Zatrudnienie cudzoziemca w oddziale zakładu pracy

Okazuje się, iż wniosek o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca powinien być złożony do urzędu wojewódzkiego właściwego dla jednostki zatrudniającej. Jeżeli bowiem tak się nie stanie bądź też zezwolenie wydane zostanie na adres siedziby głównej podmiotu zatrudniającego, wówczas inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) mogą nawet podważyć legalność samego zatrudnienia. Poniżej uwagi i spostrzeżenia na ten temat, jakie ma Kinga Polewska, radca prawny w Kancelarii Paruch Chruściel Schiffter/Littler Global.

Co zatem jest istotne w kontekście zezwolenia na pracę dla cudzoziemca i miejsca wykonywania przez niego pracy?

Generalnie wydaje się logiczne, iż jeśli oddział danego zakładu pracy ma status pracodawcy i zatrudnia pracowników polskich, to powinien móc, po uzyskaniu odpowiednich zezwoleń, zatrudniać również cudzoziemców. W praktyce jednak sytuacja ta rodzi kilka pytań i wątpliwości, mianowicie:

• kto powinien ubiegać się o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, oddział czy też spółka?
• co w sytuacji, gdy pracę powierza odrębna jednostka organizacyjna zarejestrowanego w Polsce oddziału zagranicznego przedsiębiorcy?
• jak prawidłowo ustalić właściwości urzędu w tego typu sprawach?

W zgodzie z art. 88a, par. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1100, zwana dalej ustawą o promocji zatrudnienia) zezwolenie na pracę jest wydawane na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Podmiotem takim może być:

• jednostka organizacyjna, chociażby nie posiadała osobowości prawnej
• osoba fizyczna, która na podstawie stosunku prawnego powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi

I takimi podmiotami, czyli jednostkami będącymi pracodawcami mimo braku osobowości prawnej, będą oddziały spółek. Przy czym ważne jest, zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (SN), iż mogą być one uznane za pracodawców wyłącznie wtedy, gdy spełniają równocześnie dwa warunki, mianowicie:

• są odrębne finansowo i organizacyjnie
• mają zdolność samodzielnego zatrudniania pracowników

Zatem analizując przepisy uznać można, iż każdy oddział polskiej spółki oraz każda inna odrębna jednostka organizacyjna krajowego lub zarejestrowanego w Polsce zagranicznego przedsiębiorcy może być samodzielnym pracodawcą i powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

I powyższe będzie miało zastosowanie, nawet jeśli jednostka ta nie jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, ale ma odrębność organizacyjną w postaci posiadania odrębnego numeru REGON, NIP, rejestracji w ZUS jako płatnik i zatrudniania pracowników. Tym samym nie powinno budzić wątpliwości, iż taka odrębna jednostka organizacyjna może samodzielnie występować o wydanie zezwoleń na pracę.

Gdzie zatem taka odrębna jednostka organizacyjna, w postaci oddziału przedsiębiorstwa, powinna składać wnioski o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca?

Otóż zgodnie z art. 88b par. 1 pkt. 1 ustawy o promocji zatrudnienia zezwolenie w przypadku zatrudniania cudzoziemca przez podmiot krajowy wydaje wojewoda właściwy ze względu na siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

W tym przypadku miejsce rzeczywistego wykonywania pracy nie ma znaczenia, stąd też dla pracownika wykonującego pracę w Przemyślu koniecznym będzie wystąpienie z wnioskiem o zezwolenie na pracę przykładowo w Warszawie, jeżeli tam znajduje się siedziba pracodawcy.

Problemem jednak jest to, iż ustawa o promocji zatrudnienia nie definiuje co jest uznawane za taką właśnie siedzibę. Dlatego w tym miejscu należałoby się odwołać do przepisów kodeksu cywilnego, z których wynika, iż siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę organ zarządzający (chyba, że ustawa bądź statut stanowią inaczej).

Z kolei przez organ zarządzający rozumie się organ lub osobę, do których kompetencji należy prowadzenie spraw i reprezentacja osoby prawnej. Natomiast z orzecznictwa SN wynika ponadto, iż siedzibą jest nie tyle miejsce wskazane jako takie w dokumentach spółki, ile miejsce rzeczywistego działania organu zarządzającego.

