Ryczałt za pracę zdalną wymaga doprecyzowania

W najbliższym czasie pod obrady Rady Ministrów trafić ma projekt zmian odnośnie umożliwienia stałej pracy zdalnej, a nowe przepisy w tym zakresie mają wejść w życie jesienią 2022 roku. Planowane rozwiązania wywołują już teraz wiele wątpliwości.

Jaki jest odsetek pracowników wykonujących pracę zdalnie do ogółu osób zatrudnionych? 

Ze względu na różne parametry brane pod uwagę w obliczeniach odsetka osób pracujących zdalnie do ogółu zatrudnionych można dokonać analizy wielkości tego zjawiska w zależności od:

• czasu pomiaru i tak:
  • na koniec grudnia 2020 roku zdalnie pracowało 10,8% ogółu zatrudnionych
  • na koniec grudnia 2021 roku zdalnie pracowało 6,9% ogółu zatrudnionych

• typu sektora gospodarki i tak:
  • w sektorze publicznym na koniec grudnia 2021 roku pracowało zdalnie 8,0% ogółu pracowników w tym sektorze
  • w sektorze prywatnym na koniec grudnia 2021 roku pracowało zdalnie 6,6% ogółu pracowników tego sektora

• wielkości podmiotu zatrudniającego i tak:
  • 2,6% ogółu pracowników stanowili pracownicy zdalni w podmiotach zatrudniających do 9 osób
  • 8,8% ogółu pracowników stanowili pracownicy zdalni w podmiotach zatrudniających co najmniej 50 osób

Analiza struktury i wielkości zatrudnienia z pracą w formie zdalnej była dokonana przez Główny Urząd Statystyczny także w obrębie samej ilości pracowników świadczących pracę w takim trybie i wyniki przedstawiają się następująco:

• 75,4% ogółu pracowników zdalnych pracowało dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób
• 18,2% ogółu pracowników zdalnych pracowało dla podmiotów zatrudniających od 10 do 49 osób
•  6,4% ogółu pracowników zdalnych pracowało dla podmiotów zatrudniających do 9 osób

Czego dotyczą wątpliwości związane z proponowanymi nowymi rozwiązaniami w kwestii pracy zdalnej?

Najwięcej wątpliwości wywołuje zwrot kosztów ponoszonych przez zatrudnionych w związku z wykonywaniem w domu swoich obowiązków służbowych takich jak chociażby:

• energia elektryczna
• Internet

które znalazły się w przepisie mówiącym o wysokości ryczałtu płaconego pracownikom przez pracodawców w kwocie przewidywanych wydatków. Taki zapis czytany wprost sugeruje konieczność uzyskania przez zatrudniających od zatrudnionych świadczących pracę zdalnie udokumentowania ponoszonych kosztów i przeprowadzania indywidualnych kalkulacji kwoty ryczałtu dla każdego pracownika oddzielnie z uwagi na to, iż przecież każdy z nich płaci inne rachunki. Takie wątpliwości zgłaszają pracodawcy. Uważają oni, że z przepisów powinna jasno wynikać konkretna kwota ryczałtu, obliczona odgórnie, równa dla wszystkich lub chociażby dla poszczególnych grup zawodowych, zapisana w regulaminie pracy zdalnej. Przedstawiciele pracodawców podkreślają, że jeśli rzeczywiście zaistnieje konieczność liczenia wysokości ryczałtu dla każdego pracownika indywidualnie, to część z nich z uwagi na przesadne obciążenia administracyjne, na pewno ograniczy możliwość pracy zdalnej poprzestając jedynie na umożliwieniu okazjonalnej pracy zdalnej, a zatem takiej, którą pracownik świadczyć może tylko przez 24 dni w roku przy zmniejszonych obowiązkach.

Poważne wątpliwości pracodawców związane są również z zapisem art. 67.25 kodeksu pracy (KP), zgodnie z którym wypłata ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów pracy zdalnej co do zasady nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), a szczególnie z uwagi na ewentualne konsekwencje w przypadku ustalenia przez pracodawcę wyższej kwoty ryczałtu niż faktyczny koszt ponoszony przez pracownika. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy urząd skarbowy mogłyby zakwestionować zasadność obliczeń ryczałtu za pracę zdalną. De facto wyższy ryczałt niż koszt faktycznie poniesiony uznać można za nieobciążony daninami bonus. Pracodawcy zatem zastanawiają się w jaki sposób rzetelnie i bez późniejszych konsekwencji obliczyć stawki ryczałtu i czy ewentualnie wolno im będzie taką kwotę zaokrąglić.

