Zasady dotyczące kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej

Okazuje się, iż przepisy znowelizowanego kodeksu pracy nie wprowadzają obowiązku dokonywania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej. Brak tego obowiązku dotyczy zarówno sytuacji, gdy mamy do czynienia z jej wykonywaniem zarówno na podstawie polecenia pracodawcy, regulacji wewnątrzzakładowych, jak i porozumienia indywidualnego.

Co zatem jest ważne w kontekście kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej?

Otóż znowelizowane przepisy kodeksu pracy nie wprowadzają obowiązku przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy praca ta ma być wykonywana na podstawie polecenia pracodawcy, na bazie regulacji wewnątrzzakładowych, czy też na podstawie porozumienia indywidualnego. 

Powyższe dotyczy również przypadku, gdy pracownik rozpoczyna świadczenie pracy zdalnej w wyniku zgłoszenia wniosku o ten rodzaj pracy, zgodnie z art. 188.1 par. 1 kodeksu pracy. Zgodnie z owym przepisem pracownik, wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie dla niego elastycznej organizacji pracy i umożliwienie mu jej świadczenia w postaci wykonywania jej zdalnie.

Ważnym jest zatem, iż pracodawca wyrażając zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika nie musi jej uzależniać od uprzedniej kontroli miejsca pracy w domu pracownika. W tym kontekście bowiem art. 67.31 par. 7 kodeksu pracy stanowi, iż dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia zawierającego potwierdzenie, iż stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Tym samym pracodawca, zamiast kontroli przeprowadzonej w domu pracownika, może poprzestać na złożonym przez pracownika oświadczeniu. Jednocześnie ważnym jest, iż nie powinno się wymagać od pracownika złożenia oświadczenia pod rygorem zastosowania art. 233 par. 1 kodeksu karnego, w myśl którego kto składając zeznanie, mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę lub zataja prawdę, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat. Ustawodawca bowiem takiego wymogu nie wprowadził i umieszczanie takiego zapisu na oświadczeniu pracownika wydaje się bezpodstawnym.

Warto jednocześnie podkreślić, iż w przypadku pracy zdalnej nie ma regulacji, która występowałaby w przypadku telepracy, w myśl której, gdy praca była wykonywana w domu telepracownika, pracodawca miał prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie bhp w miejscu wykonywania tejże pracy, za uprzednią zgodą telepracownika, wyrażoną na piśmie bądź za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. W tym zakresie pierwszą kontrolę w zakresie bhp przeprowadzało się na wniosek telepracownika przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy, a przepisy o telepracy wprost przewidywały obligatoryjną kontrolę w zakresie bhp przed podjęciem pracy w ramach telepracy.

Przepisy o telepracy jednak już nie obowiązują, a obowiązują te o pracy zdalnej i tutaj takiego wymogu nie ma. Jedyne, co jest wymagane, to złożenie oświadczenia przez pracownika, iż stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Co jeszcze jest istotne w kontekście organizacji miejsca wykonywania pracy zdalnej?

Otóż zgodnie ze znowelizowanymi przepisami kodeksu pracy pracownik samodzielnie, w sposób subiektywny, dokonuje oceny czy stanowisko pracy zdalnej, które on zorganizuje, będzie spełniać wymogi bhp, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Taka ocena jest dokonywana wyłącznie na podstawie posiadanej przez pracownika wiedzy, a pomóc będą mu w tym mogły udostępnione przez pracodawcę ocena ryzyka zawodowego, instrukcje dotyczące bhp, a także szkolenie bhp, któremu zostanie on poddany.

W powyższym aspekcie niezmiernie istotnym będą właśnie szkolenia bhp, które mają na celu zaznajomienie pracownika z czynnikami środowiska pracy, mogącymi powodować zagrożenie dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników podczas pracy oraz z odpowiednimi środkami i działaniami zapobiegawczymi. W ramach takowych szkoleń pracownik powinien zostać zapoznany z przepisami oraz zasadami bhp w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy w zakładzie pracy i na określonym stanowisku pracy. Pracownik zatem powinien posiadać umiejętność wykonywania pracy w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych, jak i udzielenia pomocy osobie, która uległa wypadkowi. W tym zakresie właściwie przeprowadzone szkolenie bhp powinno dać pracownikowi wiedzę w jaki sposób, bezpieczny dla siebie, wykonywać pracę.