Z kolei dla jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi (którym ustawa przyznaje zdolność prawną), zastosowanie mają odpowiednio przepisy o osobach prawnych. Oddziały inne niż zarejestrowany polski oddział zagranicznego przedsiębiorcy nie mają osobowości prawnej, mają natomiast zdolność prawną chociażby do zatrudniania pracowników. I zasadniczo nie mają one także odrębnego zarządu, choć możliwym jest umocowanie wybranej osoby lub osób do reprezentowania takiej jednostki. I jeżeli ów reprezentant wykonuje na co dzień swoje obowiązki w danej placówce, to właśnie tę placówkę należy uznać za rzeczywistą siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

W konsekwencji powyższego wywodu, właściwym do rozpoznania wniosku o zezwolenie na pracę złożonego w imieniu takiej jednostki będzie wojewoda właściwy dla tego podmiotu, a nie właściwy z uwagi na adres siedziby spółki.

Co zatem jeszcze jest istotne w powyższym kontekście?

Otóż wypełniając wniosek o zezwolenie na pracę, należy wskazać dane pozwalające na identyfikację podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Jednakże w przeciwieństwie do polskiej spółki lub oddziału zagranicznego przedsiębiorstwa omawiane odrębne jednostki organizacyjne nie posiadają przykładowo osobnego numeru KRS.

Pomimo tego, by uniknąć wątpliwości co do tego, czy pracodawcą jest w danym wypadku spółka czy też jej odrębna jednostka organizacyjna, należy konsekwentnie posługiwać się we wniosku danymi rejestrowymi owej konkretnej jednostki.

Z praktycznego punktu widzenia problemów nie stwarza składanie wniosków w postaci papierowej. Natomiast pojawiają się one, gdy wniosek jest składany elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, gdzie częściowo wniosek wypełnia się na zasadzie wyboru spośród dostępnych opcji.

Stąd też w rubryce „typ podmiotu” należy zaznaczyć opcję „jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej”, a w rubryce „nazwa rejestru i numer, pod którym jest zarejestrowany podmiot powierzający wykonywanie pracy”, o ile taka jednostka go nie posiada, wskazać rejestr REGON i podać pełen numer REGON z dodatkową końcówką. To bowiem pozwoli na prawidłowe zidentyfikowanie rzeczywistego pracodawcy, czyli podmiotu ubiegającego się o zezwolenie.

A jak urzędnicy podchodzą do tego typu jednostek organizacyjnych i zezwoleń na pracę?

Okazuje się bowiem, iż urzędy wojewódzkie, wydające zezwolenia na pracę, mają z tym dużo problemów i wątpliwości. W praktyce bowiem można spotkać się z sytuacją, że urząd przekazuje wniosek złożony przez podmiot, który ma odrębność organizacyjną do wojewody właściwego ze względu na główną siedzibę spółki.

Dzieje się tak niestety dlatego, iż urzędnicy rozpoznający sprawę często w pierwszej kolejności sięgają do systemu e-KRS, w którym nie zawsze ujawnione są informacje o odrębnych jednostkach organizacyjnych.

Jeżeli coś takiego nastąpi, wówczas pracodawca nie powinien biernie akceptować stanowiska urzędu, tylko złożyć pismo wyjaśniające i dodatkowe dokumenty, potwierdzające stan faktyczny i jego status. W przeciwnym wypadku wojewoda, do którego zostanie przekazany wniosek, najprawdopodobniej wyda zezwolenie na główną spółkę, co w przypadku kontroli ze strony PIP może nawet zakończyć się stwierdzeniem, iż cudzoziemiec jest zatrudniony nielegalnie, gdyż rzeczywisty pracodawca nie uzyskał dla niego zezwolenia na pracę.

Zatem potencjalne skutki takiej sytuacji mogą mieć całkiem poważne konsekwencje, zarówno dla pracodawcy, jak i zatrudnionego cudzoziemca. Zatem bardzo istotnym jest, by pracodawcy stosowali konsekwentnie prawidłową praktykę, nawet gdy ze strony urzędu napotykają na trudności bądź brak zrozumienia. W ostatecznym rozrachunku to właśnie bowiem zatrudniający poniosą konsekwencje błędnego przekazania wniosku do niewłaściwego wojewody.

Podsumowując, zatrudnienie cudzoziemca w oddziale zakładu pracy wcale nie jest takie jednoznaczne i proste. Szczególne problemy dotyczą sytuacji, gdy zatrudniającym jest jednostka organizacyjna zakładu pracy nieposiadająca osobowości prawnej. Pracodawcy muszą bowiem dokładnie pilnować, by ich wniosek nie został przekazany do wojewody właściwego dla siedziby spółki, a zezwolenie na pracę wydał wojewoda właściwy dla owej jednostki organizacyjnej. Konsekwencje bowiem często powtarzanego urzędniczego błędu poniosą właśnie pracodawcy i cudzoziemcy, a nie urzędnicy. A kontrolujący stan faktyczny inspektor pracy może nawet orzec, iż zatrudnienie cudzoziemca odbywa się nielegalnie.