Jaką opinię na temat wątpliwości pracodawców mają eksperci?

Profesor Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy uważa, że można indywidualnie z każdym pracownikiem ustalić wymiar ryczałtu, ale również dopuszczalna będzie kalkulacja zbiorcza zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym zakładzie pracy i mimo, że rozumie obawy pracodawców, jednakże koniecznym jest jednak racjonalne interpretowanie przepisów, a każdy ryczałt może polegać na uśrednieniu kosztów.

Obecnie obliczanie ekwiwalentu w przypadku telepracy również wywołuje problemy z powodu niejasnych wymogów i dodatkowych obowiązków, co może być powodem braku zainteresowania pracodawców taką formą zlecania świadczenia pracy. Eksperci uważają, że skomplikowanie przepisów odnośnie pracy zdalnej, może adekwatnie rodzić niechęć ze strony pracodawców do zlecania swym pracownikom pracy zdalnej.

Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii A. Sobczyk i Współpracownicy przypomina, że dla przykładu według obowiązujących już przepisów, pracownikowi należy się ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany w takiej samej kwocie, a przecież każdy pracownik może ponosić z tego tytułu inne koszty chociażby w zależności od ceny energii w jego gospodarstwie domowym. Dlatego też w ryczałcie przy pracy zdalnej będzie trzeba również ustalić na podstawie obiektywnych kryteriów, jedną uśrednioną kwotę. W tym celu pracodawca powinien sprawdzić ceny energii i usług telekomunikacyjnych oraz oszacować prawdopodobny ich koszt przy uwzględnieniu narzędzi służących do wykonywania pracy pracowników. Należy wówczas przyjąć wartość średnią do wypłaty tego świadczenia. To powinno być w pełni akceptowalne przez kontrolerów skarbowych, lecz istotne jest, by pracodawcy nie zawyżali kwot ryczałtu.

Jeśli ustawodawcy zależałoby na uwzględnianiu indywidualnych kosztów każdego pracodawcy, to wymagane byłoby gromadzenie ogromnej ilości dokumentów źródłowych, a także ewentualne korygowanie wartości ryczałtu każdorazowo przy jakiejkolwiek zmianie cen energii czy cen za usługi telekomunikacyjne. Celem ustanawiania ryczałtów jest właśnie uproszczenie obliczeń danego świadczenia, a nie nakładanie dodatkowych biurokratycznych obowiązków. Takiego zdania jest Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak i dodaje, że nie ma żadnych wątpliwości, że będzie można przyjąć jedną kwotę dla pracowników świadczących pracę w danych warunkach, tym bardziej że w przeciwnym wypadku zachodziłaby obawa o ewentualne zarzuty dyskryminacji.

Jakie wątpliwości dotyczą wypłaty rekompensat na pokrycie kosztów Internetu?

Otóż projektowane zmiany są szczególnie niejasne w zakresie rekompensaty wydatków ponoszonych na Internet, ponieważ skoro pracodawca miałby pokrywać koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, to jak skalkulować koszt ponoszony przez pracownika, jeśli w gospodarstwie domowym nie jest on jedynym użytkownikiem Internetu, a Internet jest dostępny nie tylko w godzinach jego pracy. Pojawia się zatem pytanie, jak ustalić faktyczny udział w całym koszcie przypadający na świadczenie pracy zdalnej, kiedy jednocześnie ma się mieć na uwadze indywidualne koszty oraz ewentualne zakwestionowanie wysokości ryczałtu przez organy kontrolne.

Podsumowując, według zapowiedzi przedstawicieli rządu jeszcze jesienią tego roku mają wejść w życie przepisy wprowadzające możliwość pracy zdalnej na stałe, a projekt zmian w tym zakresie na dniach trafi pod obrady Rady Ministrów. Pracodawcy obawiają się dodatkowych biurokratycznych obowiązków, gdyż według nich niedoprecyzowane są zapisy odnośnie skalkulowania kwoty ryczałtu za pracę zdalną, bo czytane wprost wymagać od nich będą dokonywania indywidualnych obliczeń dla każdego pracownika i ewentualnych zmian każdorazowo po zmianie cen dostawcy energii czy Internetu. Eksperci uspokajają, że dopuszczalne będzie ustalenie jednej, średniej kwoty dla ogółu pracujących. Poczekać zatem należy na ostateczny kształt wprowadzonych zmian i ewentualne komentarze ustawodawcy.