Na pewno przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien zostać zapoznany z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego, jak i instrukcją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. W tym aspekcie obowiązkiem pracownika jest potwierdzenie, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznania się z ową instrukcją oraz zobowiązanie się do jej przestrzegania.

Istotnym jest, iż w przypadku pracy zdalnej ustawodawca nałożył na pracownika obowiązek w postaci zobowiązania się do przestrzegania udostępnionej mu oceny ryzyka zawodowego. Warto podkreślić, że dotychczas takiego obowiązku nie było, natomiast nowy art. 226 kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko, a także informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przez zagrożeniami.

Pracodawca winien zapoznać pracownika z następującymi elementami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do pracy zdalnej:

• zasadami oraz sposobami właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii
• zasadami bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
• czynnościami do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej
• zasadami postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego

Wszystkie te elementy winny sprawić, iż pracownik powinien posiadać informacje, mające mu pomóc w zapewnieniu sobie odpowiednich warunków pracy.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w kontekście kontroli miejsca wykonywania pracy zdalnej?

Zasadniczo z brzmienia przepisów kodeksu pracy wywnioskować można, iż gdy pracownik wykonujący pracę zdalną będzie miał wątpliwości, czy zorganizowane przez niego stanowisko pracy spełnia wymogi bhp, zawsze będzie mógł zwrócić się do pracodawcy o zweryfikowanie, czy stanowisko pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej jest bezpieczne.

W powyższym aspekcie, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami kodeksu pracy, ustawodawca przewidział możliwość przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. A zatem brak jest przeszkód, by za zgodą pracownika czy też na jego prośbę, dokonać takowej kontroli przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej.

Warto podkreślić, że pracodawca nie powinien lekceważyć takowych sygnałów pochodzących od pracownika, bowiem to nadal na pracodawcy właśnie spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy, a więc w jego interesie leży, by pracownik nie wyrządził sobie szkody w trakcie wykonywania pracy.

Uznać należy również, iż kodeks pracy nie nakłada obowiązku sprawdzenia stanowiska pracy przed powierzeniem pracy zdalnej, jednak nie ma też przeszkód, by strony stosunku pracy uzgodniły taką możliwość. Jest to jednak ustalenie o charakterze fakultatywnym, a nie obligatoryjnym.

Istotne jest, by potencjalna kontrola stanowiska pracy zdalnej przed powierzeniem jej wykonywania pracownikowi została przeprowadzona w taki sposób, by nie naruszała prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną oraz innych osób ani nie utrudniała korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Tym samym pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzenia kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Kontrola taka musi być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika.

Warto również wiedzieć, iż weryfikacja warunków pracy pod kątem zasad bezpiecznego jej świadczenia, przeprowadzona w domu pracownika, nie musi być dokonywana naocznie, a może zostać przeprowadzona chociażby z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W tym względzie o sposobie przeprowadzenia kontroli decydują już strony stosunku pracy.

Podsumowując, znowelizowane przepisy kodeksu pracy nie wprowadzają obowiązku przeprowadzenia kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej. Ma to miejsce zarówno w sytuacji, gdy praca zdalna będzie wykonywana na podstawie polecenia pracodawcy, na podstawie regulacji wewnątrzzakładowych czy też na podstawie indywidualnego porozumienia bądź też złożonego przez pracownika wniosku. Jednocześnie nie ma żadnych przeszkód, aby takowa kontrola została przeprowadzona, bowiem przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, iż jego miejsce pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki świadczenia pracy. Pracodawca, w odniesieniu do sposobu przeprowadzenia potencjalnej kontroli powinien wiedzieć, iż nie musi być ona prowadzona naocznie, a można wykorzystać do tego środki komunikacji elektronicznej. Wszystko to jednak musi się odbyć w porozumieniu z pracownikiem i w taki sposób, aby nie naruszać jego prywatności, jak i innych osób będących razem z pracownikiem.