Praca zdalna i jej uregulowanie prawne.

Praca zdalna jest coraz częstszym sposobem świadczenia pracy w polskiej rzeczywistości gospodarczej. Spotykana jest jako wykonywana sporadycznie, jak i wręcz na stałe. Może być zorganizowana w różny sposób. Z jednej strony może być wykonywana jako telepraca, mając pełne unormowanie w kodeksie pracy, bądź też jako inna forma świadczenia pracy spoza biura, niespełniająca przesłanek do uznania jej za telepracę (zwana potocznie home office).

Praca zdalna a telepraca. Kiedy mamy do czynienia z telepracą?

Telepraca jest szczegółowo określona w kodeksie pracy. Mówimy o niej w sytuacji, gdy praca jest regularnie wykonywana poza zakładem pracy, a efekty pracy przekazywane są przez pracownika za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W tym zakresie najwięcej wątpliwości budzi kwestia owej „regularności”. Może ona bowiem oznaczać nie tylko wykonywanie tej pracy cyklicznie w domu (przykładowo w określony dzień), ale też w sposób względnie stały i powtarzalny (czyli dla przykładu przez 10 dni w miesiącu, bez określania o jakie dni chodzi). Najlepiej, gdyby pracodawca skonkretyzował tę kwestię w porozumieniu zawartym z pracownikiem, bądź też regulaminie pracy.

Z kolei efekty tego rodzaju pracy muszą być przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W grę wchodzi tu więc poczta elektroniczna, telefon czy wspólny dysk sieciowy. Te zasady również powinny być określone w porozumieniu bądź regulaminie pracy.

Jakie regulamin obowiązują w przypadku home office?

Wszelkie formy pracy zdalnej, nie spełniające przesłanek do uznania ich za telepracę, nie zostały sprecyzowane żadnymi przepisami. W związku z tym to pracodawca musi sam je określić, mając tutaj dużą swobodę. W praktyce gospodarczej jest tak, iż zdecydowanie częściej mamy do czynienia z home office niż typową telepracą. Jej zaletą jest to, iż może być wykonywana, w zależności od okoliczności, okazjonalnie i niesystematycznie. Jest szczególnie polecanym rozwiązaniem, gdy pracownik zazwyczaj pracuje w biurze, a tylko sporadycznie świadczy pracę z domu.

Przy home office, w odróżnieniu od telepracy, to pracownik i pracodawca decydują czy i kiedy praca wykonywana będzie z domu. Nie jest to z góry określone ani w porozumieniu, ani w regulaminie pracy. Jeśli będą tu jakiekolwiek regulacje, to określają one tylko pewne ramy postepowania, bez wnikania w szczegóły. W tym przypadku nie ma tez żadnego obowiązku przekazywania wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Owszem, jest taka możliwość, jednak równie dobrze pracownik może sam te wyniki przekazać, stawiając się w biurze.

W praktyce zasady telepracy i home office często się przenikają, niewiele różniąc się między sobą. Jednak ich rozgraniczenie jest bardzo ważne z punktu widzenia podstaw prawnych. Telepraca jako taka została wyraźnie uregulowana w kodeksie pracy i jej wykonywanie nie nastręcza już problemów. Natomiast home office wymaga od pracodawcy dodatkowej staranności i uregulowania zasad jej wykonywania. Ma to szczególne znaczenie w kontekście bhp i obowiązków pracodawcy w tym zakresie.

Czym jest telepraca na wniosek pracownika?

Od czerwca 2018 roku pracownik ma możliwość wykonywania pracy w formie telepracy na wniosek złożony w formie elektronicznej lub papierowej. To bardzo ważna zmiana, nie zawsze dostrzegana przez pracodawców. Nim ten zapis zaczął obowiązywać, rozpoczęcie pracy zdalnej w formie telepracy wymagało wielu formalności, w tym uzgodnień ze związkami zawodowymi czy wydawania specjalnych regulaminów.

