Wyjaśnienia resortu rodziny odnośnie pracy zdalnej

Opublikowane zostały już pierwsze wyjaśnienia przedstawicieli Ministerstw Rodziny i Polityki Społecznej odnośnie do nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzającej nowe reguły pracy zdalnej. Nowelizacja ta wejść ma w życie 7 kwietnia bieżącego roku i cały czas budzi wątpliwości od strony praktycznej po stronie pracodawców i pracowników. Wyjaśnienia te powinny pomóc pracodawcom we wdrożeniu nowych przepisów.

Co zatem wiemy dziś o wyjaśnieniach ze strony przedstawicieli resortu rodziny w kwestii stosowania przepisów o pracy zdalnej w praktyce?

W ostatnim czasie pojawiły się na stronach Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśnienia nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej i odpowiedzi na pytania napływające ze strony zainteresowanych pracodawców i pracowników.

Kwestie poruszone w owych wyjaśnieniach dotyczą między innymi następujących zagadnień:

• Czy pracownik będzie miał możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca?

W tym kontekście przedstawiciele resortu rodziny tłumaczą, iż definicja pracy zdalnej nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z różnych miejsc, o ile będą one każdorazowo uzgodnione z pracodawcą

• Czy wykonywać można pracę zdalną chociażby z kawiarenki internetowej?

W tym aspekcie przedstawiciele resortu rodziny tłumaczą, iż miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie to wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika, bądź też inne przez niego wybrane, na które pracodawca wyraził zgodę. W tym kontekście przepisy nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, bez uzgodnienia tego z pracodawcą

• Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

Otóż wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, a zatem pracodawca może odmówić jego uwzględnienia

• Czy pracownik zdalny podlegać może kontroli trzeźwości?

Zdaniem przedstawicieli resortu rodziny nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości bądź też na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Kontrole takie prowadzić można bowiem wówczas, jeżeli są one niezbędne celem zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Zasadniczo praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy też mienia. Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki zawarte we wprowadzonych przepisach, wówczas mogą oni zostać odpowiednią kontrolą objęci, bowiem to pracodawca ustala grupę czy też grupy pracowników nią objętych i sposób przeprowadzania takowej kontroli

Jak powyższe wyjaśnienia oceniają eksperci?

Jak podkreśla Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan, sama idea publikowania takich wyjaśnień jest bardzo dobrym pomysłem, bowiem pomagają one przedsiębiorcom lepiej zrozumieć nowe regulacje, które za kilka tygodni wchodzą już w życie. Ma to tym większe znaczenie, iż nowe przepisy dotyczyć mogą nawet około 1 mln pracowników korzystających obecnie z pracy zdalnej. Wprawdzie wyjaśnienia nie mają charakteru wiążącego, lecz umożliwiają szybkie wypracowanie wspólnego podejścia uczestników rynku pracy i organów kontrolnych do wątpliwych kwestii.

Zdaniem z kolei Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej, radcy prawnego i partnera w Kancelarii Raczkowski, na pewno ważnym jest to, że interpretacje ministerialne pojawiły się teraz, gdy przedsiębiorcy pracują nad wdrożeniem pracy zdalnej, licząc koszty i dopytując co uwzględniać chociażby w ryczałcie. Niewątpliwie pracodawcy mają świadomość, iż muszą utrzymać ten benefit na rynku pracy pracownika, bowiem chcą zatrudnionych dalej tym bonusem motywować. Jednocześnie sprostać muszą oni wielu formalnościom, które ustawodawca narzucił w tym obszarze począwszy od 7 kwietnia bieżącego roku.

Niewątpliwie nowe przepisy należałoby wdrożyć tak, by nie przewróciły do góry nogami dotychczasowej organizacji pracy zdalnej, która w każdym przedsiębiorstwie przez te trzy ostatnie lata rządzi się już generalnie swoimi prawami. Taka organizacja pracy zdalnej jest nadal przez pracowników oczekiwana i to bez zbytnich usztywnień bądź formalności w tym względzie.

Robert Lisicki z kolei zauważa, iż jednym z ciekawszych wątków a ‘propos wyjaśnień ministerialnych, jest jednoznaczna odpowiedź na pytanie dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej. Wiadomo bowiem, iż limit takiej pracy wynosi 24 dni i stosuje się go bez względu na wymiar etatu, na jakim zatrudniony jest dany pracownik i co ważne, wniosek o udzielenie takiej pracy nie ma charakteru wiążącego dla pracodawcy.

