Wdrażanie PPK w przedsiębiorstwach – ostatnia prosta

Zasadniczo pod koniec kwietnia kończy się czas na wdrożenie programu powszechnego oszczędzania na emeryturę pośród pracodawców, czyli programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Tym samym do wprowadzenia PPK zobowiązani zostali już wszyscy pracodawcy, a termin nie został zmieniony pomimo panującego stanu epidemii.

Na jakim etapie jest obecnie wdrażanie programu PPK?

Otóż obecnie trwa wdrażanie programu PPK przez podmioty z czwartej i ostatniej grupy pracodawców, nienależące do sektora finansów publicznych (czyli podmioty, które 31 grudnia 2019 roku zatrudniały mniej niż 20 pracowników).

23 kwietnia bieżącego roku to dla takich podmiotów termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK, gdzie określone są podstawowe prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jako podmiotu zapewniającego program PPK dla pracowników, jak i instytucji finansowej zarządzającej zgromadzonymi środkami oraz pracowników – uczestników programu.

Należy w tym miejscu pamiętać, iż zawarcie umowy o zarządzanie to początek procesu, gdyż jego kolejnymi elementami są:

• do 10 maja bieżącego roku pracodawca zawiera (z tą samą instytucją finansową, z którą zawarł umowę o zarządzanie) umowę o prowadzenie PPK dla każdego z pracowników, spełniającego kryteria stażu pracy uprawniające do przystąpienia
• do 15 czerwca lub 15 lipca pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia pierwszych wpłat na rzecz programu PPK (termin zależy od momentu wypłaty wynagrodzeń u danego pracodawcy)

Kto jest odpowiedzialny za wybór instytucji finansowej?

Generalnie przy wyborze instytucji finansowej, która ma zarządzać programem PPK, pracodawca współdziała z reprezentacją załogi. Ze względu na to, iż obecnie program jest wdrażany pośród najmniejszych z pracodawców, funkcję reprezentanta pełnić będą zazwyczaj osoby wybrane spośród załogi, gdyż związki zawodowe w takich przedsiębiorstwach nie działają.

Fakt, iż są to małe przedsiębiorstwa nie oznacza, iż współdziałanie z przedstawicielami załogi nie jest konieczne. Wprawdzie termin na wybranie reprezentantów załogi już minął i skoro pracodawca tego nie zorganizował, to nic nie stoi na przeszkodzie, by konsultacje przeprowadzić w wszystkimi członkami załogi. I takie konsultacje można również odbyć w formie online.

Niewątpliwie warto to uczynić, gdyż przecież instytucja finansowana zarządzała będzie środkami pochodzącymi również od zatrudnionych, stąd wszystkim zależeć powinno na wyborze takiej instytucji, która dawać będzie wysokie prawdopodobieństwo skutecznego zarządzania powierzonymi środkami. W tym kontekście warto pamiętać, iż wdrożenie PPK trwa już od 2019 roku i pewne dane co do skuteczności poszczególnych instytucji finansowych w tym zakresie można już pozyskać.

Czy z uwagi na panujący stan epidemii można przesunąć termin wdrożenia programu PPK?

Otóż takiej możliwości ustawodawca nie przewidział. Stąd też nadal obowiązują terminy zapisane w ustawie o PPK, mianowicie:

• 23 kwietnia 2021 roku – zawarcia umowy o zarządzanie PPK
• 10 maja 2021 roku – zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Wprawdzie w przypadku podmiotów średnich (zatrudniających od 50 do 249 pracowników) z uwagi na epidemię nastąpiło przesunięcie terminu wprowadzenia programu PPK o 7 miesięcy, to jednak w przypadku obecnie wdrażających program podmiotów takich zmian nie zastosowano.

Domniemywać należy, iż ustawodawca uznał epidemię za zjawisko już znane, które nie ma już wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstw, jak chociażby na początku jej trwania.

Jak skutecznie rozmawiać z instytucjami finansowymi, prowadzącymi obsługę PPK i jak to przełoży się na koszty działalności?

Generalnie prowadzenie skutecznych negocjacji z instytucjami obsługującymi program PPK jest nie lada wyzwaniem. Epidemia co do zasady nie sprzyja takim kontaktom i toczonym rozmowom. Poza tym same instytucje finansowe nie są skłonne do jakichkolwiek zmian w prezentowanych umowach.

Tym samym obecnie negocjacje sprowadzają się do wyboru danej instytucji i zaakceptowania przedstawionych przez nią warunków i dokumentów.

Pracodawcy też muszą liczyć się z tym, iż sam program PPK wiąże się z koniecznością naliczania wpłat przekazywanych do wybranej instytucji finansowej, potrąceń, korekt, liczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych czy też rozliczaniu kosztów. A to oznaczać może wzrost kosztów obsługi kadrowo-płacowej.

Poza tym rozliczanie PPK oznaczać może konieczność zakupu dodatkowego modułu do oprogramowania kadrowo-płacowego. Niewątpliwie warto też jak najszybciej podjąć działania w tym zakresie, by być przygotowanym do rozliczania wpłat już od maja bieżącego roku.

A jaka odpowiedzialność grozi pracodawcy za nie wdrożenie programu PPK w ustawowym terminie?

Otóż nie zawarcie umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie nie zwalnia z tego obowiązku. W takiej sytuacji sprawujący nadzór nad programem Polski Fundusz Rozwoju (PFR) zwróci się do takiego podmiotu z żądaniem zawarcia umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu takiej umowy z inną instytucją finansową.

Należy jednakże pamiętać, iż dalsza zwłoka wiązać się może z ryzykiem ukarania osoby odpowiedzialnej za wdrożenie programu. Zgodnie z art. 106 ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342): „kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu, nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń tego podmiotu z roku 2020.”

Taki kształt przepisów sprawia, iż dla podmiotu zatrudniającego przykładowo 15 pracowników ze średnią krajową, kara może wynieść około 15.000 zł. Wartym podkreślenia jest też to, iż wykonanie wezwania PFR nie zwalnia z ww. odpowiedzialności, gdyż wówczas i tak mamy już do czynienia z naruszeniem ustawowych terminów.

A co w sytuacji, gdy mamy do czynienia z wypisaniem się uczestnika z programu PPK?

Generalnie wówczas podstawową konsekwencją jest nienaliczanie wpłat od wynagrodzenia w danym miesiącu. Natomiast wpłaty pobrane za miesiąc, w którym doszło do złożenia deklaracji rezygnacji, muszą zostać zwrócone.

By z kolei uniknąć takich sytuacji warto przykładowo w wewnętrznym regulaminie wprowadzić dla pracowników uczestniczących w programie PPK przedział czasowy na składanie deklaracji rezygnacji.

Ważnym jest też, iż raz założony program PPK nie może podlegać likwidacji. Jeżeli zatem zdarzy się sytuacja, iż wszyscy uczestnicy programu złożą deklarację o rezygnacji, to pracodawca i tak musi program prowadzić, a instytucja finansowa będzie zarządzać środkami powierzonymi do tej chwili rezygnacji.

Podsumowując, obecnie z wprowadzeniem programu PPK mierzą się najmniejsi z pracodawców, zatrudniający do 19 pracowników. I tak naprawdę przełom kwietnia i maja to jest dla nich okres, gdy powinni już prace w tym zakresie finalizować, podpisując umowy zarówno o zarządzanie, jak i prowadzenie programu z wybraną instytucją finansową. Z kolei niezastosowanie się do ustawowych terminów wprowadzenia programu PPK wiązać się może z dotkliwymi karami finansowymi.