Transfer pracowników skraca czas na założenie PPK

Okazuje się, iż przedsiębiorstwo, które przejęło inny zakład pracy ma niecały miesiąc na uruchomienie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych, a co za tym idzie, nie jest w stanie dochować niektórych terminów ustawowych, jak na przykład tych przewidzianych dla konsultacji ze związkami zawodowymi.

Za niezałożenie w przedsiębiorstwie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) w terminie grozi kara grzywny, a jak się to ma do przedsiębiorstwa, które pozyskało pracowników w drodze transferu i nie ma możliwości dochowania terminów ustawowych?

W świecie ekspertów mówi się, że ustawa z 4 października 2018 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342) nie jest doskonała z punktu widzenia techniki legislacyjnej, co sprawia trudności interpretacyjne. Jej szczególną słabością są przepisy wyznaczające obowiązkowe terminy związane z założeniem PPK. Dotyka to szczególnie przedsiębiorstw powstałych po 1 stycznia 2021 roku, które przejęły pracowników i wstąpiły w prawa i obowiązki dotychczasowych pracodawców, gdyż one na założenie PPK miały niecały miesiąc. Cała masa firm nie ma o tym wiedzy, a przecież kara grzywny w przypadku niezachowania terminu wynosi 1,5% funduszu wynagrodzeń.

Jakie są ustawowe terminy związane z PPK dla podmiotów, które powstały po 1 stycznia 2021 roku, w tym tych, którzy pozyskali pracowników w wyniku ich transferu?

W odróżnieniu od podmiotów funkcjonujących na dzień 31 grudnia 2019 roku i zatrudniających mniej niż 20 osób, objętych ustawą o PPK od 1 stycznia 2021 roku (tzw. IV etap) i mających czas do 23 kwietnia 2021 roku na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, a do 10 maja 2021 roku mających obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK, te, których byt rozpoczął się po 1 stycznia 2021 powyższe terminy nie obowiązują.

One natomiast zakładają PPK na zasadach ogólnych, które mówią, że umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej dany podmiot ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Należy zatem najpierw ustalić datę graniczną zawarcia umowy o prowadzenie PPK, przypadającą chronologicznie później niż data graniczna zawarcia umowy o zarządzenie PPK i dopiero cofnąć się na osi czasu.

Umowę o prowadzenie PPK zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w danym podmiocie, jednakże nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ten trzymiesięczny okres. Do tego wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym podmiocie zatrudniającym lub z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w innych podmiotach zatrudniających, jeśli na mocy odrębnych przepisów, obecny zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Uwzględnia to zatem okres zatrudnienia u pracodawcy przed transferem pracownika w ramach przejścia zakładu pracy, o czym mówią zapisy kodeksu pracy.

Jak w praktyce wygląda kwestia związana z PPK dla przedsiębiorstw powstałych po 1 stycznia 2021 roku i zatrudniających pracowników w wyniku przejęcia ich w ramach przejścia zakładu pracy?

Zakład pracy powstały po 1 stycznia 2021 roku zatrudniający pracowników w wyniku ich przejęcia w ramach przejścia zakładu pracy, jest zobowiązany ustawą o PPK do założenia PPK na zasadach ogólnych, ale z uwzględnieniem stażu pracy przejmowanych pracowników, który nabyli oni przed przejściem. Przykładowo, jeśli dany transferowany pracownik ma wypracowany minimum trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, to obecny pracodawca musi niemal natychmiast zapisać go do PPK, bo umowę o prowadzenie PPK trzeba zawrzeć już do 10 dnia kolejnego miesiąca. To z kolei wymusza kolejny termin, a mianowicie termin zawarcia umowy o zarządzanie, który mija 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. To oznacza, że w takiej wyjątkowej sytuacji, aczkolwiek całkiem możliwej, pracodawca ma niecały miesiąc na wszystkie formalności.

Dla zobrazowania powyższej sytuacji przykładem jest przedsiębiorstwo X, które istnieje od 1 lutego 2021 roku i zatrudnia pracowników przejętych transferem, przy przejściu zakładu pracy, którzy wypracowali co najmniej trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy oraz podlegają z automatu zapisowi do PPK, ponieważ nie ukończyli 55 roku życia. Przedsiębiorstwo X powinna zawrzeć umowy o prowadzenie PPK do 10 marca 2021 roku, a ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie wypada 24 lutego 2021 roku.

Czy okoliczności dotyczące transferu pracowników i zbyt krótkiego czasu na wywiązanie się z obowiązku założenia PPK i spełnienia dalszych formalności z tym związanych zwalniają pracodawcę z obowiązku współdziałania ze stroną społeczną?

