Zasady sprawdzania niekaralności pracownika

Kodeks pracy z założenia nie dopuszcza możliwości żądania od pracownika tudzież kandydata do pracy podania danych dotyczących jego niekaralności. Jednakże regulacja ta ma pewną „furtkę”, która powoduje, iż możliwość taka istnieje. Pracodawca bowiem może weryfikować kryminalną przeszłość osoby zatrudnionej, gdy mamy do czynienia z ryzykiem poważnej szkody, związanej z decyzjami podejmowanymi na danym stanowisku pracy.

Dlaczego pracodawcy interesują się kryminalną przeszłością pracownika?

Pracodawcy są zainteresowani sprawdzeniem, czy dany pracownik nie miał kłopotów z prawem. I chętnie informacje o kryminalnej przeszłości pracownika umieściliby jako jedno z kryteriów oceny stopnia zaufania do kandydata czy też pracownika.

Owo zainteresowanie najczęściej związane jest z koniecznością ochrony interesów przedsiębiorstwa czy też wymogami kontrahentów. Tego typu wymagania częstokroć stawiają zagraniczne podmioty. Jednakże są i pracodawcy, którzy podążają za niekoniecznie zgodną z prawem praktyką, bądź też czystą ciekawością.

Zgodnie bowiem z polskimi przepisami, możliwość weryfikowania kryminalnej przeszłości pracownika czy też kandydata, jest dość ograniczona. Pracodawca bowiem może żądać od kandydata podania następujących danych:

• imię (imiona) i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Co ważne, trzy ostatnie punkty (wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia) tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku pracy.

Z kolei od zatrudnionego już pracownika pracodawca może zażądać dodatkowo podania takich danych osobowych, jak:

• adres zamieszkania
• numer PESEL
• rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (w przypadku braku numeru PESEL)

Pracodawca może też przetwarzać jeszcze inne dane pracownika, jeśli są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Kiedy zatem pracodawca może żądać od pracownika danych o niekaralności?

Pracodawca może samodzielnie pozyskać dane z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), lecz wyłącznie w zakresie koniecznym do zatrudnienia osoby, od której prawnie wymagana jest niekaralność i pełna zdolność do czynności prawnych, a także w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba może zajmować określone stanowisko, wykonywać dany zawód lub prowadzić działalność gospodarczą.

Uprawnienie to może wynikać z przepisów branżowych lub też na podstawie ustawy z dnia 12 kwietnia 2018 roku (Dz.U. z 2018 r,. poz. 1130) o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (zwaną dalej „ustawa”), obowiązującej od dnia 27 czerwca 201 roku.

Jeszcze do 27 czerwca 2018 roku możliwość zweryfikowania kryminalnej przeszłości danego pracownika była ograniczona do poszczególnych branż czy też zawodów. Mowa tu przykładowo o pracownikach służby cywilnej, nauczycielach czy też pracownikach ochrony. Po tej dacie bowiem możliwa jest także weryfikacja na niektórych stanowiskach w podmiotach sektora finansowego.

Powyższa ustawa wymieniła szczegółowo prawie 100 rodzajów podmiotów nią objętych, uprawnionych do pozyskiwania informacji o przeszłości kryminalnej pracownika. W wykazie uwzględniono takie podmioty, jak banki, instytucje ubezpieczeniowe, fundusze inwestycyjne, podmioty świadczące usługi płatnicze, fundusze emerytalne, podmioty uczestniczące w obrocie instrumentami finansowymi, przedsiębiorstwa leasingowe oraz podmioty świadczące niektóre usługi na rzecz wyżej wymienionych instytucji.

I właśnie ten ostatni zapis powoduje, iż znacznie rozszerzył się zakres pracodawców uprawnionych do sprawdzania niekaralności pracownika. Zgodnie bowiem z zapisami ustawy, jednym z przykładów podmiotów świadczących usługi na rzecz instytucji finansowych są takie, które świadczą usługi outsourcingu bankowego.

Na czym polega ów outsourcing bankowy?

Otóż zgodnie z prawem bankowym, bank może powierzyć, na mocy umowy, wykonywanie określonych czynności bankowych przedsiębiorcy, mającego siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej (UE). I w tej sytuacji taki przedsiębiorca również jest podmiotem sektora finansowego, mającym uprawnienie do pozyskiwania informacji o niekaralności.