Obecnie nie jest już to potrzebne, wystarczy wniosek pracownika. Oczywiście, w przypadku większej ilości pracowników, wymaga to złożenia wniosku przez każdego z nich, tym niemniej w wielu przypadkach taki wniosek jest atrakcyjną alternatywą.

Telepraca świadczona na wniosek pracownika dopuszczona jest w sytuacji, gdy pracodawca posiada pewne unormowania w tym zakresie (regulamin czy porozumienie), jak i też w przypadku braku takowych. To spore ułatwienie do jej wprowadzania. Ponadto, zasady wykonywania telepracy na wniosek pracownika mogą się różnić od tych zawartych w ewentualnym regulaminie czy porozumieniu, pod warunkiem jednak, iż jest to podyktowane uzasadnionymi, obiektywnymi powodami.

Co do zasady pracodawca, jeśli ma taką możliwość, powinien zaakceptować wniosek pracownika o telepracę. Może jednak odmówić, gdy nie ma obiektywnych możliwości świadczenia pracy ten sposób, bądź też taka forma pracy będzie miała negatywny wpływ na działalność pracodawcy.

Sam wniosek o telepracę ze strony pracownika nie został precyzyjnie określony. Czysto teoretycznie więc mógłby się ograniczać do stwierdzenia, iż pracownik pragnie wykonywać pracę w takiej formie i wnosi o stworzenie mu takiej możliwości. Wskazanym jednak by było (choćby dla rozstrzygania ewentualnych sporów) wskazanie uzasadnienia, jak i określenie ram czasowych jej wykonywania.

Kiedy wniosek pracownika o telepracę jest wiążący dla pracodawcy?

Otóż istnieją określone sytuacje, gdy wniosek pracownika o umożliwienie zdalnego świadczenia pracy jest wiążący dla pracodawcy. Ma to miejsce wówczas, gdy taki wniosek pochodzi od:

• pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, jeśli ciąża jest zagrożona
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub chorobie dziecka zagrażającej jego życiu, które powstały w okresie ciąży lub porodu
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności
• pracownika – rodzica dziecka, które potrzebuje szczególnego wsparcia w zakresie edukacji, tj. wspomagania rozwoju, kształcenia specjalistycznego, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

Generalnie rzecz ujmując, te uprawnienia przysługują rodzicom dzieci niepełnosprawnych. I co ważne, wiążący charakter wniosku pozostaje aktualny nawet po ukończeniu przez dziecko 18-go roku życia. Przepisy w tym zakresie wprowadzają jednak dwa wyjątki, gdy pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia takiego wniosku – gdy wykonywanie pracy w formie telepracy nie jest możliwe ze względów organizacyjnych pracodawcy lub gdy wyklucza to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jakie są zasadnicze różnice pomiędzy telepracą, pracą zdalną a home office?

Poniższa tabela prezentuje główne różnice pomiędzy telepracą, a pracą zdalną w formie home office.

Telepraca	Praca zdalna (home office)
Uregulowana w kodeksie pracy	Nieuregulowana w przepisach
Regularność	Okazjonalność
Ustalony z góry schemat	Może być uzależniona od każdorazowej zgody pracodawcy
Wykonywanie pracy poza zakładem pracy	Wykonywanie części obowiązków spoza zakładu pracy
Raportowanie wyników pracy przy pomocy środków komunikacji elektronicznej	Dowolna forma raportowania wyników pracy

Czy warto stworzyć regulamin home office wewnątrz przedsiębiorstwa?

Gdy okaże się, że sposób wykonywania pracy zdalnej przez pracownika nie spełnia przesłanek telepracy, pozostaje nam home office. Warto jednak określić zasady jej wykonywania w regulaminie pracy bądź porozumieniu z pracownikami.

