Właściwe rozliczenie kosztów pracy zdalnej

W kontekście rozliczania kosztów pracy zdalnej należy wziąć pod uwagę takie elementy, jak wykonywanie obowiązków na sprzęcie powierzonym lub prywatnym. Jednocześnie w grę wchodzi też ewentualny ekwiwalent pieniężny i jego wysokość w kontekście opodatkowania.

Jak właściwie podejść do rozliczania pracy zdalnej?

Generalnie możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej wynika z brzmienia specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, która wprowadziła pracodawcom możliwość powierzenia wykonywania obowiązków służbowych pracownikom w warunkach domowych.

I zgodnie z jej zapisami, narzędzia i materiały do jej wykonywania powinien zapewnić pracodawca. Pracownik jednak może korzystać z narzędzi i materiałów niedostarczanych przez pracodawcę (czyli najczęściej swoich prywatnych), pod warunkiem wszakże, iż umożliwiają one poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Prawo pracy jednocześnie nie nakłada na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Zatem organizacja stanowiska pracy spoczywa na zatrudniającym i obejmuje udostępnienie maszyn, narzędzi, materiałów, którymi ma on się posługiwać, jak i fizycznego miejsca do pracy, czyli przykładowego biurka. Obowiązkowe dla pracodawcy jest też pokrywanie wydatków związanych ze zużyciem prądu lub eksploatacją samochodu służbowego podczas godzin pracy.

I te same zasady odnoszą się również do pracy zdalnej. Tym samym, jeśli zachodzi potrzeba, by pracownik korzystał z własnego, prywatnego sprzętu do potrzeb służbowych, wówczas powinien on otrzymać stosowny ekwiwalent pieniężny. Jeżeli chodzi o sposób jego wyliczania, to niestety, ale przepisy tego nie precyzują. Można zatem jedynie posiłkować się kodeksowymi regulacjami odnoszącymi się do telepracy.

I tak w myśl art. 67(11) par.3 kodeksu pracy tym, którzy używają własnego sprzętu, przysługuje na podstawie odrębnej umowy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej w oparciu o normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

A jak do ekwiwalentu pieniężnego odnoszą się kwestie podatkowe i sprawy składek ZUS?

Generalnie ekwiwalenty pieniężne, za używane przez pracowników narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, są wolne od podatku dochodowego oraz składek ZUS. Jednak przesłanki, które powinny być spełnione, by taki ekwiwalent był rzeczywiście objęty zwolnieniem są następujące:

• świadczenie musi spełniać cechy ekwiwalentu i mieć formę pieniądza
• wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, musi więc zachodzić racjonalny związek między wypłaconą mu kwotą i wartością nieleżących do niego, a używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną dowodami
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy

Ekwiwalent powinien zapewnić pracownikowi pewną rekompensatę kosztów ponoszonych w danym czasie z uwagi na używanie prywatnego sprzętu do celów pracy zdalnej. W praktyce w takiej sytuacji do wyliczenia wielkości owego ekwiwalentu najlepiej posłużyć się przepisami podatkowymi związanymi z amortyzacją. Wówczas kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać kwocie odpisu amortyzacyjnego wyliczonego metodą liniową. Przykładowo, jeśli pracownik wykorzystuje do pracy zdalnej swój komputer o wartości 3.000 zł, wówczas roczny odpis amortyzacyjny (a tym samym wysokość ekwiwalentu) wynosi 900 zł, czyli miesięcznie 75 zł.

Innym sposobem wyliczenia ekwiwalentu jest podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych i podzielenie stawki przez liczbę roboczogodzin pracy z laptopem w danym miesiącu.

Urzędnicy ZUS z kolei uważają, iż płatnik nie odprowadza składek od ekwiwalentu, o ile narzędzia, materiały lub sprzęt są faktycznie własnością pracownika i rzeczywiście wykorzystywane są do pracy na rzecz pracodawcy. Sama wysokość ekwiwalentu powinna opierać się na szczegółowej kalkulacji płatnika, która będzie potwierdzała związek kwoty ekwiwalentu z wartością użyczenia.

A jak do pracy zdalnej i ewentualnych zwrotów odnosi się kwestia podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, a tym samym mniejszych zaliczek na podatek dochodowy?

Pracodawca obliczając wynagrodzenie pracownika potrąca określone przepisami koszty uzyskania przychodu (KUP). I mogą one wynosić standardowe 250 zł, bądź też podwyższone 300 zł. O tych drugich mówimy wtedy, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Takie koszty podwyższone stosuje się wówczas, gdy pracownik złoży w tej kwestii stosowne oświadczenie, przy czym wystarczy by odbyło się to raz w roku. Taka sytuacja trwa do chwili, aż podatnik sam nie powiadomi pracodawcy o zmianie stanu faktycznego w tym względzie.

Co ważne, koszty w podwyższonej wysokości stosuje się nawet wtedy, jeśli pracownik tylko przez część miesiąca spełniał warunki co do miejsca zamieszkania i położenia zakładu pracy. Generalnie też, zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) zawartym w wyroku z dnia 3 marca 2016 roku (sygn. akt II FSK 30/14) ustawodawca wprowadził podwyższone KUP dla pracowników, którzy dojeżdżają do pracy, ponosząc tym samym wyższe koszty niż osoby mieszkające w tej samej miejscowości co zakład pracy.

W tym kontekście zatem jeśli adres zamieszkania jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy pracownika, to nie ma podstaw prawnych do zastosowania podwyższonych KUP. Stąd też pracownik, któremu polecono wykonywanie pracy w formie zdalnej, nie ma prawa do zastosowania podwyższonych KUP. Pod warunkiem wszakże, iż pracę zdalną wykonywał przez cały miesiąc. Wystarczy bowiem chociażby jeden dzień w miesiącu pracy w biurze, by uprawnienia te zachował.

Wątpliwość powstaje też w kwestii, czy pracodawca może samodzielnie zaprzestać stosowania podwyższonych KUP, bez odwołania oświadczenia ze strony pracownika. Potrącenie bowiem odbywa się na podstawie oświadczenia pracownika i dla pracodawcy jest ono wiążące do chwili, gdy pracownik nie poinformuje o zmianie stanu faktycznego. Stąd też często spotykaną opinią jest taka, iż pracownik powinien najpierw odwołać złożone wcześniej oświadczenie, by pracodawca mógł zaprzestać ich odliczania na czas pracy zdalnej. Jednakże to właśnie pracodawca powinien o tej sytuacji powiadomić pracownika, gdyż to on zleca pracę zdalną, a jako płatnik winien zdawać sobie sprawę z konsekwencji, w tym i tych podatkowych.

Podsumowując, kwestia prawidłowego rozliczenia kosztów pracy zdalnej wcale nie jest taka prosta i jednoznaczna. Mamy tutaj bowiem do czynienia często z ekwiwalentem pieniężnym za wykorzystywanie sprzętu prywatnego na potrzeby pracy, jak i zmianami w zakresie kosztów uzyskania przychodu, mających wpływ na wysokość odprowadzanych zaliczek na podatek dochodowy. Warto te wszystkie elementy rozważnie zaplanować i dobrze policzyć, by być spokojnym w czasie ewentualnej kontroli w tym zakresie.