Czynności, które bank może powierzyć do wykonania przedsiębiorcy mogą dotyczyć usług:

• zawierania i zmiany umów rachunków bankowych
• zawierania i zmiany umów kredytów i pożyczek pieniężnych udzielanych osobom fizycznym, mikroprzedsiębiorcom czy małym przedsiębiorcom
• zawierania i zmiany umów o kartę płatniczą, których stroną jest konsument, mikroprzedsiębiorca czy mały przedsiębiorca
• przyjmowania wpłat
• dokonywania wypłat związanych z prowadzeniem rachunków bankowych tegoż banku
• przyjmowania wpłat na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki
• windykacji należności banku

I pracodawca, świadczący tego typu usługi, może wobec pracowników, którzy są zatrudniani na stanowiskach związanych ze świadczeniem usług na rzecz podmiotów sektora finansowego, pozyskiwać dane o ich niekaralności. Istotne jest tu bowiem to, czy dany pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym ze świadczeniem usług na rzecz podmiotów sektora finansowego, wymienionych w prawie bankowym. Przykładowo zatem, przedsiębiorstwo zajmujące się sprzątaniem placówek bankowych z takich uprawnień nie skorzysta, gdyż nie są to usługi związane z działalnością bankową w myśl prawa bankowego.

Kogo jeszcze dotyczyć może owo uprawnienie?

Otóż analizę na temat możliwości takiej weryfikacji pracowników powinny dokonać zarządy przedsiębiorstw, które świadczą usługi finansowe na rzecz przedsiębiorstw z siedzibą poza UE (lecz na terytorium należącym do Światowej Organizacji Handlu). W tym przypadku uprawnienie takie powstanie wtedy, gdy usługi świadczone przez polskiego przedsiębiorcę są związane z przedmiotem podstawowej działalności tych zagranicznych przedsiębiorstw.

Czy zakres danych obejmuje wszystkie dane o karalności danego pracownika?

Samo zakwalifikowanie pracodawcy jako podmiotu sektora finansowego nie oznacza, iż może on badać całą niekaralność pracownika. Pracodawca bowiem może żądać podania informacji dotyczących wydanych wobec kandydata prawomocnych wyroków skazujących za określone przestępstwa wymienione w ustawie (i tylko za takie opisane w konkretnych 48 aktach prawnych wymienionych w ustawie). Natomiast osoba taka musi ubiegać się o stanowisko związane z zarządzaniem majątkiem pracodawcy lub osoby trzeciej, dostępem do informacji prawnie chronionych oraz podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty przez pracodawcę lub osobę trzecią majątku lub wysokim ryzykiem powstania innej, poważnej szkody poniesionej przez pracodawcę lub osobę trzecią.

Ustawa sama w sobie nie wprowadza katalogu stanowisk pracy, na których dopuszczalne jest podanie informacji w zakresie karalności, pozostawiając tę sprawę racjonalnej ocenie pracodawcy. W przypadku natomiast osób już zatrudnionych, pracodawca ma prawo żądać takich informacji nie częściej niż raz na 12 miesięcy lub każdorazowo, gdy pracodawca poweźmie uzasadnione podejrzenie, iż pracownik został skazany za przestępstwa określone w ustawie.

A czy możliwe jest sprawdzenie karalności pracownika na podstawie jego zgody?

W rzeczywistości procedura legalnego sprawdzenia karalności danego pracownika jest dość skomplikowana, stąd też zachodzi pytanie, czy nie można tego ominąć na podstawie zgody wyrażonej przez pracownika. Otóż zgodnie z polskim kodeksem pracy, pracodawca nie może pozyskiwać od kandydata do pracy lub pracownika żadnych innych informacji oprócz tych, o których jest mowa w kodeksie pracy i ustawach szczegółowych. W celu pozyskania i przetwarzania wszelkich dodatkowych danych, pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, która musi zostać wyrażona dobrowolnie, konkretnie, świadomie i wyraźnie.

W tym przypadku mają też zastosowanie przepisy odnośnie RODO, które stanowią, iż zgoda nie może stanowić podstawy przetwarzania danych wymienionych w art. 10 RODO (czyli danych dotyczących skazujących wyroków karnych i popełnionych przestępstw), o ile nie jest to dozwolone przepisami prawa. Zatem jak widać z powyższego, droga do pozyskania informacji o karalności pracownika na podstawie jego zgody nie jest właściwa.

Podsumowując, sprawdzenie niekaralności pracownika nie jest rzeczą prostą, chyba, że dotyczy to szczególnych, wymienionych w ustawie branż. Możliwości te uległy rozszerzeniu o pracowników świadczących usługi na rzecz sektora finansowego, co jest rzeczą pozytywną, gdyż podnosi poziom bezpieczeństwa całego tego sektora.