W sytuacji transferu pracowników terminy na założenie PPK są tak krótkie, że zachowanie miesięcznego terminu w kwestii porozumienia ze stroną społeczną, jest wręcz niemożliwe. Dzieje się tak dlatego, że okres od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika do dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest krótszy niż miesiąc. Brakuje więc ustawowego czasu na konsultacje ze stroną związkową lub reprezentacją pracowniczą, a więc stroną społeczną. Czy zatem pracodawca w takiej sytuacji może być zwolniony z tej części procedury? Niestety ustawa nie daje odpowiedzi na to pytanie, jednakże eksperci w tej materii są zdania, że występuje tu ewidentnie luka w prawie. Twierdzą oni, że ze względów słusznościowych pracodawca powinien przynajmniej podjąć próbę współdziałania ze stroną społeczną, mimo że w praktyce może to być wręcz niewykonalne. Powodem tego może być fakt, iż w przedsiębiorstwach, gdzie nie funkcjonują związki zawodowe, w czasie krótszym niż miesiąc pracodawcy muszą przygotować i ogłosić regulamin wyborów, przeprowadzić wybory i wyłonić reprezentację, a dopiero z nią wybrać instytucję zarządzającą PPK, a co za tym idzie:

• zgromadzić oferty instytucji finansowych (obecnie jest dostępnych 20 takowych jednostek)
• przeanalizować proponowane warunki
• wypracować porozumienie ze stroną społeczną

a dopiero wtedy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją.

W przypadku przedsiębiorstw funkcjonujących po 1 stycznia 2021 roku, gdzie dodatkowo sytuacja epidemiczna utrudnia kontakty, a obostrzenia covidowe zakazują spotkań, zachowanie ustawowych terminów graniczy z cudem.

W przykładowym przedsiębiorstwie X, którego byt rozpoczął się 1 lutego 2021 roku umowa o zarządzaniu musi być zawarta do 24 lutego 2021 roku, a w teorii do 24 stycznia 2021 roku mogły trwać konsultacje społeczne co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, jednakże problem jest w tym przypadku zasadniczy, bo przedsiębiorstwa tego jeszcze wcale nie było. Jeśli pracodawca zdecydował się współdziałać w tym temacie z przedstawicielami pracowników, to w okresie od 1 do 24 lutego 2021 roku, a więc przez 24 dni, z czego poza dniami wolnymi, było 18 dni roboczych, musiał doprowadzić do wyłonienia reprezentacji załogi, dokonać wyboru instytucji finansowej, a także zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.

Jak wygląda sytuacja transferowanych pracowników, którzy u poprzedniego pracodawcy złożyli deklaracje rezygnacji z oszczędzania w PPK?

Jeśli pracodawca zatrudni pracowników w wyniku przejęcia innego przedsiębiorstwa, gdzie pracownicy ci złożyli wcześniej deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w PPK, nie są one wiążące u nowego pracodawcy, który tych pracowników przejął. Jest to następstwo odrębności programów prowadzonych przez poszczególnych pracodawców, a jednocześnie nie ma przepisów regulujących ewentualne przekazywanie takich deklaracji między zatrudniającymi. Pracownicy po transferze do nowego pracodawcy muszą ponownie złożyć deklaracje o rezygnacji z programu, jeśli podtrzymują swoje dotychczasowe stanowisko.

Czy nowopowstały zatrudniający ma jakiekolwiek możliwości uniknięcia negatywnych skutków zbyt krótkiego okresu na formalności związane z PPK?

Jeśli na etapie planowania transferu pracowników przewiduje się, że radykalnie skrócony czas na dokonanie formalności związanych z założeniem i wdrożeniem PPK może spowodować kłopoty z wcieleniem w życie każdego obowiązkowego elementu, wtedy trzeba odpowiednio pokierować proces przejścia zakładu aby uniknąć negatywnych skutków.

Światełkiem w tunelu wydaje się także fakt, iż całkiem niedawno do Sejmu RP wpłynął senacki projekt nowelizacji ustawy o PPK, zakładający odroczenie terminów na założenie PPK dla pracodawców z IV etapu i abolicję dla tych z II i III etapu, którzy z powodu pandemii nie dokonali czynności w tej materii w obowiązkowych terminach.

Podsumowując, transfer pracowników radykalnie skraca czas na założenie PPK i ustawodawca nie przewidział żadnej taryfy ulgowej nawet dla nowo otwieranych przedsiębiorstw, które często mają wręcz tylko niecały miesiąc na przeprowadzenie całej procedury związanej z PPK, a to jest najczęściej po prostu niewykonalne. Wydaje się, że problem ten winien być zauważalny także dla ustawodawcy, jednakże tak niestety się nie stało i dopiero kilka dni temu temat został nagłośniony dzięki senackiemu projektowi, który trafił pod obrady Sejmu RP, a który zakłada prolongatę obowiązkowych terminów na uruchomienie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych dla podmiotów z etapu IV oraz abolicję dla zatrudniających, którzy owych terminów nie dochowali. Jak sprawa się zakończy czas pokaże.