W przypadku telepracy sprawa jest o tyle prostsza, iż przepisy określają podstawowe zasady jej wykonywania, zdejmując z pracodawcy choćby część obowiązków odnośnie bhp. Tego w przypadku home office nie ma, w związku z tym wskazane by było, by pracodawca tak dla siebie, jak i pracownika, wprowadził regulamin pracy w zakresie home office. Przy tworzeniu tego regulaminu warto oprzeć się na rozwiązaniach zastosowanych przy telepracy, gdyż są one bliźniaczo podobne. Można nawet pokusić się o posiadanie jednakowego regulaminu dla telepracy, jak i home office, przy czym wówczas warunki dla obu tych rodzajów pracy zdalnej muszą być jednakowe i spójne z kodeksem pracy.

Dlaczego tak ważne jest wprowadzenie regulaminu świadczenia pracy w formie home office z punktu widzenia pracodawcy?

Z uwagi na to, iż ten rodzaj pracy nie jest unormowany w kodeksie pracy, nie istnieją wyłączenia dotyczące choćby bezpieczeństwa i higieny pracy, jak w przypadku telepracy. Tym samym to pracodawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracownika. To na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pomieszczenia pracy odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy. Pracodawca ponosi też odpowiedzialność za bezpieczeństwo pracownika pracującego w domu, jak i za ewentualne wypadki przy pracy.

Oczywiście, należy też uwzględnić specyfikę pracy zdalnej i nie nakładać na pracodawcę obowiązków niemożliwych do spełnienia. Tym niemniej warto zobowiązać pracownika, mającego pracować zdalnie w formie home office, aby przed przystąpieniem do pracy umożliwił specjaliście ds. bhp dokonanie oceny stanowiska pracy pod kątem spełniania wymagań określonych przepisami.

Jak określić miejsce pracy zdalnej?

W tym względzie pracodawca ma pełną dowolność, mogąc zastosować rozwiązania choćby z zakresu telepracy, czyli zezwolić na wykonywanie pracy poza zakładem pracy. By jednak zasady home office były precyzyjne, warto szczegółowo określić miejsce pracy. Wszystko po to, by przestrzegać przepisów bhp w zakresie bezpiecznego miejsca pracy. W sytuacji, gdy z jakichkolwiek powodów przeprowadzenie kontroli miejsca pracy zdalnej pod kątem bhp jest niewykonalne, należy odebrać od pracownika oświadczenie, iż przepisy bhp są przestrzegane.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy takie sztywne określenie miejsca pracy zdalnej jest trudne do zastosowania. Zdarza się przecież wcale nierzadko, że pracownik wykonuje taką pracę w wielu, różnych miejscach. W tym przypadku pozostaje tylko kwestia zwrócenia pracownikowi uwagi na przestrzeganie zasad bhp.

Jak rozwiązać sprawę potwierdzania obecności w przypadku pracy zdalnej i home office?

Wykonywanie pracy w formie telepracy czy też home office nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ponadto, od 1 stycznia 2019 roku obowiązują w tym zakresie nowe wymogi. Oprócz liczby godzin dziennie przepracowanych przez pracownika, należy podać też konkretny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku jedynie w kilku przypadkach, choćby w stosunku do pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy. Dlatego dobrym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy dla telepracowników. Trudno też wymagać od pracownika pracującego zdalnie, by rano przyjeżdżał do pracy tylko po to, by podpisać listę obecności bądź odbić kartę magnetyczną. Należy zatem dla tej grupy pracowników określić taką metodę potwierdzania obecności, by była ona racjonalna i w pełnie zabezpieczała interesy pracodawcy w tym zakresie. Może to nastąpić choćby w formie zalogowania do systemu czy wysłania wiadomości e-mail o pozostawaniu w gotowości do świadczenia pracy.

Można ponadto zobowiązać pracownika świadczącego pracę zdalnie do przesyłania raz w miesiącu zestawienia z informacjami o wykonywaniu pracy zdalnej w określonych dniach i godzinach. W przypadku ewidencji czasu pracy, te same zasady obowiązują tak w przypadku telepracy, jak i home office.

Co w sytuacji wypadku przy pracy zaistniałego w ramach home office?

