Trudne interpretacje przepisów o posiłkach i napojach dla pracowników

Pracodawca ma niekiedy obowiązek zapewnienia pracownikom regeneracyjnych posiłków i napojów. I coraz częściej okazuje się, iż zaczynają oni ten obowiązek realizować w formie kart przed płaconych. Jednak wówczas nie zawsze można skorzystać ze zwolnień z PIT i składek ZUS.

Kiedy pracodawca powinien zapewnić pracownikowi posiłki i napoje regeneracyjne?

Otóż pracodawcy są zobowiązani zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki i napoje regeneracyjne. Jeżeli chodzi o same posiłki, to obowiązujące przepisy ustalają katalog prac, przy wykonywaniu których pracownicy są do nich uprawnieni.

W uproszczeniu można powiedzieć, iż dotyczy to prac związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu roboczej zmiany efektywny wydatek energetyczny powyżej pewnego założonego poziomu. Ów poziom jest zróżnicowany w zależności od tego, czy mamy do czynienia z kobietami czy też mężczyznami, a także w zależności od miejsca pracy.

W tym względzie niższe normy obowiązują w przypadku wykonywania prac w pomieszczeniach w niskiej lub wysokiej temperaturze, jak i też na otwartej przestrzeni w okresie zimowym. Kwestie te szczegółowo reguluje rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Co ważne, to fakt, iż przepisy nie regulują kto i w jakiej formie powinien dokonać pomiaru wydatku energetycznego. Zatem pracodawca może taki pomiar przeprowadzić samodzielnie (na ogół z wykorzystaniem służb bhp), bądź też zlecić przeprowadzenie badania zewnętrznemu podmiotowi.

Jaka powinna być forma posiłków regeneracyjnych?

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie posiłku w formie jednego dania gorącego określonej kaloryczności. Posiłki takie powinny zawierać:

• 50-55% węglowodanów
• 30-35% tłuszczów
• 15% białek
• około 1000 kcal

Jeżeli jednak ze względu na rodzaj pracy bądź też ze względów organizacyjnych nie ma możliwości zapewnienia takiego posiłku, wówczas warto zadbać o to, by taki posiłek zapewnić w inny sposób. Można to uczynić poprzez przekazanie produktów do sporządzenia posiłku lub za pośrednictwem bonów, talonów, kuponów czy też innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie odpowiednich produktów lub posiłku.

W ostatnim czasie w tym aspekcie coraz modniejsze stają się karty przedpłacone, gdzie zgromadzone na nich środki finansowe można wykorzystywać w różnego rodzaju puntach gastronomicznych czy też sklepach. Ta forma zyskuje na popularności, gdyż pracodawcy, chociażby ze względu na rozmiar zakładu, brak stołówki pracowniczej czy też organizację pracy nie są w stanie zapewnić wymaganych posiłków w innej formie. W przypadku jednak tej formy powstaje problem z opodatkowaniem i oskładkowaniem zgromadzonych na tych kartach środków finansowych.

Jak zatem wygląda sytuacja z opodatkowaniem środków przekazanych pracownikowi na karcie przedpłaconej jako rekompensaty zamiast posiłku?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowi:”(…) wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.” Analogiczne zwolnienie jest przewidziane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczącym podatku PIT.

Problem jednakże jest taki, iż w tych przepisach nie zostały jednoznacznie wymienione karty przedpłacone. I dlatego w ostatnim czasie wydanych zostało wiele interpretacji potwierdzających, iż karty przedpłacone mogą być uznane za „inne dowody uprawniające” (zgodnie z powyższym brzmieniem przepisów). Mówi na ten temat chociażby interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 lipca 2020 roku (0114-KDIP3-2.4011.360.2020.1.JK2)

W interpretacjach jednak często podkreślane jest, iż dla korzystania ze zwolnień ważne jest ustalenia zasad korzystania z kart przedpłaconych, bonów czy innych kuponów. Środki zgromadzone na kartach mają bowiem tylko uprawniać do nabycia gotowych posiłków lub produktów umożliwiających przygotowanie posiłków profilaktycznych we własnym zakresie. Nie mogą zatem dawać możliwości nabycia innych produktów (chociażby napojów alkoholowych, wyrobów tytoniowych czy też artykułów przemysłowych). Ponadto nie mogą umożliwiać wypłaty zgromadzonych środków finansowych w gotówce.

