Skuteczny onboarding, czyli kilka słów o wdrażaniu nowego pracownika

Onboarding – Czym jest?

Słowo to pochodzi z języka angielskiego. „On board” znaczy po polsku „na pokładzie” – onboarding będzie więc rozumiany jako wprowadzenie nowego pracownika w zakres jego zadań. Badania pokazują, że skuteczne przeszkolenie pozwala zatrzymać firmie najlepszych zatrudnionych na wiele lat. Sam termin zgodnie z definicją HR to wspieranie nowego pracownika w taki sposób, by ten czuł się doceniany już od pierwszych dni swojej pracy. System ten ma na celu umożliwienie nawiązania kontaktów z innymi pracownikami, wdrożenia się w strukturę przedsiębiorstwa i poznania jej sposobów działania. Zazwyczaj adaptacja trwa do 3 miesięcy (w wielu firmach ten czas określany jest mianem „okresu próbnego”), podczas których nowo zatrudniony ma szansę na zaznajomienie się z obowiązkami czy firmową atmosferą.

Kilka kroków do odpowiedniego onboardingu

W wielu firmach wprowadzenie nowego pracownika ogranicza się do pokazania mu najważniejszych miejsc w biurze i przekazania pliku dokumentów dotyczących bezpieczeństwa i innych procedur. Stąd już po pierwszym miesiącu wielu zatrudnionych rezygnuje z nowego stanowiska, na co wpływ ma przede wszystkim brak jakiegokolwiek wsparcia ze strony przełożonych. Skuteczny i co najważniejsze, profesjonalny onboarding powinien składać się z kilku kroków:

1. Kwestie administracyjne i biurowe

Choć może wydawać się to oczywiste, na początek warto przygotować dla nowej osoby stanowisko pracy dostosowane do wykonywanych przez nią obowiązków (np. biurko i komputer). Należy zadbać też o wszystkie dostępy – np. do biura, jeżeli wejście wymaga użycia karty czy do pracowniczego e-maila lub intranetu. Istotne są też dokumenty (zwłaszcza umowa), które powinno podpisać się już pierwszego dnia pracy!

2. Nawiązanie kontaktów

Nie ma nic gorszego niż zatrudnienie nowego pracownika i nieprzedstawienie go reszcie firmy. Jeżeli nie ma możliwości zrobienia tego osobiście, można zawsze wysłać do wszystkich e-maila z taką informacją. Są też przedsiębiorstwa, w których nie zawsze będzie to możliwe – wtedy wystarczy, że nowy pracownik pozna osoby ze swojego działu oraz szefa i najważniejszych kierowników w firmie.

3. Wyznaczanie mentora

Szczegółowy onboarding (który umożliwia m.in. praca w Bridgestone Stargard) powinien być prowadzony przez osobę, która zajmuje podobne stanowisko, co nowo zatrudniony. Dlatego w wielu firmach wyznacza się do przekazania takich informacji jak zwyczaje panujące w firmie czy opis codziennego dnia w pracy, osobę znajdującą się na równorzędnym stanowisku.

4. Oprowadzanie

Nie wolno zapominać też o oprowadzeniu – pokazanie, gdzie znajduje się kuchnia (lub stołówka czy kantyna pracownicza), szatnie, ubikacje oraz pomieszczenia konferencyjne to podstawa.

Onboarding jako wyzwanie dla pracodawców

Znaczenie onboardingu jest ogromne – profesjonalna aklimatyzacja pracownika pozwala nie tylko na zatrzymanie go na dłużej w firmie, ale także własny komfort (zatrudniony wszystkie informacje otrzymuje w ciągu pierwszych dni, co sprawia, że nie utrudnia pracy innym ciągłymi pytaniami). Mimo to w wielu firmach proces ten jest nadal zaniedbywany. Najczęściej przyczyną tego jest brak wykwalifikowanych osób w tym zakresie lub bagatelizowanie znaczenia onboardingu.