W ostatnim czasie pojawiło się w tym względzie wiele różnych interpretacji, dlatego dobrze się stało, że resort rodziny jednoznacznie przedstawił swoje podejście do pracy zdalnej okazjonalnej. W tym względzie sama praca zdalna okazjonalna budzi bowiem spore zainteresowanie pośród pracodawców, którzy z powodu napływu dużej ilości informacji medialnych nie byli pewni jak mają traktować wnioski pracowników w tej sprawie. Należałoby oczekiwać jeszcze na rozstrzygnięcie kwestii, jak rozliczać 24 dni pracy okazjonalnej w przypadku zmiany pracodawcy w ciągu roku, bowiem to zagadnienie nie jest ujęte w przepisach. W tym przypadku pojawiają się też różne podejścia, mianowicie, czy jest to jedna pula na cały rok, czy też, bez względu na liczbę kolejnych miejsc zatrudnienia, pracownika wymiar 24 dni dotyczy tylko konkretnego pracodawcy. Generalnie raczej wymiar ten powinien być rozliczany w ciągu roku kalendarzowego, a zatem pracownik mógłby przysługiwać się jedynie ilością 24 dni bez względu na liczbę pracodawców. Tym niemniej jednoznaczne stanowisko w tym względzie byłoby wielce potrzebne.

A co jeszcze budzi wątpliwości odnośnie do wprowadzenia pracy zdalnej?

Ważna kwestia poruszona w ministerialnych wyjaśnieniach dotyczy również obowiązków pracodawcy w związku z zatrudnieniem zdalnego pracownika. W odpowiedzi na pytanie dotyczące tego, czy pracodawca musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło, przedstawiciele resortu rodziny przyjęli, iż nie, wskazując, że bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie (w postaci papierowej czy elektronicznej), że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Zaznaczyć należy, iż to właśnie pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł ich zarówno weryfikować, jak i podważać.

Jak podkreśla Bartosz Tomanek, adwokat i partner zarządzający zespołem w PCS/Littler w Gdańsku, wprawdzie odpowiedź przedstawicieli Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej dotyczy polecenia pracy zdalnej, lecz to samo dotyczy również pracy zdalnej za uzgodnieniem stron (co wynika z brzmienia art. 67.31 par. 7 kodeksu pracy). Z przepisów wynika bowiem, iż dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez niego oświadczenia potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania tejże pracy.

Jak zauważa Iwona Jaroszewska-Ignatowska, w swych wyjaśnieniach przedstawiciele resortu rodziny podkreślili jednocześnie, iż pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów zużycia mediów, wody oraz użytkowania powierzchni mieszkania czy domu pracownika do wykonywania pracy zdalnej. Z drugiej strony jednak nie ma żadnych przeszkód, by pracodawca uwzględnił w ryczałcie te koszty, ponoszone przez pracownika. W takiej sytuacji oczywistym jest, iż pracodawca musi zasady uwzględniania tychże kosztów w ryczałcie (czyli kwestie stricte techniczne) zapisać w porozumieniu z organizacjami związkowymi, regulaminie pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Podsumowując, nowe zasady pracy zdalnej wynikające z nowelizacji kodeksu pracy, które wejdą w życie 7 kwietnia bieżącego roku, nadal budzą zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników, wiele różnych wątpliwości natury technicznej. W ostatnim czasie na stronach Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej ukazały się wyjaśnienia i wytyczne, stanowiące odpowiedzi na wiele kwestii i zapytań kierowanych ze strony zarówno pracodawców, jak i pracowników. Publikowanie takich wyjaśnień jest bardzo dobrym pomysłem, bowiem pomimo, iż wyjaśnienia nie mają charakteru wiążącego, to umożliwiają one szybkie wypracowanie wspólnego podejścia uczestników rynku pracy oraz organów kontrolnych do wątpliwych kwestii. Należy zatem mieć nadzieję, iż w przeciągu najbliższego miesiąca zarówno pracodawcom, jak i pracownikom oraz przedstawicielom organów kontrolnych, uda się w tym względzie wypracować jednolite stanowisko, by praca zdalna według nowych zasad nie stanowiła tak dużego wyzwania organizacyjnego dla wszystkich stron.