Z uwagi na brak odrębnych uregulowań odnośnie home office należy przyjąć, iż w przypadku zaistnienia wypadku przy pracy, obowiązują ogólne zasady kodeksu pracy. Odpowiedzialność pracodawcy jest zatem ograniczona do sytuacji, gdy istnieje powiązanie pomiędzy obowiązkami pracownika, a wykonywaniem pracy w ramach home office. Tym samym pracodawca będzie ponosił odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracownika w przypadku, gdy ten przykładowo zostanie porażony prądem na skutek podłączenia komputera. Ale ta odpowiedzialność będzie tylko wtedy, gdy pracownik przestrzegał zasady bhp z tym zakresie.

W razie zaistnienia wypadku przy pracy, pracodawca musi ustalić jego okoliczności i przyczyny. Z uwagi jednak na to, iż wypadek miał miejsce poza siedzibą pracodawcy, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego może być utrudnione, tym samym obowiązki pracodawcy będą do pewnego stopnia ograniczone. Warto jednak te kwestie uregulować w regulaminie czy porozumieniu.

Jak zabezpieczyć przekazywanie informacji przy wykonywaniu pracy zdalnej?

Z uwagi na to, iż praca zdalna wykonywana jest najczęściej za pośrednictwem sieci Internet, istnieje zwiększone ryzyko udostępnienia danych osobie nieuprawnionej. Z uwagi na to, w przypadku telepracy, ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi i przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

Takie same zasady pracodawca winien unormować w przypadku home office. Precyzyjne wskazania zasad ochrony danych będzie korzystne tak dla pracodawcy, jak i pracownika.

Warto również podkreślić, iż dane podlegające ochronie mogą zostać przekazane pracownikowi również w formie papierowej. Zatem zasady bezpieczeństwa ochrony danych ten aspekt też powinny uwzględniać.

Rolą pracodawcy jest precyzyjne określenie zasad obowiązujących pracownika wykonującego pracę zdalnie, mających na celu zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych. Przykładowo, może to dotyczyć zasad logowania do systemu za pomocą loginu i hasła, automatyczne blokowanie ekranu po okresie bezczynności czy też obowiązek wysyłania wiadomości zawierającej dane z użyciem dodatkowego zabezpieczenia w postaci hasła.

Dodatkowy problem pojawia się wtedy, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną przy wykorzystaniu swojego prywatnego sprzętu. Z uwagi wówczas na trudność w wyegzekwowaniu zasad bezpieczeństwa, powinno się takich sytuacji unikać.

A co z zapewnieniem narzędzi pracy w pracy zdalnej?

W przypadku telepracy ustawodawca wprost wskazał, że obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie odpowiedniego sprzętu do wykonywania pracy zdalnej. Tym samym na pracodawcy spoczywają kwestie jego ubezpieczenia, pokrycia kosztów zainstalowania, kosztów serwisowych czy eksploatacyjnych. Przy czym co istotne, strony mogą uregulować te kwestie odmiennie. Przez sprzęt do pracy należy rozumieć nie tylko komputer, ale również drukarkę, biurko, krzesło, lampkę czy szafę na dokumenty.

Natomiast w przypadku home office, z uwagi na brak uregulowań prawnych, należy te kwestie zamieścić a regulaminie bądź porozumieniu. I to od pracodawcy zależy które kwestie zapewni pracownikowi, a które pozostawi w jego gestii. Ważne przy tym, by te uregulowania były w zgodzie z zasadami bhp i kodeksem pracy.

Podsumowując, zasady świadczenia usług pracy zdalnej są częściowo określone w kodeksie pracy (telepraca), a częściowo nie podlegają żadnym przepisom (home office). W tym drugim jednak przypadku nie można mówić o zupełnej dowolności w ich kształtowaniu, gdyż pewne ogólne normy i zasady prawa pracy muszą być przestrzegane. Warto zatem, by tak pracodawca, jak i pracownik, określili zasady wzajemnej współpracy w tym zakresie. Tym bardziej, iż tego rodzaju praca staje się coraz bardziej popularna i poszukiwana na rynku pracy.