Potencjalny problem z rozliczaniem obcokrajowców

Przedsiębiorstwa zatrudniające obcokrajowców będą miały potencjalnie duży problem z ich rozliczeniem, jeśli nie posiadają oni polskiego numeru PESEL lub NIP. Sprawę wyjaśniło Ministerstwo Finansów (MF) i jak się okazuje, poważne kłopoty płatników pojawią się już na początku przyszłego roku.

Kogo i kiedy mogą dotyczyć kłopoty związane z rozliczeniem obcokrajowców?

Otóż okazuje się, że wszyscy płatnicy, którzy po zakończeniu roku 2020, do dnia 31 stycznia roku kolejnego są zobowiązani sporządzić informacje PIT-11, będą mieli problem z wywiązaniem się ze swego obowiązku i będą narażeni na poważne konsekwencje, w tym odpowiedzialność karną w przypadku, kiedy zatrudniony przez nich obcokrajowiec nie posiada nadanego polskiego numeru PESEL lub NIP.

Czy to jest nowa sytuacja dla przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców?

O dziwo to nie jest nic nowego. Ten problem pojawia się każdego roku, jednakże w minionych latach Ministerstwo Finansów nie respektowało obowiązku wpisywania przez płatników numerów PESEL lub NIP pracowników spoza naszych granic przy wypełnianiu formularza PIT-11 przy wysyłce elektronicznej. Można było w odpowiednich polach podać na przykład ciąg jedynek bądź dziewiątek.

Co się stało, że w tym roku problem okazał się być poważny?

Wszystko za sprawą komunikatu wydanego przez Ministerstwo Finansów, który został opublikowany 26 listopada na stronie MF, a który brzmiał „Płatnik (pracodawca) ma obowiązek wpisać w formularzu prawidłowy NIP lub PESEL podatnika (swojego pracownika). Błędem jest wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999). Brak właściwych danych w formularzu przekazanym do urzędu skarbowego uniemożliwi bądź utrudni podatnikowi (pracownikowi) wywiązanie się z obowiązków w PIT”.

Czy epidemia COVID-19 ma wpływ na tę niekorzystną sytuację?

Sprawę opisuje Grzegorz Niebudek, adwokat, doradca podatkowy i partner zarządzający w kancelarii LTCA, który nawiązuje do stanu epidemii COVID-19. Z jego wiedzy wynika, że zatrudniający obcokrajowców zrzucają winę na opieszałość pracowników urzędów gmin, którzy z uwagi na pandemię i pracę w okrojonych składach osobowych, nie wyrabiają się z pracą dotyczącą nadawania numerów PESEL osobom przyjeżdżającym z zagranicy. Twierdzi on wręcz, że korespondencja w tej sprawie trafia często do skrzynek odbiorczych i nie jest przez dłuższy czas rozpatrywana.

Czy numer NIP jest konieczny, czy można go zastąpić numerem PESEL i odwrotnie?

Jak wyjaśnia Emilia Piechota, dyrektor w dziale doradztwa prawnopodatkowego w PwC, obcokrajowcy, którzy nie mogą zameldować się w Polsce, mogą złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL, jednakże są zobowiązani do wskazania podstawy prawnej zastosowania takowej procedury. Niestety podstawą prawną nie są w tym przypadku przepisy podatkowe, które nie wymuszają uzyskania przez zatrudnionego obcokrajowca numeru PESEL, i tu rodzi się kolejny problem. Rozwiązanie przynoszą zapisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2020 r. poz. 170 ze zmianami), które wskazują, iż osoby, które z różnych powodów nie mogą uzyskać numeru PESEL, a są podatnikami w Polsce, czyli podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, winni posługiwać się numerem NIP w sprawach dotyczących fiskusa. Niestety z praktyki ekspertki Emilii Piechoty dowiedzieć się można, że urzędnicy skarbowi rozpatrują negatywnie wnioski o NIP właśnie z powodu braku meldunku.

Co sprawia, że urzędnicy nie nadają numerów PESEL „od ręki”?

