązań nie zapewnia takiego poziomu innowacyjnego przypadku, który można osiągnąć, pracując w jednym biurze.

Od cyfrowej gospodarki nie ma jednak odwrotu, zatem być może rozwiązaniem będzie praca hybrydowa, czyli na zmianę biuro i dom lub kawiarnia, w zależności od potrzeb. Powstanie wówczas nieustanna rotacja i dynamika. W takiej rzeczywistości wideokonferencje mogą stać się ułatwieniem dla innowacyjności, a nie jej warunkiem.

Podsumowując, praca zdalna na tak szeroką skalę jak obecnie uwarunkowana jest głównie epidemią, jednakże prawdopodobnie pozostanie już z nami na dłużej. Z jednej strony przyniosła ona wiele ułatwień, ale też i problemów. Zwiększyła się nasza produktywność, lecz w tym samym czasie spadła innowacyjność. I to właśnie jej wyprowadzenie na odpowiedni poziom jest dziś zadaniem wielu menedżerów. Bowiem bez innowacyjności, nie będzie mowy o rozwoju.