Rekomendowane jest również ograniczenie możliwości wykorzystania kart do określonych placówek, jak chociażby restauracje, bary szybkiej obsługi, kantyny, kafeterie, pizzerie, czy też stołówki firmowe. Kolejne ograniczenie powinno dotyczyć tego, iż z takiej karty powinna mieć prawo skorzystać jedynie osoba, która ją otrzymała.

Generalnie trudno jest w tym względzie przeciwdziałać ewentualnym nieprawidłowościom w korzystaniu z takich kart, jednakże takie ograniczenia powinny wynikać z wewnętrznych zasad korzystania z kart, z którymi to zasadami należałoby zapoznać pracowników, jednocześnie zobowiązując ich do przestrzegania takowych.

Jeśli zatem obecnie pracodawca oferuje swym pracownikom karty przedpłacone jako formę wywiązania się z obowiązku zapewnienia posiłku regeneracyjnego, warto zweryfikować czy owe karty spełniają powyższe ograniczenia. W przeciwnym bowiem wypadku prawo do korzystania ze zwolnień w zakresie składek ZUS i podatku PIT może zostać zakwestionowane.

W jaki sposób uregulować zasady otrzymywania posiłków regeneracyjnych w zakładzie pracy?

Generalnie pracodawca powinien w regulaminie pracy jasno określić stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje wraz z wyszczególnieniem warunków uzasadniających zapewnienie posiłków w inny sposób niż poprzez wydanie w czasie pracy jednego gorącego dania. To wszystko powinno odbyć się w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami załogi.

Co ważne, rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów nie przewiduje sytuacji, gdy nie dojdzie w tym względzie do porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi. W takim przypadku dopuszczalnym wydaje się być uregulowanie tych kwestii w zarządzeniu wydanym jednostronnie przez pracodawcę, zwłaszcza w sytuacji, gdy odmowa podpisania porozumienia ze strony związkowej czy też pracowniczej jest nieuzasadniona.

Ponadto, jeżeli pracodawca nie zamierza modyfikować w tym względzie zasad ustawowych odnośnie wydawania posiłków i napojów, to może to czynić bezpośrednio na podstawie przepisów prawa, bez zgody zarówno związków zawodowych, jak reprezentantów załogi. Wprawdzie strona pracownicza jest w tym momencie wyłączona z procesu decyzyjnego, jednak stanowi zabezpieczenie interesów pracowniczych i zapewnia wykonanie obowiązków ustawowych.

Czy pracodawca może spełnić obowiązek zapewnienia posiłków i napojów regeneracyjnych poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego?

Otóż przepisy w tym względzie są jednoznaczne i nie przewidują takiej możliwości. Intencją ustawodawcy było bowiem to, by doszło do faktycznej i rzeczywistej regeneracji organizmu pracownika obciążonego pracą w warunkach szczególnie uciążliwych. Tymczasem w sytuacji wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, środki te mogłyby być w nieskrępowany sposób wydatkowane na różnego rodzaju cele, niekoniecznie związane z regeneracją organizmu.

Podsumowując, w niektórych przypadkach pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych. Jednakże spełnienie tego obowiązku wprost nie zawsze jest możliwe z uwagi na względy organizacyjne, bądź też rozmiar zakładu pracy. Wówczas pracodawcy sięgają po kupony, bony, talony czy też coraz modniejsze karty przed płacone. W przypadku tych ostatnich muszą jednak uważać, by spełniać wszystkie szczegółowe kryteria ich wręczania pracownikom, co pozwoli im na utrzymanie dla nich zwolnienia ze składek ZUS, jak i podatku PIT.