Ruchomy rozkład czasu pracy, a zwolnienie na załatwienie spraw osobistych

Zasadniczo ciekawym zagadnieniem jest stosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy w kontekście dodatkowego zwolnienia celem załatwienia sprawy osobistej. W powyższym zakresie termin odpracowania wyjścia prywatnego wyznacza pracodawca i może on, lecz nie musi, przychylić się do propozycji pracownika co do terminu tegoż odpracowania.

Jak zatem podejść do zagadnienia dodatkowego zwolnienia na załatwienie spraw osobistych?

Co do zasady pracownik występować może o udzielenie mu zwolnienia od pracy w celu załatwienia sprawy osobistej i w tym kontekście wyjście prywatne pracownika, czyli opuszczenie miejsca pracy za zgodą pracodawcy, potraktować należy jako czasową usprawiedliwioną nieobecność w pracy. W powyższym zakresie, w zgodzie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie oraz przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. W tym zakresie należy podkreślić, iż mowa jest nie tylko o nieobecnościach całodziennych, lecz również obejmujących jedynie pewną część czasu pracy zaplanowanego na dany dzień.

Podkreślić należy, iż nieobecność taka nie jest płatna, gdyż w zgodzie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje zaś prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. W przepisach natomiast nie wskazano, iż za czas wyjścia prywatnego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jednocześnie pracownik nabywa wynagrodzenie za czas przepracowany w ramach oddawania pracodawcy czasu wyjścia prywatnego, a tym samym czas odpracowania takiego zwolnienia od pracy, który został udzielony na wniosek pracownika, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ważnym jest jednak z drugiej strony, by nie naruszał on prawa pracownika do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Sam termin odpracowania wyznaczać powinien pracodawca, przy czym oczywiście strony mogą to uzgodnić i pracodawca może również zaakceptować termin zaproponowany przez pracownika we wniosku. Co do zasady pracodawca nie jest zobowiązany do uwzględniania wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego, a w niektórych nagłych, aczkolwiek istotnych życiowo przypadkach, takie zobowiązanie można próbować wyprowadzić z obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego. Tutaj jednak należy mówić o przypadkach skrajnych, gdzie trudno byłoby często wręcz kwestionować nieobecność pracownika, nawet bez wniosku, jak chociażby w przypadku wypadku członka rodziny czy też pożaru mieszkania.

Warto również podkreślić, iż w wielu przypadkach nagłych pracownik może również obecnie występować o zwolnienie z powodu siły wyższej. Jednakże ważnym jest, iż brak jest jakiegokolwiek związania pracodawcy wnioskiem pracownika o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej.

A jak zatem odnieść stosowanie zasad dotyczących ruchomego rozkładu czasu pracy w kontekście zwolnienia na załatwienie spraw osobistych?

Jeżeli zatem pracodawca stosuje ruchomy rozkład czasu pracy i pracownicy rozpoczynają pracę przykładowo między 8:00, a 10:00, a pracownik złoży wniosek o zwolnienie celem załatwienia sprawy osobistej w czasie pomiędzy 8:00, a 10:00, wówczas pracodawca na pewno nie jest zobligowany do akceptacji takiego wniosku. W tym kontekście każdy wniosek o zwolnienie celem załatwienia spraw osobistych jest rozpatrywany indywidualnie i w pełni swobodnie.

Z drugiej strony sam fakt stosowania ruchomego rozkładu czasu pracy nie wyłącza możliwości udzielenia zgody i to również w sytuacji, gdy ruchomy rozkład czasu pracy sam w sobie umożliwiałby uzyskanie wolnego czasu w godzinach wskazanych przez pracownika we wniosku. Pracownik bowiem może potrzebować w tym dniu nie tylko czasu wolnego pomiędzy 8:00, a 10:00, lecz również zakończenia pracy o godzinie 16:00, a zatem pracodawca może taki wniosek zaakceptować.

W powyższym aspekcie warto pamiętać. iż art. 140.1 kodeksu pracy umożliwia tworzenie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Przepis ten pozwala również przyznać pracownikom pewnego zakresu decyzyjność co do godziny rozpoczynania pracy w dniach, będących dla nich dniami pracy.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy zmienne, a zatem ruchome rozkłady czasu pracy, występują w dwóch odmianach, przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy i tutaj rozkłady czasu pracy narzuca pracodawca, bądź też przedział czasu pracy, gdzie pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla niego dniami pracy. W obu tych sytuacjach, a zatem gdy rozkład czasu pracy ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje konkretnie o godzinie rozpoczęcia pracy, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Jednakże istotnym warunkiem jest to, by sytuacja taka nie naruszała prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Jeżeli zatem pracodawca ustali, iż jest u niego ruchomy rozkład czasu pracy, gdzie pracownicy rozpoczynają pracę w przedziale pomiędzy 8:00, a 10:00, to wybór godziny rozpoczęcia pracy należy do pracownika, a tym samym nie musi on deklarować z góry tej godziny na kolejny dzień bądź kilka kolejnych dni. Pracownik zatem może jednak jednego dnia rozpocząć pracę o godzinie 8:00, natomiast innego chociażby o 9:45, jednakże ważnym jest, by zmieścił się w przyjętym przedziale czasowym.

W kontekście z kolei wniosku pracownika o zwolnienie celem załatwienia spraw osobistych należy podkreślić, iż ruchomy rozkład czas pracy nie oznacza, że pracownik codziennie rozpoczyna pracę o innej godzinie, gdyż przykładowo zawsze może przychodzić do pracy na godzinę 8:00 i stąd taki wniosek wydaje się w pełni uzasadniony, gdy chce on skorzystać z takowego zwolnienia pomiędzy 8:00, a 10:00. Poza tym wniosek o zwolnienie na 2 godziny z powodu konieczności załatwienia spraw osobistych może być warunkowany również tym, iż pracownik ma potrzebę kończenia pracy wcześniej, z uwagi chociażby na pewne zobowiązania rodzinne.

W odniesieniu z kolei do konieczności odpracowania takiego zwolnienia na załatwienie spraw osobistych, musi być ono odpracowane, przy czym to odpracowanie przypadać może na różne godziny i nie musi być wyznaczone po godzinach pracy, lecz również przed ich rozpoczęciem, bądź może wystąpić 2 razy po jednej godzinie, a nie tylko jednorazowo w wymiarze 2 godzin. Wybór czasu odpracowania należy jednak tutaj do pracodawcy i pracownik musi uzyskać zgodę na odpracowanie zwolnienia w konkretnym czasie. W tym kontekście bowiem termin odpracowania wyjścia prywatnego wyznacza pracodawca i tak naprawdę może on, lecz nie musi, przychylić się do propozycji pracownika, zgłoszonej we wniosku.

Podsumowując, co do zasady ruchomy rozkład czasu pracy, a zatem możliwość przyjścia do pracy w pewnym przedziale czasowym, nie wyklucza możliwości udzielenia pracownikowi zwolnienia celem załatwieniem spraw osobistych, również w tym samym przedziale czasowym. Są to bowiem dwa odrębne pojęcia, które się nawzajem nie wykluczają. Jednocześnie ważnym jest, iż zwolnienie z powodu załatwienia sprawy osobistej jest niepłatne i wymaga odpracowania, a termin tego odpracowania wyznacza pracodawca.