Poza problemami natury kadrowej pojawiają się również kłopoty proceduralne. Otóż zapisy ustawy o ewidencji ludności obowiązujące od 2018 roku jasno precyzują, że PESEL jest nadawany cudzoziemcowi automatycznie wyłącznie z dopełnieniem obowiązku meldunkowego, stałego bądź czasowego na ponad 30 dni. Jak podkreśla Grzegorz Niebudek, wielu obcokrajowców przebywających i pracujących w Polsce, z różnych powodów tego meldunku nie posiada. Bariery mogą być różne, od prozaicznej przymusowej kwarantanny, przez brak znajomości języka polskiego, aż do kłopotów z udokumentowaniem stałego miejsca zamieszkania.

Jak zatem cudzoziemiec może uzyskać numer PESEL?

Istnieją ku temu dwie drogi:

• z urzędu, jeśli cudzoziemiec ma stały meldunek lub czasowy meldunek powyżej 30 dni
• na wniosek, który obcokrajowiec składa wraz z załącznikami

Natomiast właściwe organy przyjmujące wioski o uzyskanie numeru PESEL to:

• organ gminy właściwy dla miejsca zameldowania pracownika (podatnika)
• organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy w przypadku braku możliwości zameldowania się pracownika (podatnika)
• Urząd Dzielnicy Warszawa-Śródmieście, gdy pracownik (podatnik) jeszcze nie pracuje lub siedziba pracodawcy jest poza granicami Polski.

Czy obcokrajowiec, który nie posługuje się językiem polskim ma jakiekolwiek wsparcie w tym zakresie?

Na wielu płaszczyznach życia gospodarczego w Polsce, obcokrajowcy mają wsparcie językowe. Na portalu Gov.pl podane są niezbędne informacje o możliwościach uzyskania numeru PESEL w języku angielskim oraz ukraińskim.

Jakie konsekwencje grożą zatrudniającemu i zatrudnionemu za niezłożenie PIT-11 w terminie?

Przedsiębiorca jest zobowiązany w terminie do 31 stycznia 2021 roku złożyć do urzędu PIT-11 za rok 2020 za zatrudnionego i do 28 lutego 2021 roku przekazać go zatrudnionemu. Jeśli tego nie uczyni, jest narażony na konsekwencje karne z artykułu 79 kodeksu karnego. Natomiast pracownik, który od pracodawcy nie otrzyma w terminie powyższego dokumentu, będzie miał kłopot z rozliczeniem się z urzędem skarbowym, ponieważ nie będzie miał szans uzyskania dostępu do usługi „Twój e-PIT”.

Czy sejmowe rozwiązania przyniosą pomoc w tej kłopotliwej i patowej sprawie?

Jest takowa szansa, ponieważ do Sejmu RP trafił niedawno projekt nowelizacji prawa celnego i niektórych innych ustaw, w myśl której numer PESEL będzie mógł być nadany obcokrajowcom, dla których meldunek w Polsce stanowi problem, a nie posiadają oni niepodatkowych podstaw prawnych, by ten identyfikator otrzymać. Jeśli procedowanie tej zmiany nie przeciągnie się w czasie i wejdzie ona w życie na początku 2021 roku, to i tak nie będzie go można zastosować do rozliczenia roku 2020, wyjaśnia Emilia Piechota. Jak zatem zauważa Grzegorz Niebudka, niezbędne są szybkie rozwiązania doraźne do rozliczenia 2020 roku, najlepiej te stosowane w ubiegłych latach, gdzie można było „obejść” przepisy wpisując rząd jednakowych cyfr w miejsce numeru PESEL lub NIP.

Podsumowując, nie lada problem pojawił się z chwilą wejścia w życie treści komunikatu wydanego przez MF, który ujrzał światło dzienne 26 listopada 2020 roku poprzez opublikowanie go na stronach MF. Od tego momentu w polach PESEL lub NIP w formularzu PIT-11 nie można posługiwać się wyimaginowanym numerem składającym się z ciągu tych samych cyfr, jak w latach ubiegłych, a koniecznym jest podanie właściwego numeru, a jak się okazuje, to wcale nie jest takie proste, by go w Polsce uzyskać. Z pomocą mogą przyjść rozwiązania sejmowe, jednakże do czasu ich ustanowienia problem wydaje się być nierozwiązywalny.